Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen sind nachstehende Anforderungen zu gewährleisten: Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.[1] Bei Umwandlung (Konvertierung) in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren und zu verknüpfen.[2] Werden die Daten verschlüsselt gespeichert (Krypto...mehr

Für die Digitalisierung der Unterlagen ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen,[1] deren Ausgestaltung von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des eingesetzten Datenverarbeitungssystems abhängig ist. Die Verfahrensdokumentation sollte sinnvollerweise folgende Punkte zum Inhalt haben: Darstellung der eingesetzten Hardw...mehr

Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen muss sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall genau einmal erfasst und berechnet wird. Es darf also nicht zum Nichterfassen oder Mehrfacherfassen von Geschäftsvorfällen kommen. Danach beginnt ebenso wie bei elektronisch erhaltenen Rechnungen die Archivierung. Hinweis Nutzung von Text- und Tabellenverarbeitungsanwendungen...mehr

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.[1] Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland[2] oder im EU-Raum[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflich...mehr

Punkte, die bei der Einführung eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten:mehr

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt, aus dem ersichtlich ist, dass mit der elektronischen Rechnung Kostenersparnisse erzielt werden können: Prozesskosten beim Rechnungssendermehr

Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen durch elektronische Rechnungen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind außerdem permanent und ortsunabhängig verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart. Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen, die es bei Papierbelegen gib...mehr

Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten.mehr

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen.mehr

Ausgehende Rechnungen müssen den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)[1] entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches "Radierverbot".[2] Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der ...mehr

Rn. 6 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, we...mehr

Rz. 12 Die MaRisk enthalten keine weiteren spezifischen Regelungen hinsichtlich der Form der Aufbewahrung. Der Verwendung moderner Aufzeichnungsmethoden steht insoweit nichts entgegen (z. B. elektronische Archivierung). Gemäß § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 KWG i. V. m. § 257 Abs. 3 HGB gelten die handelsrechtlichen Grundsätze. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, der Jahresabschl...mehr

Rz. 20 Die für die Einhaltung der MaRisk wesentlichen Handlungen und Festlegungen sind nachvollziehbar zu dokumentieren (→ AT 6 Tz. 2). Mit Bezug auf die Tätigkeit der Internen Revision betrifft diese Anforderung in erster Linie die relevanten Unterlagen zu den einzelnen Prüfungen. Konkret müssen aus den Arbeitsunterlagen die durchgeführten Prüfungshandlungen sowie die festg...mehr

Rz. 3 Die Buchführung erfüllt zugleich mehrere Funktionen, deren Beeinträchtigung zu einem Buchführungsverstoß führen kann. Zum einen kommt ihr eine Dokumentations- und Informationsfunktion zu. Der Dokumentationsfunktion wird die Buchführung durch die Sammlung, Aufbereitung, systematische Aufzeichnung und Archivierung des Datenmaterials aus dem täglichen Geschäftsgeschehen ge...mehr

Rz. 1 In Konsequenz genereller Entwicklungen und Trends hin zu globalisiertem wirtschaftlichem Handeln und insbesondere getrieben durch die Entwicklungen der Kommunikations- und Informationstechnologie haben sich nicht nur die Anforderungen an die Unternehmensberichterstattung selbst, sondern auch jene an die Informationsübermittlung und -verarbeitung erheblich geändert. Wäh...mehr

Rz. 5 Der Begriff "Buchführungspflicht" wird überwiegend als weiter Oberbegriff verwandt, der sowohl die Buchführungs-, Aufzeichnungs- als auch die Aufbewahrungspflichten[1] umfasst. Rz. 6 Die Buchführungspflicht nach HGB ergibt sich aus § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB. Danach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines V...mehr

Rz. 7 Primärsysteme, die zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur pflegerischen Versorgung von Versicherten oder in einer zugelassenen Pflegeeinrichtung (§ 72 Abs. 1 SGB XI) eingesetzt werden, benötigen die in Abs. 1 Nr. 1, 4 genannten Schnittstellen. Damit ist die systemneutrale Archivierung von Patientendaten sowie die Übertragung von Patientendaten bei einem Syste...mehr

Rz. 3 Die Primärsysteme in der vertragsärztlichen Versorgung, in der vertragszahnärztlichen Versorgung und in Krankenhäusern sind mit bestimmten offenen und standardisierten Schnittstellen auszustatten. Rz. 4 In das Primärsystem sind offene und standardisierte Schnittstellen zur systemneutralen Archivierung von Patientendaten sowie zur Übertragung von Patientendaten bei einem...mehr

In der Regel werden zuerst die produktiven Prozesse digitalisiert – wie die digitale Buchhaltung und die Mandantenkommunikation. Davon ausgehend kann die Digitalisierung immer mehr Bereiche und Aufgabenfelder durchdringen. Ein wesentliches Element, um interne Abläufe digital zu gestalten, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Alle in einer Kanzlei anfallenden Dokumente...mehr

Rz. 33 Als klein klassifizierte Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften haben folgende Erleichterungen im Rahmen der von der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU geforderten Maximalharmonisierung der Anhangangaben nach dem HGB (insbesondere § 288 Abs. 1 HGB und § 326 HGB): Entfall der Prüfungspflicht; keine Veröffentlichung der Gewinn- und Verlustrechnung und ...mehr

Ab dem 1.1.2025 werden elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen) im B2B-Bereich (bei Geschäften zwischen Unternehmern) grundsätzlich verpflichtend eingeführt, d. h. die Bedeutung rein elektronisch ausgestellter und erhaltener Rechnungen nimmt an Bedeutung zu. An die Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen sind besondere Anforderungen gestellt. Bis eins...mehr

Rdn 3311 Literaturhinweise: Weigel, Richtlinien und Erlasse der Bundesländer zur Einbindung privater Unternehmen im Rahmen der Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2017, 54 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2020, 62 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2023, 105 dies., Die Richtlinien der Bundeslände...mehr

Rdn 3303 Literaturhinweise: Weigel, Richtlinien und Erlasse der Bundesländer zur Einbindung privater Unternehmen im Rahmen der Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2017, 54 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2020, 62 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2023, 105 s.a. die Hinw. bei → Richtlinien für d...mehr

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Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten in Unterrichtsräumen, Räumen für die Fachausbildung, in Labors und Werkstätten und ihre Beurteilung gemeinsam mit dem Betriebsarzt Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei der Auswahl und dem Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. verste...mehr

abgestimmtes und ständig koordiniertes Vorgehen zwischen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bezüglich der Beratung von Kindertagesstätten (Kitas), Unterstützung bei der Analyse von Unfällen und deren Ursachen sowie Ableitung von Schlussfolgerungen, Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung der Gefährdungsanalyse und -beurteilung einschließlich Ableitung gee...mehr

Rz. 63 Stand: 6. A. – ET: 07/2024 Nach § 146 Abs. 5 AO können Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Es muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewa...mehr

Die Stammdatenqualität ist nicht nur beim Geschäftspartner ein essentieller Punkt für eine erfolgreiche Migration, sondern betrifft sämtliche Stammdaten in SAP. Da diese im SAP-System integrativ sind, d. h. sie werden von verschiedenen Modulen und Unternehmensbereichen genutzt, ist ihre Vollständigkeit und Korrektheit von großer Bedeutung. Grundsätzlich wird die Stammdatenqu...mehr

Empirische Erhebungen zeigen, dass heute etwa jedes zweite Unternehmen den Aufwand im Reporting als zu hoch erachtet. Genauere Analysen zeigen, dass insbesondere in den wiederkehrenden und manuellen Tätigkeiten wie bspw. Datensammlung, -validierung und -aufbereitung zu viele Ressourcen gebunden sind. Gleichzeitig geben Unternehmen an, dass die Automatisierungspotenziale bei ...mehr

In SAP S/4HANA Projekte fließen jedoch nicht nur neue Themen über neue Funktionalitäten ein. Es kommen auch Themen hoch, die Unternehmen bereits jetzt angehen könnten, da sie auf die lange Bank geschoben wurden oder für die es im Tagesgeschäft einfach keine Zeit und Ressourcen gab. Diese kommen mit der Vorbereitung von S/4HANA wieder auf den Tisch. Frei nach dem Motto: aufge...mehr

Das A und O ist, dass es Ihnen gelingt, möglichst präzise zu beschreiben, welche Leistungen Sie einem Kunden anbieten. Einige Beispiele: Kontierung und Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle nach Terminvorgaben, z. B. monatlich, quartalsweise, jährlich Laufende Lohn- und Gehaltsabrechnungen Lohnsteueranmeldungen Führen des Kassenbuchs Erstellen von Lohnsteueranmeldungen Archiv...mehr

Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten an den Arbeitsplätzen im Büro und ihre Beurteilung, Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei Auswahl und Einsatz von Arbeitsstoffen und Arbeitsmitteln (z. B. lösemittelarme Produkte, verstellbare Arbeitsstühle und -tische), Erstellen...mehr

Der Daten- und Informationenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen sollte strukturiert und kontrolliert stattfinden. Um das zu gewährleisten, kann man sich bildlich am Straßen- und Schienenverkehr orientieren. Damit diese Verkehrsmittel optimal funktionieren, müssen gewisse Grundvoraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. der Bau von Autobahnen oder Gleisen sowie ...mehr

Mit Schreiben vom 28.11.2019[1] hat das BMF sich über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und dem Datenzugriff geäußert. Darin werden alle gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung von Geschäftsunterlagen in aktueller Form und Gültigkeit zentral beschrieben und deren Anwendung für die Buchführung interpretie...mehr

In der Regel bildet der Prüfer in Mittel- und Großbetrieben Prüfungsschwerpunkte. Diese Schwerpunkte werden bei der Prüfungsvorbereitung festgelegt. Prüfungsschwerpunkte können beispielsweise sein, sofern diese Sachverhalte bei Ihnen anzutreffen sind: Sachverhalte und Daten, die vom Branchendurchschnitt abweichen Auslandsbeziehungen jedweder Art Rückstellungen aller Art Preismin...mehr

Der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf jene Ihrer Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei muss es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung handeln. Betroffen sein können beispielsweise auch Korrespondenz- und Vertragsdaten. Bitte beachten Sie, dass auch bei einer elektronischen Prüfung das ...mehr

Die Vorschrift des § 147 Abs. 6 AO räumt der Finanzbehörde das Recht ein, Ihre elektronische Buchführung (inkl. aller relevanten Unterlagen und Belege) durch Datenzugriff zu prüfen. Diese Prüfungsmethode löst die herkömmlichen Prüfungen ab. Dabei ist zu beachten, dass das Recht auf Datenzugriff der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zusteht. 14.1.1 Umfang...mehr

Legen Sie dem Prüfer Unterlagen elektronischer Art in Form eines Bildträgers oder auf anderen Datenträgern vor, sind Sie verpflichtet, auf Ihre Kosten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es dem Prüfer ermöglichen, die Unterlagen zu lesen. Ferner kann die Finanzbehörde verlangen, dass diese Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden oder in einer ohn...mehr

In verschiedenen Bundesländer wird derzeit daran gearbeitet, Plattformen zu entwickeln und einzurichten, mithilfe derer buchführungsrelevante Daten elektronisch (ohne physischen Datenträger) – auch in größeren Mengen – sicher übertragen werden können. Diese Systeme sollen sicherstellen, dass die Daten ausschließlich von verifizierten und autorisierten Nutzern unter Verwendun...mehr

Die Finanzbehörde hat gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die elektronisch erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Grundsätzlich steht das Recht auf Datenzugriff jedoch nur im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Nachschau zu (gesetzliche Regelung). Als aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anla...mehr

Ab 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden, Diese Aufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werd...mehr

Beschaffung von Bildern, Systematisierung und Archivierung von Bildbeständen, Einpflegen digitaler Aufnahmen in Datenbanken, Scannen von Bildern und Bearbeitung mittels spezieller Bildbearbeitungsprogramme am Rechner, Verkauf von Bildmaterial und Akquirierung von Kunden, Verhandlung über Nutzungsrechte, Honorare, Erstellung von Bildkatalogen und Werbemitteln.mehr

Rz. 100 Der Aufbau und der Ablauf des bei der elektronischen Übermittlung einer Rechnung angewandten Verfahrens müssen für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Frist nachvollziehbar und nachprüfbar sein, § 145 AO. Um die Überprüfbarkeit elektronischer Abrechnungen zu gewährleisten, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:[1] Eingehende elektronische Rechnungen müssen in d...mehr

Rz. 119 Nach § 14 b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren: ein Doppel der (Ausgangs-)Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, alle (Eingangs-)Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat. Rz. 120 Die zuvor genannten Aufbewahrung...mehr

Rz. 12 Abs. 3 lässt unter bestimmten Voraussetzungen die Aussonderung geschlossener Grundbuchblätter zu (vgl. § 10a GBO, dort auch zur Archivierung). Rz. 13 Sind Grundbuchblätter durch Scannen erfasst worden, ist wegen der bildgetreuen Speicherung die Aussonderung zulässig, da im Bedarfsfall auch die historischen Grundbuchstände zweifelsfrei festgestellt werden können. Die Au...mehr

Rz. 4 Papierlos archiviert werden können grundsätzlich die gesamten vom Grundbuchamt zu verwahrenden Grundakten. Da die Einreichung von Dokumenten auf Bild- oder Datenträger entsprechend § 8a Abs. 4 HGB nicht vorgesehen wurde, müssen sämtliche Dokumente dem Grundbuchamt zunächst in Papierform vorgelegt werden. Die Erfassung wird durch das Grundbuchamt selbst besorgt. Aufzube...mehr

Rz. 11 § 72 Abs. 2 GBV korrespondiert mit § 10a GBO (vgl. § 10a GBO Rdn 4), der für papierene wie für maschinelle Grundbuchblätter gilt. Danach kommen verschiedene Archivierungsformen für geschlossene maschinelle Grundbuchblätter in Betracht:mehr

Rz. 16 Im Gegensatz zur papierlosen Archivierung nach Abs. 1 und 2, die den Grundaktenbestand lediglich verlagert, soll die Aussonderung von Schriftstücken nach Abs. 3 den Papierbestand und -anfall vermindern. Die weitere Aufbewahrung der ausgesonderten Originale ist nicht vorgesehen. Rz. 17 Ausgesondert und anschließend vernichtet werden dürfen aber nur solche Schriftstücke,...mehr

Rz. 8 Nähere Vorschriften über die Behandlung des Protokolls enthält die Vorschrift nicht mehr. Das Protokoll muss nunmehr nur noch für Stichprobenverfahren durch die aufsichtsführenden Stellen bereitgehalten werden. Neben Zwecken der Überprüfung dient es nunmehr ausdrücklich auch der Kostenberechnung. Rz. 9 Die Ausgestaltung des in § 133 Abs. 5 S. 2 GBO angelegten Verfahrens...mehr

Rz. 12 Abs. 2 stellt eine Reihe von Anforderungen auf, die die Übereinstimmung von Original und Wiedergabe so weit wie möglich gewährleisten, etwaige farbliche Abweichungen ersichtlich machen und die Originale für die dann eingeschränkten Fälle der Einsichtnahme verfügbar halten sollen. Rz. 13 Nach der Erfassung auf Bild- oder Datenträger ist die Wiedergabe – und nicht das Or...mehr