Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

Werden personenbezogene Daten im Auftrag durch andere Personen oder Stellen verarbeitet, liegt eine Auftragsverarbeitung vor (Art. 8 Abs. 1 DSGVO). Voraussetzung hierfür ist, dass die andere Stelle den Weisungen des Auftraggebers unterworfen ist und keine eigene Entscheidungsbefugnis darüber besitzt, wie sie mit den zur Verfügung gestellten Daten umgeht. Dem Auftragsverarbei...mehr

Rz. 9 (BMF-Schr. v. 16.7.2001 – IV D 2 – S 0316 – 136/01.) Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (§ 146 Abs. 5, § 147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG) Folgendes: I. Datenzugriff Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Fi...mehr

Der oben dargestellte Ordnungsrahmen ermöglicht der ABC-Steuerabteilung eine strukturierte Auswertung relevanter Daten und Informationen in den nachfolgend gelisteten Dokumenten, im Kontext der Auftragsforschung in der ABC-Gruppe. Die inhaltliche Dokumentation gemäß dem DEMPE-Konzept und mithilfe des RACI-Modells wird ermöglicht durch die Sammlung und zentrale Archivierung v...mehr

Im Rahmen einer Außenprüfung (= "Betriebsprüfung") wird vonseiten des für das jeweilige Unternehmen zuständigen Finanzamtes (vgl. §§ 16 ff. AO) nachträglich überprüft, ob die in der Steuererklärung gemachten Angaben im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben stehen. Die Prüfung ist dabei regelmäßig auf bestimmte Steuerarten und Veranlagungs- bzw. Erhebungszeiträume beschränkt...mehr

Das seit dem 1.1.1900 in Deutschland bestehende Güterrechtsregister ist zum 1.1.2023 abgeschafft und die entsprechenden Vorschriften im BGB aufgehoben worden. Die Einzelheiten können dem Gesetz zur Abschaffung des Güterrechtsregisters und zur Änderung des COVID-19-Insolvenzaussetzungsgesetzes v. 31.10.2022 (BGBl I S. 1966) entnommen werden. Die Abschaffung des Registers soll...mehr

Da das VP-Management im Konzern ganzheitlich umzusetzen ist und daher verschiedene Abteilungen involviert sind, spricht eine VP-Richtlinie unterschiedliche Adressaten an. Typischerweise enthält eine VP-Richtlinie u. a. folgende Kapitel und hat in Teilen Ähnlichkeit mit dem Aufbau einer VP-Dokumentation, wenngleich sie letztere nicht ersetzt:mehr

Ross/Drögemüller, Rückstellungspflicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen?, WPg 2003, 223; Marx/Berg, Rückstellungen für Dokumentationsverpflichtungen nach HGB, IFRS und EStG, DB 2006, 169. Verwaltungsanweisungen: FinMin Berlin v 13.09.2006, III A – S 2175–1/06, DStR 2007, 156 (Geschäftsunterlagen: Rückstellung für die Aufbewahrung); OFD Magdeburg v 21.09.2006, S 2137–41...mehr

Um die vorgenannten Defizite zu beseitigen, gehen immer mehr Konzerne dazu über, ihre Dienstleistungsverrechnungen zu standardisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Dabei hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine Standardisierung und Optimierung der bestehenden Verrechnungen unerlässlich für eine erfolgreiche Automatisierung ist. Ohne vorherige Optimierung kann das mög...mehr

Die Darstellung der wesentlichen Risiken und deren Bewertung erfolgt in Berichtsform. Im Rahmen der Berichterstellung gilt es die zahlreichen gewonnenen Informationen zu strukturieren und den einzelnen Steuerarten bzw. Problemfeldern zuzuordnen. Wie bereits dargestellt, soll der Bericht nicht lediglich eine Auflistung der materiell-rechtlichen Risiken enthalten, sondern sich...mehr

Neben die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO tritt bei Aufnahme der Tätigkeit die Anzeige nach § 14 GewO. Auch sie hat auf einem amtlichen Formblatt zu erfolgen. Die Pflicht trifft den gewerbsmäßigen Verwalter bereits mit Anmietung eines Büros, bei Einstellung von Mitarbeitern und bei Schaltung von Zeitungsinseraten oder Veröffentlichungen im Internet. Ausschlaggebend is...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Der Arbeitgeber ist nach § 311 Abs. 2 BGB verpflichtet, die ihm ausgehändigten Unterlagen des Bewerbers sorgfältig aufzubewahren und unverzüglich zurückzugeben, sobald feststeht, dass die Bewerbung nicht zum Erfolg führt. Er macht sich schadensersatzpflichtig, wenn er diese Pflichten schuldhaft verletzt. Der Bewerber kann die von ihm eingereichten Unterlagen jederzeit zurückv...mehr

Aufbewahrung/Archivierung Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von ...mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV...mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht de...mehr

Egal, ob ein erlaubnisfreies oder erlaubnispflichtiges Gewerbe betrieben wird, alle Gewerbetreibende trifft die Anzeigepflicht nach § 14 GewO. Die Gewerbeanzeige (auch "Gewerbeanmeldung" genannt) ist bei Aufnahme der Tätigkeit als Verwalter neben der erforderlichen Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO (siehe nachfolgendes Kap. 1.2) vorzunehmen. Sie hat auf einem amt...mehr

Rz. 86 Der VOI e.V. (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.) hat ein Merkblatt zur revisionssicheren elektronischen Archivierung zusammengestellt und als allgemeine Grundlage für eine ordnungsmäßige Archivierung veröffentlicht. Die aufgeführten Punkte gehen auch mit anderen Grundsätzen wie den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung" konform und müssen unter Be...mehr

Rz. 72 Der logische Schritt nach der Durchführung des ersetzenden Scannens ist die Vernichtung der Originaldokumente. Dies ist nicht für alle Dokumente zulässig. Neben dem digitalen Dokument, das z.B. in die elektronische Akte fließen kann, wird parallel ein Papierarchiv, in dem das Originaldokument für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten wird, angelegt. Doku...mehr

Rz. 50 Die Prüfung, ob ein ersetzendes Scannen rechtlich zulässig ist und inwieweit das Scanprodukt beweiserheblich nach seiner Archivierung verwendet werden kann, kann in zwei Schritten durchgeführt werden.mehr

Rz. 101 Ein Zeitstempel (time-stamp) dient dazu, ein Ereignis (wie z.B. den Zugang eines Schriftstücks) einem eindeutigen Zeitpunkt zuzuordnen. Ein Klassiker im herkömmlichen Sinn ist der Posteingangsstempel, der jedoch nicht die Uhrzeit, sondern lediglich das Datum des Posteingangs festhält. Zeitstempel können auch zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung eingesetzt werden...mehr

Rz. 20 Der elektronische Rechtsverkehr ermöglicht die:mehr

Rz. 1 Der elektronische Rechtsverkehr betrifft einerseits die sichere, rechtsverbindliche, gegenseitige elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten. Er umfasst andererseits aber auch die gerichtsinterne elektronische Sachbearbeitung und die elektronische Aktenführung bis hin zur elektronischen Archivierung. Zahlreiche Gesetze machen die Bestr...mehr

Rz. 63 Die Integrität des Scanprodukts, also die Unveränderbarkeit der erstellten Dateien, soll mit der Wahl geeigneter Sicherungsmittel, z.B. mit Dateiformaten wie TIFF, PDF oder PDF/A und/oder qualifizierter elektronischer Signatur, auf dauerhaften Datenträgern gewährleistet werden. Zitat "Dauerhafte Datenträger sind Speichermedien, deren Inhalt wegen der besonderen Art der ...mehr

Rz. 1 Das ersetzende Scannen zielt darauf ab, nach dem erfolgreichen Erstellen und Archivieren eines Scanprodukts aus einem Originaldokument das Originaldokument zu vernichten. Das ersetzende Scannen hat rechtlichen Grundsätzen zu genügen und kann nur angewendet werden, wenn rechtliche Aufbewahrungspflichten durch das Scanprodukt erfüllt werden und eine Vernichtung des Origi...mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen...mehr

Rz. 410 Mit der im Dezember veröffentlichten PTB-A 18.19 für Verkehrs-Kontrollsysteme werden die Anforderungen an diese Art von Messgerät erstmals konkretisiert. Wie nicht anders zu erwarten, finden sich darin die gleichen Vorgaben, die schon Bestandteil der zuvor zitierten PTB-A 18.11 und PTB-A 18.13 waren, wie durch nachfolgende Auszüge belegt. PTB-A 18.19, 3 zum Kapitel 4.3...mehr

Rz. 191 Die messtechnische Prüfung teilt sich in folgende Prüfungen:mehr

Rz. 207 Darüber hinausgehend wird der Betreiber sinnvollerweise auch noch fordern, dass die Einsatzfähigkeit des Messgerätes maximiert wird und somit sowohl die Wartungsdauer als auch die Ausfallwahrscheinlichkeit im Betrieb minimiert wird. Rz. 208 Aus der Sicht des Betreibers sind dies selbstverständlich auch legitime Gesichtspunkte, da kein Gerätebetreiber ein teures Gerät ...mehr

Rz. 6 SPL-Anweisung 2022–1 Leitlinie der Geschwindigkeitsüberwachung – Überwachung des Straßenverkehrs Stand: 29.3.2022 Vorwort Verkehrssituation und -entwicklung in Hamburg Hamburg hat aufgrund seiner geographischen Lage und verkehrlichen Bedeutung eine besondere Gewichtung in der Metropolregion. Die vorliegenden Prognosen zum Mobilitätsverhalten signalisieren dabei eine steige...mehr

Rz. 14 Grundsätze für die Verkehrsüberwachung durch Polizei und Kommunen (Verkehrsüberwachungserlass) RdErl. des MI vom 6.3.2009 (MBl. LSA S. 208) – 23.3–12320 I. Verkehrsüberwachung durch die Polizei Die vom Straßenverkehr ausgehenden vielfältigen Gefahren für alle Verkehrsteilnehmer erfordern permanent höchste Anstrengungen zur Verbesserung der Verkehrssicherheit. Hohe poliz...mehr

Rz. 10 1. Verkehrssicherheitsarbeit der Polizei Nordrhein-Westfalen RdErl. d. Innenministeriums – 41 – 61.02.01 – 3 – v. 19.10.2009 (MBl. NRW 2009, S. 502) 1 Allgemeines Die Verkehrssicherheitsarbeit umfasst präventive, repressive und öffentlichkeitswirksame Maßnahmen zur Förderung regelkonformen Verhaltens von Verkehrsteilnehmern. Eine Kombination dieser Handlungsfelder lässt ...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift wurde durch Art. 4 des Gesetzes über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (Justizkommunikationsgesetz – JKomG) v. 22.3.2005 (BGBl. I S. 837) eingefügt (zum JKomG ausführlich: Viefhues, NJW 2005 S. 1009). Sie soll den Verfahrensbeteiligten ermöglichen, elektronische Kommunikationsformen gleichberechtigt neben der Schriftform zu...mehr

Der Entwurf eines IDW Prüfungsstandards für kleinere, weniger komplexe Unternehmen: Prüfungsurteil, Berichterstattung und Archivierung im Rahmen der Abschlussprüfung (IDW EPS KMU 7) behandelt insbesondere die Bildung, die Art und den Aufbau eines Prüfungsurteils, die Zusammenstellung der Prüfungsakte und deren Archivierung sowie die Berichterstattung im Prüfungsbericht.mehr

Rz. 380 Unter Datenverarbeitung ist im weitesten Sinne die Tätigkeit der elektronischen Datenverarbeitungsanlagen (gemeint sind Computer von jeder Leistungsfähigkeit) zu verstehen. Dabei werden bestimmte Eingabewerte – die Daten – in einem Computer verarbeitet und u. U. auch ausgewertet oder verknüpft. Die unionsrechtliche Grundlage der Regelung findet sich in Art. 59 Buchst...mehr

Die Stammdatenqualität ist nicht nur beim Geschäftspartner ein essentieller Punkt für eine erfolgreiche Migration, sondern betrifft sämtliche Stammdaten in SAP. Da diese im SAP-System integrativ sind, d. h. sie werden von verschiedenen Modulen und Unternehmensbereichen genutzt, ist ihre Vollständigkeit und Korrektheit von großer Bedeutung. Grundsätzlich wird die Stammdatenqu...mehr

In SAP S/4HANA Projekte fließen jedoch nicht nur neue Themen über neue Funktionalitäten ein. Es kommen auch Themen hoch, die Unternehmen bereits jetzt angehen könnten, da sie auf die lange Bank geschoben wurden oder für die es im Tagesgeschäft einfach keine Zeit und Ressourcen gab. Diese kommen mit der Vorbereitung von S/4HANA wieder auf den Tisch. Frei nach dem Motto: aufge...mehr

Rz. 9 § 4 Nr. 10 UStG beruht auf Art. 135 Abs. 1 Buchst. a MwStSystRL. Danach haben die Mitgliedstaaten "Versicherungs- und Rückversicherungsumsätze einschließlich der dazugehörigen Dienstleistungen, die von Versicherungsmaklern und -vertretern erbracht werden", von der USt zu befreien. Die Regelung unterscheidet also zwischen den Versicherungsumsätzen an sich und den damit ...mehr

Rz. 9 § 4 Nr. 11 UStG beruht auf Art. 135 Abs. 1 Buchst. a MwStSystRL . Danach haben die Mitgliedstaaten "Versicherungs- und Rückversicherungsumsätze einschließlich der dazugehörigen Dienstleistungen, die von Versicherungsmaklern und -vertretern erbracht werden", von der USt zu befreien. Die Regelung unterscheidet also zwischen den Versicherungsumsätzen an sich und den damit ...mehr

Die IT-Sicherheit ist in Unternehmen aller Art und Größe von elementarer Bedeutung. Mit geeigneten Schutzvorkehrungen und Sicherheitsmaßnahmen muss gewährleistet sein, dass die Verarbeitung, Archivierung und Übermittlung von Daten allen internen und externen Risiken und Gefahren zum Trotz stets sicher und regelkonform erfolgt. Anhand der 11 Checklisten, die in diesem Beitrag...mehr

Eine eindeutige gesetzliche Haftung für die IT-Sicherheit in Unternehmen folgt aus gesetzlichen Regelungen, die greifen, wenn Unternehmensdaten an die Öffentlichkeit gelangen, schwere wirtschaftliche Schäden durch die mutwillige oder fahrlässige Zerstörung von Unternehmensdaten entstehen oder z. B. vom E-Mail-Server des Unternehmens Massen-Mails mit Viren verschickt werden. O...mehr

I. Der Kläger nimmt die Beklagte auf restliche Sachverständigenkosten nach einem Verkehrsunfall in Anspruch, der sich am 22.12.2020 in … ereignet hat. Die alleinige Haftung der Beklagten steht nicht im Streit. Der Kläger beauftragte das Sachverständigenbüro … mit der Erstattung eines Schadengutachtens. Diese stellte dem Kläger einen Betrag von 1.266,58 EUR in Rechnung, den d...mehr

Rz. 3 Die Primärsysteme in der vertragsärztlichen Versorgung, in der vertragszahnärztlichen Versorgung und in Krankenhäusern sind mit bestimmten offenen und standardisierten Schnittstellen auszustatten. Rz. 4 In das Primärsystem sind offene und standardisierte Schnittstellen zur systemneutralen Archivierung von Patientendaten sowie zur Übertragung von Patientendaten bei einem...mehr

Rz. 7 Primärsysteme, die zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur pflegerischen Versorgung von Versicherten oder in einer zugelassenen Pflegeeinrichtung (§ 72 Abs. 1 SGB XI) eingesetzt werden, benötigen die in Abs. 1 Nr. 1, 4 genannten Schnittstellen. Damit ist die systemneutrale Archivierung von Patientendaten sowie die Übertragung von Patientendaten bei einem Syste...mehr

Rz. 1 In Konsequenz genereller Entwicklungen und Trends hin zu globalisiertem wirtschaftlichem Handeln und insbesondere getrieben durch die Entwicklungen der Kommunikations- und Informationstechnologie haben sich nicht nur die Anforderungen an die Unternehmensberichterstattung selbst, sondern auch jene an die Informationsübermittlung und -verarbeitung erheblich geändert. Wäh...mehr

In der Buchhaltung führen Veränderungen nicht automatisch zu Vorteilen, die monetär gemessen werden können. Das ist nur dann signifikant der Fall, wenn Arbeitszeit eingespart werden kann oder wenn externe Dienstleister nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für viele der folgenden Vorteile, deren Geldwert geschätzt werden muss: Bei der Verwendung externer digitaler Schnitt...mehr

Rz. 14 Beschlüsse, die den Weg zum papierlosen Verwalterbüro ebnen, also die Digitalisierung fördern, entsprechen ordnungsmäßiger Verwaltung. Soweit das LG Düsseldorf urteilte, "untrennbar mit einer solchen Regelung verbunden sein müsste jedoch auch der Ablauf des Rechts eines jeden Wohnungseigentümers auf Einsichtnahme und Erstellung von Kopien und Abschriften festgelegt we...mehr

Rz. 30 Erstellt ein Krankenpfleger im Auftrag des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung für Zwecke der Pflegeversicherung Gutachten zur Feststellung von Art und Umfang der Pflegebedürftigkeit der Versicherten, ist diese Tätigkeit nicht als Leistung des Medizinischen Dienstes nach § 4 Nr. 15a UStG steuerbefreit. Zwar darf der Medizinische Dienst – wie beispielsweise ...mehr

Tz. 6 Stand: EL 36 – ET: 06/2022 Der Grundsatz der materiellen Richtigkeit besagt, dass die Buchführung auf richtigen Grundaufzeichnungen aufgebaut sein muss; dazu muss die Beschreibung der Geschäftsvorfälle mit den zugrunde liegenden Tatbeständen dem Grunde und der Höhe nach übereinstimmen (vgl. Leffson (1987), S. 200). Eine dem Grunde nach richtige Buchführung liegt vor, we...mehr

Gemäß Tz 10.1 der GoBD[1] ist das betriebliche DV-System in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des DV-Verfahrensablaufs hat gerade im Taxigewerbe besondere Bedeutung. Daraus müssen sich nachvollziehbar alle Einzelschritte von der Datenerfassung im Taxameter bzw. i...mehr

Durchführung von Analysen zu vorhandenen Gefährdungen und Belastungen der Beschäftigten in Unterrichtsräumen, Räumen für die Fachausbildung, in Labors und Werkstätten und ihre Beurteilung gemeinsam mit dem Betriebsarzt Unterstützung bei Beschaffung der erforderlichen relevanten Arbeitsschutzvorschriften, Beratung bei der Auswahl und dem Einsatz von Arbeitsmitteln (z. B. verste...mehr