Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 3 Form der Aufbewahrung

Peter Schmitz

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen.

Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats in ein anderes) sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Daten prüfen kann.

Aus diesen Gründen sollte eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zur Buchführung bzw. zu den Aufzeichnungen und umgekehrt erfolgen. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen jederzeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist

progressiv (vom Beleg über die Buchung auf den Konten, zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, bis hin zur Steuererklärung bzw. Steueranmeldung) und
retrograd (umgekehrt wie oben beschrieben)

nachvollziehbar sein.

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanzen und bestimmter Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, können die Aufzeichnungen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.^{^[1]}

Wichtig

Das Finanzamt hat Zugriff auf die EDV

Die Finanzverwaltung hat das Recht, bei einer Außenprüfung Einsicht in die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.^{^[2]} Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.

Die Anforderung^{^[3]} kann mit der Prüfungsanordnung innerhalb einer angemessenen Frist bereits vor dem Beginn der Prüfung geltend gemacht werden. Das Finanzamt ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

Die Datenüberlassung umfasst auch die Mitnahme der Daten. Eine Verarbeitung und Aufbewahrung der Daten ist auf mobilen Datenverarbeitungssystemen der Finanzbehörden unabhängig von deren Einsatzort zulässig. Die Finanzbehörde darf die Daten bis zur Unanfechtbarkeit der die Daten betreffenden Steuerbescheide auch auf den mobilen Datenverarbeitungssystemen unabhängig vom Einsatzort aufbewahren.^{^[4]} Spätestens nach Bestandskraft bzw. Rechtskraft im Fall eines Urteils der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide muss das Finanzamt die vom Steuerpflichtigen überlassenen Daten löschen und ggf. den zur Auswertung überlassene Datenträger zurückzugeben.^{^[5]} Die Kosten hierfür trägt der Unternehmer.

Für Besteuerungszeiträume, die vor dem 1. 1.2025 enden, gilt das Schreiben in der Fassung vom 28.11.2019 fort.

Für Besteuerungszeiträume ab dem 1.1.2025, gilt das Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002. Soweit die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002 nicht verändert wurden, ist das Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001 weiterhin gültig.

Wichtig

Zugriffsrecht auf Daten

Ein Zugriffsrecht auf die Daten besteht nur im Rahmen der Außenprüfung. Dazu gehören nicht nur die klassischen Betriebsprüfungen, sondern auch Lohnsteuer-Außenprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sowie die Lohnsteuer- und Kassennachschau^{^[6]} und die Umsatzsteuernachschau,^{^[7]} jedoch nicht die sog. betriebsnahen Veranlagungen.

[1] § 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO.

[2] § 147 Abs. 6 AO, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, BStBl 2019 I S. 1269 Rz. 158 ff., v. 30.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006, BStBl 2023 I S. 1076 und v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002. Soweit die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) mit BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002 nicht verändert wurden, ist das Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001 weiterhin gültig.

[3] § 197 Abs. 3 AO.

[4] § 147 Abs. 7 AO.

[5] BFH, Urteil v. 16.12.2014, VIII R 52/12, BFH/NV 2015 S. 1455, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, Rz. 167, v. 30.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006, BStBl 2023 I S. 1076 und v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001:002.

[6] § 194 AO, §§ 42f, 42g EStG, § 146b AO.

[7] § 27b UStG.