Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Wichtig zu wissen ist, dass es Rechnungsstellern grundsätzlich freigestellt ist, auch andere XML-Formate zu nutzen, soweit diese den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland ist das z. B. das sogenannte ZUGFeRD-Format relativ weit verbreitet. [1] Für Unternehmer stellt sich u. a. die Frage, ob sich dieses Format auch für den Rechnungsverkehr mit Behörden... mehr

Aufzeichnungen auf Papier oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen unveränderbar sein. Jede Änderung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Kassendaten, sind im Rahmen von Maßnahmen der Außenprüfung immer schwerer oder nur mit hohem Aufwand feststellbar. Die bisher bestehenden ... mehr

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Rz. 16 Die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erzeugten digitalen Daten sind innerhalb des Systems oder auf einem externen Datenträger unveränderbar in einem maschinell auswertbaren Datenformat mit Strukturinformationen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar aufzubewahren. Eine Löschungsverpflichtung nach Art. ... mehr

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Sch... mehr

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher entspringen den kaufmännischen Normen und Grundlagen für die klassische (Papier-) Buchhaltung. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch, Hauptbuch usw. wurden durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen einge... mehr

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Rz. 29 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Der Kaufmann muss eine Kopie, einen Abdruck, eine Abschrift oder eine sonstige Wiedergabe seiner abgesandten Handelsbriefe (Legaldefinition in § 257 Abs. 2 HGB) zurückbehalten und aufbewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Die Speicherung auf anderen Datenträgern als in Schrift oder Bild ist bereits seit 1977 zulässig. Die Widergabe bei Scanner-Ar... mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s... mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats... mehr

Begriff Belege dokumentieren die gebuchten Geschäftsvorfälle. Sie bilden somit die Grundlage für sämtliche Buchungen. Aus diesem Grund besteht die Pflicht zur Aufbewahrung. Ist in einem Beleg Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg enthalten sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden ... mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.[2] Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollie... mehr

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Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen: Einmaliger ... mehr

Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10, 8 oder 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2] Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen werden durch kürzere außersteuerliche Fristen nicht berührt.[3] Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung. [4] ... mehr

Rz. 49 Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. In den letzten Jahrzehnten hat diese Buchführungsformältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 2... mehr

Rz. 3 Die Finanzbuchführung (auch: Geschäftsbuchführung, externes Rechnungswesen) ist neben der Betriebsbuchführung (auch: Kosten- und Leistungsrechnung, internes Rechnungswesen) der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfüllt in erster Linie eine Dokumentations- und Informationsfunktion. Dieser Beitrag bezieht sich auf die Finanzbuchführung, da die... mehr

Rz. 30 Die elektronischen Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Unter dem Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, dass mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche und auch ohne mathematisch-tech... mehr

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric... mehr

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet... mehr

Kommentar Zum 1.1.2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung in Kraft, bei bestimmten Umsätzen mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen (E-Rechnung). Dies ist allerdings (derzeit) auf Umsätze beschränkt, die zwischen inländischen Unternehmern ausgeführt werden und wird durch verschiedene Übergangsregelungen flankiert. Wegen der weitreichenden Bedeutung hatt... mehr

Rechnungen sind momentan noch grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.[1] Dabei gelten als Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax und als elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersa... mehr

Tz. 12 Stand: EL 139 – ET: 10/2024 Einkünfte im Zusammenhang mit Kryptowährungseinheiten können je nach den Umständen des Einzelfalls unterschiedlichen Einkunftsarten unterfallen. Nach der grundlegenden BFH-Entscheidung vom 14.2.2023 (IX R 3/22, BStBl II 2023, 571) sind Kryptowerte Wirtschaftsgüter im Sinne des Steuerrechts, weil diese durch die Verwendung als Zahlungsmittel ... mehr

Auch 2025 bleiben Verwalter nicht vor Veränderungen im Arbeitsalltag verschont, die es gilt, möglichst zeitnah und gesetzeskonform umzusetzen. Denn die elektronische Rechnungsstellung – kurz E-Rechnung – wird ab dem 1.1.2025 im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Außerdem müssen leistende Unternehmer sowie Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiet nach § 1 Abs. ... mehr

Die IT-Sicherheit ist in Unternehmen aller Art und Größe von elementarer Bedeutung. Mit geeigneten Schutzvorkehrungen und Sicherheitsmaßnahmen muss gewährleistet sein, dass die Verarbeitung, Archivierung und Übermittlung von Daten allen internen und externen Risiken und Gefahren zum Trotz stets sicher und regelkonform erfolgt. Anhand der 11 Checklisten, die in diesem Beitrag... mehr

Eine eindeutige gesetzliche Haftung für die IT-Sicherheit in Unternehmen folgt aus gesetzlichen Regelungen, die greifen, wenn Unternehmensdaten an die Öffentlichkeit gelangen, schwere wirtschaftliche Schäden durch die mutwillige oder fahrlässige Zerstörung von Unternehmensdaten entstehen oder z. B. vom E-Mail-Server des Unternehmens Massen-Mails mit Viren verschickt werden. O... mehr

Rz. 59 Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht lassen es zu, dass nahezu alle Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten „mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den... mehr

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen sind nachstehende Anforderungen zu gewährleisten: Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.[1] Bei Umwandlung (Konvertierung) in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren und zu verknüpfen.[2] Werden die Daten verschlüsselt gespeichert (Krypto... mehr

Für die Digitalisierung der Unterlagen ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen,[1] deren Ausgestaltung von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des eingesetzten Datenverarbeitungssystems abhängig ist. Die Verfahrensdokumentation sollte sinnvollerweise folgende Punkte zum Inhalt haben: Darstellung der eingesetzten Hardw... mehr

Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen muss sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall genau einmal erfasst und berechnet wird. Es darf also nicht zum Nichterfassen oder Mehrfacherfassen von Geschäftsvorfällen kommen. Danach beginnt ebenso wie bei elektronisch erhaltenen Rechnungen die Archivierung. Hinweis Nutzung von Text- und Tabellenverarbeitungsanwendungen... mehr

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.[1] Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland[2] oder im EU-Raum[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflich... mehr

Punkte, die bei der Einführung eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten: mehr

Der Buchführungsdienstleister DATEV hat in Zusammenwirken mit der IHK Südlicher Oberrhein einen Vergleich der Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen dargestellt, aus dem ersichtlich ist, dass mit der elektronischen Rechnung Kostenersparnisse erzielt werden können: Prozesskosten beim Rechnungssender mehr

Wird die Buchführung außer Haus erledigt, entfallen durch elektronische Rechnungen der körperliche Belegtransport und der Zeitverzug hierfür. Die Belege sind außerdem permanent und ortsunabhängig verfügbar. Auch hier wird die manuelle Erfassung eingespart. Die Archivierung wird auf die reine Speicherung reduziert. Alle gegenständlichen Bewegungen, die es bei Papierbelegen gib... mehr

Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten. mehr

Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus, ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den o. g. Vorschriften entsprechen. mehr

Ausgehende Rechnungen müssen den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)[1] entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches "Radierverbot".[2] Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der ... mehr

Rn. 6 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, we... mehr

Rz. 3 Die Buchführung erfüllt zugleich mehrere Funktionen, deren Beeinträchtigung zu einem Buchführungsverstoß führen kann. Zum einen kommt ihr eine Dokumentations- und Informationsfunktion zu. Der Dokumentationsfunktion wird die Buchführung durch die Sammlung, Aufbereitung, systematische Aufzeichnung und Archivierung des Datenmaterials aus dem täglichen Geschäftsgeschehen ge... mehr

Rz. 5 Der Begriff "Buchführungspflicht" wird überwiegend als weiter Oberbegriff verwandt, der sowohl die Buchführungs-, Aufzeichnungs- als auch die Aufbewahrungspflichten[1] umfasst. Rz. 6 Die Buchführungspflicht nach HGB ergibt sich aus § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB. Danach ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines V... mehr

Rz. 1 In Konsequenz genereller Entwicklungen und Trends hin zu globalisiertem wirtschaftlichem Handeln und insbesondere getrieben durch die Entwicklungen der Kommunikations- und Informationstechnologie haben sich nicht nur die Anforderungen an die Unternehmensberichterstattung selbst, sondern auch jene an die Informationsübermittlung und -verarbeitung erheblich geändert. Wäh... mehr

Rz. 7 Primärsysteme, die zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur pflegerischen Versorgung von Versicherten oder in einer zugelassenen Pflegeeinrichtung (§ 72 Abs. 1 SGB XI) eingesetzt werden, benötigen die in Abs. 1 Nr. 1, 4 genannten Schnittstellen. Damit ist die systemneutrale Archivierung von Patientendaten sowie die Übertragung von Patientendaten bei einem Syste... mehr

Rz. 3 Die Primärsysteme in der vertragsärztlichen Versorgung, in der vertragszahnärztlichen Versorgung und in Krankenhäusern sind mit bestimmten offenen und standardisierten Schnittstellen auszustatten. Rz. 4 In das Primärsystem sind offene und standardisierte Schnittstellen zur systemneutralen Archivierung von Patientendaten sowie zur Übertragung von Patientendaten bei einem... mehr

In der Regel werden zuerst die produktiven Prozesse digitalisiert – wie die digitale Buchhaltung und die Mandantenkommunikation. Davon ausgehend kann die Digitalisierung immer mehr Bereiche und Aufgabenfelder durchdringen. Ein wesentliches Element, um interne Abläufe digital zu gestalten, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Alle in einer Kanzlei anfallenden Dokumente... mehr

Rz. 33 Als klein klassifizierte Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften haben folgende Erleichterungen im Rahmen der von der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU geforderten Maximalharmonisierung der Anhangangaben nach dem HGB (insbesondere § 288 Abs. 1 HGB und § 326 HGB): Entfall der Prüfungspflicht; keine Veröffentlichung der Gewinn- und Verlustrechnung und ... mehr

Ab dem 1.1.2025 werden elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen) im B2B-Bereich (bei Geschäften zwischen Unternehmern) grundsätzlich verpflichtend eingeführt, d. h. die Bedeutung rein elektronisch ausgestellter und erhaltener Rechnungen nimmt an Bedeutung zu. An die Übermittlung und Archivierung von elektronischen Rechnungen sind besondere Anforderungen gestellt. Bis eins... mehr

Rdn 3311 Literaturhinweise: Weigel, Richtlinien und Erlasse der Bundesländer zur Einbindung privater Unternehmen im Rahmen der Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2017, 54 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2020, 62 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2023, 105 dies., Die Richtlinien der Bundeslände... mehr

Rdn 3303 Literaturhinweise: Weigel, Richtlinien und Erlasse der Bundesländer zur Einbindung privater Unternehmen im Rahmen der Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2017, 54 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2020, 62 dies., Die Richtlinien der Bundesländer zur Geschwindigkeitsüberwachung, DAR 2023, 105 s.a. die Hinw. bei → Richtlinien für d... mehr

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Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten in Unterrichtsräumen, Räumen für die Fachausbildung, in Labors und Werkstätten und ihre Beurteilung gemeinsam mit dem Betriebsarzt Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei der Auswahl und dem Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. verste... mehr