Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

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Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten in Unterrichtsräumen, Räumen für die Fachausbildung, in Labors und Werkstätten und ihre Beurteilung gemeinsam mit dem Betriebsarzt Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei der Auswahl und dem Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. verste...mehr

abgestimmtes und ständig koordiniertes Vorgehen zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bezüglich der Beratung von Kindertagesstätten (Kitas), Unterstützung bei der Analyse von Unfällen und deren Ursachen sowie Ableitung von Schlussfolgerungen, Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung der Gefährdungsanalyse und -beurteilung einschließlich Ableitung gee...mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 07/2024 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa...mehr

Die Stammdatenqualität ist nicht nur beim Geschäftspartner ein essentieller Punkt für eine erfolgreiche Migration, sondern betrifft sämtliche Stammdaten in SAP. Da diese im SAP-System integrativ sind, d. h. sie werden von verschiedenen Modulen und Unternehmensbereichen genutzt, ist ihre Vollständigkeit und Korrektheit von großer Bedeutung. Grundsätzlich wird die Stammdatenqu...mehr

Empirische Erhebungen zeigen, dass heute etwa jedes zweite Unternehmen den Aufwand im Reporting als zu hoch erachtet. Genauere Analysen zeigen, dass insbesondere in den wiederkehrenden und manuellen Tätigkeiten wie bspw. Datensammlung, -validierung und -aufbereitung zu viele Ressourcen gebunden sind. Gleichzeitig geben Unternehmen an, dass die Automatisierungspotenziale bei ...mehr

In SAP S/4HANA Projekte fließen jedoch nicht nur neue Themen über neue Funktionalitäten ein. Es kommen auch Themen hoch, die Unternehmen bereits jetzt angehen könnten, da sie auf die lange Bank geschoben wurden oder für die es im Tagesgeschäft einfach keine Zeit und Ressourcen gab. Diese kommen mit der Vorbereitung von S/4HANA wieder auf den Tisch. Frei nach dem Motto: aufge...mehr

Das A und O ist, dass es Ihnen gelingt, möglichst präzise zu beschreiben, welche Leistungen Sie einem Kunden anbieten. Einige Beispiele: Kontierung und Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle nach Terminvorgaben, z. B. monatlich, quartalsweise, jährlich Laufende Lohn- und Gehaltsabrechnungen Lohnsteueranmeldungen Führen des Kassenbuchs Erstellen von Lohnsteueranmeldungen Archiv...mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art...mehr

Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten an den Arbeitsplätzen im Büro und ihre Beurteilung, Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei Auswahl und Einsatz von Arbeitsstoffen und Arbeitsmitteln (z. B. lösemittelarme Produkte, verstellbare Arbeitsstühle und -tische), Erstellen...mehr

Der Daten- und Informationenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen sollte strukturiert und kontrolliert stattfinden. Um das zu gewährleisten, kann man sich bildlich am Straßen- und Schienenverkehr orientieren. Damit diese Verkehrsmittel optimal funktionieren, müssen gewisse Grundvoraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. der Bau von Autobahnen oder Gleisen sowie ...mehr

Mit Schreiben vom 28.11.2019[1] hat das BMF sich über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und dem Datenzugriff geäußert. Darin werden alle gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen in aktueller Form und Gültigkeit zentral beschrieben und deren Anwendung für die Buchführung interpretie...mehr

In der Regel bildet der Prüfer in Mittel- und Großbetrieben Prüfungsschwerpunkte. Diese Schwerpunkte werden bei der Prüfungsvorbereitung festgelegt. Prüfungsschwerpunkte können beispielsweise sein, sofern diese Sachverhalte bei Ihnen anzutreffen sind: Sachverhalte und Daten, die vom Branchendurchschnitt abweichen Auslandsbeziehungen jedweder Art Rückstellungen aller Art Preismin...mehr

In verschiedenen Bundesländer wird derzeit daran gearbeitet, Plattformen zu entwickeln und einzurichten, mithilfe derer buchführungsrelevante Daten elektronisch (ohne physischen Datenträger) – auch in größeren Mengen – sicher übertragen werden können. Diese Systeme sollen sicherstellen, dass die Daten ausschließlich von verifizierten und autorisierten Nutzern unter Verwendun...mehr

Die Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO räumt der Finanzbehörde das Recht ein, Ihre elektronische Buchführung (inkl. aller relevanten Unterlagen und Belege) durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode löst die herkömmlichen Prüfungen ab. Dabei ist zu beachten, dass das Recht auf Datenzugriff der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zusteht. 14.1.1 Umfang...mehr

Legen Sie dem Prüfer Unterlagen elektronischer Art in Form eines Bildträgers oder auf anderen Datenträgern vor, sind Sie verpflichtet, auf Ihre Kosten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es dem Prüfer ermöglichen, die Unterlagen zu lesen. Ferner kann die Finanzbehörde verlangen, dass diese Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden oder in einer ohn...mehr

Der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf jene Ihrer Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei muss es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung handeln. Betroffen sein können beispielsweise auch Korrespondenz- und Vertragsdaten. Bitte beachten Sie, dass auch bei einer elektronischen Prüfung das ...mehr

Ab 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden, Diese Aufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werd...mehr

Die Finanzbehörde hat gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die elektronisch erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Grundsätzlich steht das Recht auf Datenzugriff jedoch nur im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Nachschau zu (gesetzliche Regelung). Als aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anla...mehr

Beschaffung von Bildern, Systematisierung und Archivierung von Bildbeständen, Einpflegen digitaler Aufnahmen in Datenbanken, Scannen von Bildern und Bearbeitung mittels spezieller Bildbearbeitungsprogramme am Rechner, Verkauf von Bildmaterial und Akquirierung von Kunden, Verhandlung über Nutzungsrechte, Honorare, Erstellung von Bildkatalogen und Werbemitteln.mehr

Rz. 100 Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Frist nachvollziehbar und nachprüfbar sein, § 145 AO. Um die Überprüfbarkeit elektronischer Abrechnungen zu gewährleisten, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:[1] Eingehende elektronische Rechnungen müssen in d...mehr

Rz. 119 Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Rz. 120 Die zuvor genannten Aufbewahrung...mehr

Rz. 12 Abs. 3 lässt unter bestimmten Voraussetzungen die Aussonderung geschlossener Grundbuchblätter zu (vgl. § 10a GBO, dort auch zur Archivierung). Rz. 13 Sind Grundbuchblätter durch Scannen erfasst worden, ist wegen der bildgetreuen Speicherung die Aussonderung zulässig, da im Bedarfsfall auch die historischen Grundbuchstände zweifelsfrei festgestellt werden können. Die Au...mehr

Rz. 4 Papierlos archiviert werden können grundsätzlich die gesamten vom Grundbuchamt zu verwahrenden Grundakten. Da die Einreichung von Dokumenten auf Bild- oder Datenträger entsprechend § 8a Abs. 4 HGB nicht vorgesehen wurde, müssen sämtliche Dokumente dem Grundbuchamt zunächst in Papierform vorgelegt werden. Die Erfassung wird durch das Grundbuchamt selbst besorgt. Aufzube...mehr

Rz. 11 § 72 Abs. 2 GBV korrespondiert mit § 10a GBO (vgl. § 10a GBO Rdn 4), der für papierene wie für maschinelle Grundbuchblätter gilt. Danach kommen verschiedene Archivierungsformen für geschlossene maschinelle Grundbuchblätter in Betracht:mehr

Rz. 16 Im Gegensatz zur papierlosen Archivierung nach Abs. 1 und 2, die den Grundaktenbestand lediglich verlagert, soll die Aussonderung von Schriftstücken nach Abs. 3 den Papierbestand und -anfall vermindern. Die weitere Aufbewahrung der ausgesonderten Originale ist nicht vorgesehen. Rz. 17 Ausgesondert und anschließend vernichtet werden dürfen aber nur solche Schriftstücke,...mehr

Rz. 12 Abs. 2 stellt eine Reihe von Anforderungen auf, die die Übereinstimmung von Original und Wiedergabe so weit wie möglich gewährleisten, etwaige farbliche Abweichungen ersichtlich machen und die Originale für die dann eingeschränkten Fälle der Einsichtnahme verfügbar halten sollen. Rz. 13 Nach der Erfassung auf Bild- oder Datenträger ist die Wiedergabe – und nicht das Or...mehr

Rz. 6 § 10a GBO legt sich nicht auf bestimmte Verfahren fest, sondern ist gegenüber allen geeigneten Archivierungsmethoden – auch künftigen technologischen Entwicklungen – offen, sofern dauerhaft die Wiedergabe oder die Lesbarmachung der Daten sichergestellt ist. Rz. 7 Bei der beispielhaft genannten Wiedergabe auf einem Bildträger wird durch Mikroverfilmung ein verkleinertes,...mehr

Rz. 8 Nähere Vorschriften über die Behandlung des Protokolls enthält die Vorschrift nicht mehr. Das Protokoll muss nunmehr nur noch für Stichprobenverfahren durch die aufsichtsführenden Stellen bereitgehalten werden. Neben Zwecken der Überprüfung dient es nunmehr ausdrücklich auch der Kostenberechnung. Rz. 9 Die Ausgestaltung des in § 133 Abs. 5 S. 2 GBO angelegten Verfahrens...mehr

Rz. 36 Auf die Kontaktaufnahme zwischen dem Verkäufer und dem potenziellen Erwerber, die regelmäßig durch die vom Verkäufer beauftragten Berater vermittelt wird, folgt meist die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung.[25] Hinweis Solche Vereinbarungen regeln, ob, und unter welchen Voraussetzungen und an wen die bei den Verhandlungen (und ggf. einer Unternehmensprüf...mehr

Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Haupt-, Neben- und Vorsystemen, z. B.: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchführung Kassensysteme Warenwirtschaftssystem bei Bewertungen Fakturierung, Abrechnungssoftware Kostenstellenrechnung, z. B. b...mehr

Rechnungen müssen neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] genügen. Die Rechnungserstellung kann handschriftlich, mittels Textverarbeitung bzw. Tabellenkalkulation oder elektronisch im Datenverarbeitungssystem...mehr

Rz. 200 Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nur den Verbringungsnachweis und den Be- oder Verarbeitungsnachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt, und zwar a. die Gelangensvermutung (§ 17a UStDV; Rz. 207ff.), b. der Verbringungsnachweis (§ 17b Abs. 2 und 3 UStDV; Rz. 221), in Beför...mehr

Rz. 61 [Autor/Zitation] Sämtliche Unterlagen müssen gem. § 257 Abs. 1 Satz 1 geordnet aufbewahrt werden. Auch das Aufbewahrungsverfahren muss dazu geeignet sein, die Unterlagen innerhalb angemessener Zeit aufzufinden (Traut in BeckOGK HGB, § 257 Rz. 27 [9/2022]). Ferner muss eine intersubjektive Nachvollziehbarkeit vorliegen (Traut in BeckOGK HGB, § 257 Rz. 27 [9/2022]). Rz. ...mehr

Rz. 312 [Autor/Zitation] Abbruchkosten: Bei Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten für Abbruch von Gebäuden auf fremdem Grund und Boden (§ 249 Rz. 210) ist der erforderliche Betrag verursachungsgemäß in den Jahren anzusammeln, in denen die Gebäude genutzt werden (Rz. 238). Die Ansammlung kann je nach Nutzung linear, progressiv, degressiv oder leistungsbezogen erfolgen...mehr

Rz. 112 [Autor/Zitation] Mit der Buchführungspflicht geht die Dokumentations- und Archivierungspflicht des Abs. 2 einher. Zurückzubehalten sind mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe. Die Adressaten, die zeitlichen Grenzen und die Verantwortungsverteilung dieser Dokumentations- und Archivierungspflicht stimmen mit der Buchführungspflicht ...mehr

Rz. 95 [Autor/Zitation] § 212 öUGB Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist (1) Der Unternehmer hat seine Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen in den von ihm gemäß § 190 zu führenden Bücher...mehr

Rz. 210 [Autor/Zitation] Abbruchverpflichtung: Siehe "Entfernungsverpflichtung". Abfallentsorgung: Für die Verpflichtung zur Entsorgung von Abfall ist eine Rückstellung zu passivieren (vgl. auch Rz. 79). Die Verpflichtung ist hinreichend konkretisiert, denn es steht dem bilanzierenden Unternehmen nicht frei, in welcher Art und in welchem Zeitraum es sich seines Abfalls entledi...mehr

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den Vertretern der obersten Finanzbehörden der Länder gilt für das internationale Verständigungs- und Schiedsverfahren auf dem Gebiet der Steuern vom Einkommen und vom Vermögen folgendes Merkblatt: Inhaltsübersichtmehr

Rz. 105a Durch das Jahressteuergesetz 2022[1] wurde eine Öffnungsnorm zum Steuergeheimnis zur Archivierung geschützter Daten aus dem Besteuerungsverfahren und zur erlaubten Nutzung dieser Daten durch das Bundesarchiv oder zuständige Landes- oder Kommunalarchive geschaffen, die zugleich eine bundesgesetzlich orientierte Verwendungsbeschränkung dieser Daten regelt. Zu beachten...mehr

Rz. 105e Die das Steuergeheimnis einschränkende Archivgutregelung des § 30 Abs. 4 Nr. 2d AO sieht hinsichtlich des Bundesarchivs vor, dass die Offenbarung oder Verwertung der geschützten Daten zulässig ist, soweit sie der Sicherung, Nutzung und wissenschaftlichen Verwertung von Archivgut der Finanzbehörden durch das Bundesarchiv nach Maßgabe des BArchG dient. Einschlägig sin...mehr

Rz. 105h Auch für Landes- und Kommunalarchive greift die Öffnungsregelung zum Steuergeheimnis durch § 30 Abs. 4 Nr. 2d AO. Danach ist die Offenbarung oder Verwertung geschützter Daten zulässig, soweit sie der Sicherung, Nutzung und wissenschaftlichen Verwertung von Archivgut der Finanzbehörden durch das zuständige Landes- oder Kommunalarchiv nach Maßgabe des einschlägigen La...mehr

Rz. 2 Die Norm hat eine längere Vorgeschichte. In ihren Grundzügen entspricht sie § 22 RAO. Die Formel des § 22 RAO "Das Steuergeheimnis ist unverletzlich" ist in der AO ersetzt worden durch das klarere Gebot "Amtsträger haben das Steuergeheimnis zu wahren" (s. auch Rz. 3). In der ausdifferenzierten Norm sind die in Lit. und Rspr. zu § 22 RAO entwickelten Gedanken insbesonde...mehr

Rz. 107 Die Überwachung der Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorschriften erfolgt zweigleisig, zum einen durch staatliche Behörden, zum anderen durch die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Rz. 108 Beide haben bei der Überwachung eng zusammenzuarbeiten und sich z.B. über Betriebsbesichtigungen zu unterrichten. Die obersten Landesbehörden können den gesetzlichen Unf...mehr

Im Rahmen des Rechnungswesens ist eine organisierte Belegablage sicherzustellen. Datensicherheit hat das technische Ziel, Daten jeglicher Art in ausreichendem Maße gegen Verlust, Manipulationen und andere Bedrohungen zu sichern. Die physische Unversehrtheit der Unterlagen, soweit in Papierform vorhanden, ist durch entsprechende Schränke, Feuerschutztüren oder Safes sicherzus...mehr

Die Bedeutung der Reisekostenabrechnung für den Aufgabenbereich in der Buchhaltung ist in den deutschen Unternehmen sehr unterschiedlich. In einigen Unternehmen gibt es kaum Reisetätigkeit und damit auch nur wenig Abrechnungen, in anderen ist die Abrechnung im Personalwesen angesiedelt. Es gibt immer eine Verbindung zur Buchhaltung, die am Ende des Prozesses alle Belege verb...mehr

Der Einkauf von immer mehr Waren im Netz und die verbreitete Nutzung von Firmenkreditkarten sind Gründe für den Bedeutungsverlust der Barkassen in den Unternehmen. Dennoch sind sie unverzichtbar, wenn es kleinere oder größere Barkäufe gibt oder wenn Kunden die Vorkassevereinbarung durch Barzahlungen bei der Abholung erfüllen. Sinkt der Gebrauch der Barkasse, geht auch die Erfa...mehr

Ein wesentlicher wirtschaftlicher Vorteil digitaler Rechnungen ist die digitale Archivierung. Dabei wird sowohl für die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen die gleiche Technik genutzt. Die Rechnungen werden in einem Dokumentenmanagementsystem, das als grundsätzliche Voraussetzung für eine sinnvolle Digitalisierung im Rechnungswesen genannt wird, verwaltet. Der wirtscha...mehr

Die Nutzung der digitalen Rechnung erfolgt schrittweise: Sie beginnt mit der Akzeptanz von digitalen Eingangsrechnungen bzw. dem Versenden digitaler Ausgangsrechnungen und wird mit dem digitalen Archiv ergänzt. Darauf bauen dann die weiteren digitalen – mit steigendem Automatisierungsgrad – Abläufe auf. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass notwendiges Knowhow in der Buchhaltun...mehr

Die Technik der digitalen Rechnung wird bestimmt durch die Form der Rechnung, die mit externen Partnern vereinbart wird. Die Archivierung hat einen großen Anteil an der optimalen Nutzung. 1.1.1 Die digitale Form Der einfachste Weg zur digitalen Rechnung ist es, nur das Abbild des Dokuments zu digitalisieren und ohne Rücksicht auf den Inhalt zwischen Absender und Empfänger auf ...mehr