Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Begriff Mit der Buchführung halten Unternehmer alle – wirtschaftlichen und rechtlichen – Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens im Geschäftsjahr zahlenmäßig fest. Dazu gehören vor allem die Geschäfte mit Kunden, Lieferanten und Banken. Am Jahresende muss die Buchführung die Aufstellung einer Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung ermöglichen. In der Buchführung werden all...mehr

1 Stand der Vorbereitung einer Rechtsverordnung i. S. v. § 22a GrEStG Das Bundesministerium der Finanzen hat bisher noch keine Rechtsverordnung für die nähere Bestimmung eines Verfahrens zur elektronischen Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde i.S.d. § 18 GrEStG erlassen. Die elektronische Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde i.S.d. § 18 GrE...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV...mehr

Egal, ob ein erlaubnisfreies oder erlaubnispflichtiges Gewerbe betrieben wird, alle Gewerbetreibenden trifft die Anzeigepflicht nach § 14 GewO. Die Gewerbeanzeige (auch "Gewerbeanmeldung" genannt) ist bei Aufnahme der Tätigkeit als Verwalter neben der erforderlichen Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO (siehe nachfolgendes Kap. B.V.1.1.2) vorzunehmen. Sie hat auf ei...mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.[1] Aufbewahrung und Archivierung Die Verwaltungsun...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Maklers und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Makler zunächst nur die Pflicht, die Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikate zu sammeln und zu archivieren. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten ...mehr

Rz. 68 Stand: 6/01 – 02/2025 Die Anforderungen an eine Rechnung müssen gewährleistet werden. Nach § 14 Abs. 1 S. 5 UStG legt der Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden sollen (vgl. Art. 233 Abs. 1 S. 2 und 3 MwStSystRL). Dazu kann er sich jeglicher innerbetrieblicher Kon...mehr

Rz. 72 Stand: 6/01 – 02/2025 Rechnungen, ob in Papierform oder in elektronischer Form, unterliegen den Aufbewahrungsregelungen des § 14b UStG. Demnach sind Rechnungen acht Jahre (bis zum 31.12.2024: zehn Jahre; vgl. § 14 Rz. 9a) aufzubewahren (vgl. die Kommentierung zu § 14b UStG) und unterliegt ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit den Bußgeldvors...mehr

Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebilde...mehr

Die Archivierung und Aufbewahrung von relevanten (Geschäfts-) Unterlagen erfolgt in der Praxis häufig durch Ablage der Unterlagen in Ordner und/oder Kisten oder Verpacken und Lagern in einem (separaten) Archivraum. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung erfolgt die Archivierung vermehrt auch in elektronischer Form. In die Rückstellungsberechnung sind auch die einmaligen Au...mehr

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Pflichten, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen gelten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente für steuerliche Zwecke aufzubewahren: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1] Sonstige Unte...mehr

Die anteiligen Personalkosten, die im Zusammenhang mit der Archivierung und Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen entstehen, sind ebenfalls in die Rückstellungsberechnung einzubeziehen. Dazu gehören z. B. Personalkosten für: Lagerverwaltung Hausmeister Reinigung Wachdienst Sicherung und Lesbarmachung der Datenbeständemehr

Rz. 38 § 84 Abs. 1 Satz 1 schränkt das Recht der betroffenen Person auf Löschung aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO ( Rz. 12 und 13) für den Fall ein, dass eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und das Interesse der betroffenen Person an der Löschung als gering anzusehen ist. Der vertretbare oder (un)verhält...mehr

Krebserzeugende Stoffe können auch viele Jahrzehnte später noch zu Berufskrankheiten führen. Beim Bekanntwerden einer Berufskrankheit wird es nach so langer Zeit oft schwierig, noch einen Nachweis zu erbringen, dass die Tätigkeit vor vielen Jahrzehnten erst jetzt diese Berufskrankheit verursacht hat. Nur wenn eine Berufskrankheit anerkannt wird, kommt es zu einer Entschädigu...mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen...mehr

Archivierung der Rechnungen im Originalformat notwendig: Sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger haben die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG.). Es ist daher zwingend erforderlich, die empfangene E-Rechnung als Datensatz in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar und revisionss...mehr

Eine elektronische Rechnung i. S. der Neuregelung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Das bedeutet zugleich auch, dass eine Rechnungsausste...mehr

Die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zu empfangen bzw. die erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, damit die Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können, gilt für alle Unternehmer seit dem 1.1.2025. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht mehr wie bisher an die Zustimmung des Empfängers gebunden. Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt das Zustim...mehr

Rz. 9 § 4 Nr. 10 UStG beruht auf Art. 135 Abs. 1 Buchst. a MwStSystRL. Danach haben die Mitgliedstaaten "Versicherungs- und Rückversicherungsumsätze einschließlich der dazugehörigen Dienstleistungen, die von Versicherungsmaklern und -vertretern erbracht werden", von der USt zu befreien. Die Regelung unterscheidet also zwischen den Versicherungsumsätzen an sich und den damit ...mehr

Gerade elektronische Dienstleister werden sich primär in ihren Geschäftsbeziehungen auf Unterlagen stützen, die lediglich in digitalisierter Form vorliegen. Sowohl Bestellungen als auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die gesamte Buchführung und die Jahresabschlüsse werden in hohem Maße mit DV-gestützten Systemen abgewickelt. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung d...mehr

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc...mehr

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme erfolgen Konzepterstellung und Umsetzung des Projekts. Um das Konzept zu erstellen, sollte man sich am – hoffentlich vorhandenen und funktionierenden – Papierprozess orientieren und diesen an die Anforderungen der XRechnung anpassen. Hier sollten vor allem diese Fragen beantwortet werden: Welche IT-Lösungen und Programme sollen künftig ein...mehr

Wichtig zu wissen ist, dass es Rechnungsstellern grundsätzlich freigestellt ist, auch andere XML-Formate zu nutzen, soweit diese den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland ist das z. B. das sogenannte ZUGFeRD-Format relativ weit verbreitet. [1] Für Unternehmer stellt sich u. a. die Frage, ob sich dieses Format auch für den Rechnungsverkehr mit Behörden...mehr

Aufzeichnungen auf Papier oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen unveränderbar sein. Jede Änderung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Kassendaten, sind im Rahmen von Maßnahmen der Außenprüfung immer schwerer oder nur mit hohem Aufwand feststellbar. Die bisher bestehenden ...mehr

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Rz. 16 Die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erzeugten digitalen Daten sind innerhalb des Systems oder auf einem externen Datenträger unveränderbar in einem maschinell auswertbaren Datenformat mit Strukturinformationen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar aufzubewahren. Eine Löschungsverpflichtung nach Art. ...mehr

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann ein Begriff und in der Praxis gewissermaßen "in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen traten und treten immer wieder Fragen, Probleme und Unsicherheiten auf, die durch die Ausführungen im BMF-Sch...mehr

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher entspringen den kaufmännischen Normen und Grundlagen für die klassische (Papier-) Buchhaltung. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch, Hauptbuch usw. wurden durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen einge...mehr

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Rz. 29 Stand: 2. A. – ET: 07/2024 Der Kaufmann muss eine Kopie, einen Abdruck, eine Abschrift oder eine sonstige Wiedergabe seiner abgesandten Handelsbriefe (Legaldefinition in § 257 Abs. 2 HGB) zurückbehalten und aufbewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB). Die Speicherung auf anderen Datenträgern als in Schrift oder Bild ist bereits seit 1977 zulässig. Die Widergabe bei Scanner-Ar...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Begriff Belege dokumentieren die gebuchten Geschäftsvorfälle. Sie bilden somit die Grundlage für sämtliche Buchungen. Aus diesem Grund besteht die Pflicht zur Aufbewahrung. Ist in einem Beleg Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg enthalten sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden ...mehr

Sofern das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Belege 10, 8 oder 6 Jahre aufzubewahren.[1] Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten.[2] Darüber hinaus existiert eine gesonderte Ablaufhemmung.[3] Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke von Be...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.[2] Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollie...mehr

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats...mehr

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Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen: Einmaliger ...mehr

Rz. 49 Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. In den letzten Jahrzehnten hat diese Buchführungsformältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 2...mehr

Rz. 3 Die Finanzbuchführung (auch: Geschäftsbuchführung, externes Rechnungswesen) ist neben der Betriebsbuchführung (auch: Kosten- und Leistungsrechnung, internes Rechnungswesen) der wichtigste Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfüllt in erster Linie eine Dokumentations- und Informationsfunktion. Dieser Beitrag bezieht sich auf die Finanzbuchführung, da die...mehr

Rz. 30 Die elektronischen Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Unter dem Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, dass mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche und auch ohne mathematisch-tech...mehr

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric...mehr

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet...mehr

Kommentar Zum 1.1.2025 tritt die gesetzliche Verpflichtung in Kraft, bei bestimmten Umsätzen mit einer strukturierten elektronischen Rechnung abzurechnen (E-Rechnung). Dies ist allerdings (derzeit) auf Umsätze beschränkt, die zwischen inländischen Unternehmern ausgeführt werden und wird durch verschiedene Übergangsregelungen flankiert. Wegen der weitreichenden Bedeutung hatt...mehr

Rechnungen sind momentan noch grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.[1] Dabei gelten als Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax und als elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersa...mehr

Tz. 12 Stand: EL 139 – ET: 10/2024 Einkünfte im Zusammenhang mit Kryptowährungseinheiten können je nach den Umständen des Einzelfalls unterschiedlichen Einkunftsarten unterfallen. Nach der grundlegenden BFH-Entscheidung vom 14.2.2023 (IX R 3/22, BStBl II 2023, 571) sind Kryptowerte Wirtschaftsgüter im Sinne des Steuerrechts, weil diese durch die Verwendung als Zahlungsmittel ...mehr

Auch 2025 bleiben Verwalter nicht vor Veränderungen im Arbeitsalltag verschont, die es gilt, möglichst zeitnah und gesetzeskonform umzusetzen. Denn die elektronische Rechnungsstellung – kurz E-Rechnung – wird ab dem 1.1.2025 im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Außerdem müssen leistende Unternehmer sowie Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiet nach § 1 Abs. ...mehr

Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen ist es wichtig zu wissen, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung inkl. relevanter Aufzeichnungen unveränderlich und im ursprünglichen Format GoBD-konform erfolgen muss, damit die maschinelle Auswertbarkeit der Belege für das Finanzamt gegeben ist.mehr

Die IT-Sicherheit ist in Unternehmen aller Art und Größe von elementarer Bedeutung. Mit geeigneten Schutzvorkehrungen und Sicherheitsmaßnahmen muss gewährleistet sein, dass die Verarbeitung, Archivierung und Übermittlung von Daten allen internen und externen Risiken und Gefahren zum Trotz stets sicher und regelkonform erfolgt. Anhand der 11 Checklisten, die in diesem Beitrag...mehr

Eine eindeutige gesetzliche Haftung für die IT-Sicherheit in Unternehmen folgt aus gesetzlichen Regelungen, die greifen, wenn Unternehmensdaten an die Öffentlichkeit gelangen, schwere wirtschaftliche Schäden durch die mutwillige oder fahrlässige Zerstörung von Unternehmensdaten entstehen oder z. B. vom E-Mail-Server des Unternehmens Massen-Mails mit Viren verschickt werden. O...mehr

Rz. 59 Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht lassen es zu, dass nahezu alle Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten „mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den...mehr