Fachbeiträge & Kommentare zu Archivierung

IT steht für Informationstechnologie bzw. Informationstechnik. Unter diesem Begriff werden Informations- und Datenverarbeitung zusammengefasst. Dabei geht es u. a. um die Bereitstellung der IT-Infrastruktur, z. B. in Form von Hardware oder Service. Früher wurde i. d. R. von elektronischer Datenverarbeitung gesprochen. In der Vergangenheit sind die Begriffe Information und Da... mehr

Die Vorstände in Vereinen sind zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, dem droht ein Bußgeld. Wie lange man was aufheben muss, regeln die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.[1] Im Wesentlichen werden Fristen von sechs, acht und zehn Jahren unterschieden. Hier gibt es seit dem 01.01.2025 eine Neuerung zur Entlastung d... mehr

Auch der Freigabeprozess lässt sich mit einfachen Mitteln digitalisieren, ganz ohne komplexe Workflow-Software oder teure Lösungen. Entscheidend ist, dass die Freigabe eindeutig, nachvollziehbar und revisionssicher erfolgt. Die Freigabe kann z. B. erfolgen durch: eine E-Mail-Antwort, in der die Freigabe schriftlich bestätigt wird ("Freigegeben durch NN am 2025-06-01"), einen Zu... mehr

Papierakten, E-Mail-Ausdrucke und doppelte Ablageprozesse sind in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) häufig noch Alltag – besonders im Bereich der Rechnungsverarbeitung. Während Konzerne längst automatisierte Workflows, zentrale Rechnungseingangsplattformen und revisionssichere Archivierung einsetzen, herrscht in KMU oft ein pragmatisches Nebeneinander aus E-Mail, Papie... mehr

Auch wenn der Einstieg vermeintlich einfach erscheint, gibt es typische Stolpersteine, die die Einführung eines digitalen Workflows bremsen können: Fehlende Kommunikation: Mitarbeitende werden nicht ausreichend informiert oder geschult – das erzeugt Unsicherheit und Widerstand. Zu viel auf einmal: Wer gleichzeitig neue Tools, Prozesse und Zuständigkeiten einführt, überfordert ... mehr

Rn 1 Justiz und Kommunikationspartner erstellen Schreiben seit langem in digitaler Form, meist unter Nutzung von Fachanwendungen. Bisher erfolgte jedoch meist ein Medienbruch. Es wurden die Schreiben nicht in der digitalen Form an den Empfänger übertragen, sondern ausgedruckt und per Post verschickt. Durch Rechtsverordnungen (vgl eAktVO) ist zunehmend geregelt, dass die Akte... mehr

Abänderbarkeit § 707 ZPO 14; § 719 ZPO 9 Abänderung § 48 FamFG 2 Titel § 166 FamFG 18 Abänderungsbefugnis § 166 FamFG 11; § 283a ZPO 26 Abänderungsgründe § 323 ZPO 42 Abänderungsklage § 323 ZPO 1 Anerkenntnisurteil § 323 ZPO 5 Annexkorrektur § 323 ZPO 53 Anpassung § 323 ZPO 53 Beweislast § 323 ZPO 32 fiktive Leistungsfähigkeit § 323 ZPO 37 gegenläufige § 323 ZPO 47 Neufestsetzung § 323 ... mehr

Rz. 17 Nach § 14b Abs. 1 S. 2 UStG müssen die aufzubewahrenden Rechnungen für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 3 S. 1 UStG erfüllen.[1] D.h. sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist i. S. d. § 14b Abs. 1 S. 1 und S. 3 UStG die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unverse... mehr

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörd... mehr

Grundsätzlich sind elektronische Belege in ihrem Ursprungsformat zu speichern.[1] Umspeichern in ein anderes Format ist zulässig, wenn dabei die maschinelle Auswertbarkeit (z. B. Filtern, Sortieren, Berechnen oder Suchen nach Text) nicht eingeschränkt wird.[2] Hierbei sind grundsätzlich beide Versionen so zu archivieren, dass die Ursprungsversion als solche gekennzeichnet ist... mehr

Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein.[1] Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat.[2] Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegf... mehr

Eine Aufbewahrungspflicht besteht nur insoweit, als auch eine Aufzeichnungspflicht besteht.[1] Sofern Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke geführt werden müssen, sind sie insoweit auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.[2] Das gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung[3] ermitteln.[4] Dabei ist zu beachten, dass... mehr

Es nützt wenig, wenn irgendwo Kartons mit unsortierten Materialien abgelagert werden. Einerseits ist es dann sehr mühsam, für einen bestimmten Zweck die hilfreichen Stücke zu finden. Und zum anderen kann die unsachgemäße Lagerung zu Schäden an den Materialien bis hin zur Vernichtung führen. Dementsprechend benötigt ein gutes Vereinsarchiv … die Möglichkeit einer sachgemäßen La... mehr

Rz. 692 [Autor/Zitation] Mitte des Jahres 2021 startete das IAASB mit der Vorlage des Entwurfs eines Prüfungsstandards für wenig komplexe Einheiten eine Initiative, um die Anforderungen der ISA für die Prüfung von KMU skaliert darzustellen (vgl. IAASB, ISA for LCE, Exposure Draft, July 2021). Ende des Jahres 2021 legte das IDW mit der Veröffentlichung von zunächst acht Entwür... mehr

Stapperfend, Die Abziehbarkeit von Aufwendungen bei häuslichem Arbeiten nach dem JStG 2022, FR 2023, 253; Niermann, Rechtsänderungen im Bereich der ArbN-Besteuerung durch das JStG 2022, DB 2023, 216 Grotherr, Arbeitszimmeraufwendungen und Homeoffice-Pauschale ab 2023 – Änderungen durch das JStG 2022, NWB 2023, 172. Rn. 1756a Stand: EL 168 – ET: 10/2023 Die Neuregelung des § 4 S ... mehr

Rn. 1499 Stand: EL 134 – ET: 02/2019 Abbaurecht s Rn 1405ff Abbruchkosten s § 6 Rn 591ff (Dräger/Dorn/Hoffmann) Abbruchverpflichtung s Rn 885 Abfallentsorgung s Rn 884ff Abfindung Beispiele aus der BFH-Rspr zur Behandlung beim Leistenden: mehr

Rz. 55 [Autor/Zitation] Die Berufssatzung konkretisiert die Fallgruppen der Besorgnis der Befangenheit noch weitergehend, als es durch die Kategorisierung in § 319 Abs. 2 (geschäftliche, finanzielle oder persönliche Beziehungen) erfolgt. Nach § 29 Abs. 2 BS WP/vBP kann die Unbefangenheit insbes. durch Eigeninteressen, Selbstprüfung, Interessenvertretung, persönliche Vertrauth... mehr

Die Darstellung der wesentlichen Risiken und deren Bewertung erfolgt häufig in Berichtsform. Im Rahmen der Berichterstellung gilt es die zahlreichen gewonnenen Informationen zu strukturieren und den einzelnen Steuerarten bzw. Problemfeldern zuzuordnen. Wie bereits dargestellt, soll der Bericht nicht lediglich eine Auflistung der materiell-rechtlichen Risiken enthalten, sonde... mehr

Ausfuhrlieferungen, [1] Lohnveredelungen, [2] innergemeinschaftliche Lieferungen. [3] Umsätze für die Seeschifffahrt [4] : Es handelt sich (wie bei der Luftfahrt) um eine sog. Vorstufenbefreiung. Steuerfrei sind Lieferungen, Umbauten, Instandsetzungen, Wartungen, Vercharterungen und Vermietungen von Wasserfahrzeugen, die nach ihrer Bauart der Seeschifffahrt oder der Rettung Schiff... mehr

Rz. 3 Von der Ermächtigung zum Erlass einer Rechtsverordnung nach Abs. 1 Satz 1 hat das Bundesministerium für Gesundheit mit der am 1.10.2020 in Kraft getretenen "Verordnung über die technischen und organisatorischen Vorgaben für die Durchführung einer Online-Wahl im Rahmen des Modellprojekts nach § 194a des Fünften Buches Sozialgesetzbuch" (Online-Wahl-Verordnung) fristgere... mehr

Jede Klimastrategie beginnt, wie im Abschnitt "Leitplanken und Handlungsprinzipien" (Kapitel 4.3 des Buchs) beschrieben, bei der Berechnung der eigenen Beiträge zum Klimawandel. Die häufig gehörte Aussage: "Man kann nur verbessern, was man auch gemessen hat" klingt zunächst banal, denn die Tatsache, dass es ohne klare, quantifizierbare Daten schwierig ist, den aktuellen Zust... mehr

Rn. 11 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Gemäß BFH-Urteil vom 19.08.2002 (VIII R 30/01, DB 2002, S. 2463f.) ist für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, zu der das UN gemäß § 257 und § 147 AO verpflichtet ist, im JA eine Rückstellung zu bilden (vgl. auch HdJ, Abt. III/5 (2020), Rn. 116; im Übrigen Ross/Drögemüller, WPg 2003, S. 219ff., ebenso wie Meyering... mehr

Rn. 74 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Dies ist gefordert bei empfangenen Handelsbriefen sowie Buchungsbelegen wegen der Beweiskraft dieser Unterlagen (z. B. bezüglich der Urheberschaft von Unterschriften, der Unverfälschtheit der Unterlagen infolge des äußeren Anscheins, der Erhaltung der Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke). Eine farbliche Übereinstimmung ist nicht erford... mehr

Rn. 67 Stand: EL 46 – ET: 06/2025 Ein "andere[r] Datenträger[.]" ist jedes Medium, das Bücher oder Aufzeichnungen durch Speicherung von Zeichen unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festhält. Im Gegensatz zu Bildträgern sind bei Datenträgern technische Hilfsmittel sowie u. U. EDV-Programme zur Lesbarmachung erforderlich – z. B. Bildplatten, Disketten, CD-ROM, DVD, USB-Stic... mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;[1] die Echtheit der H... mehr

Auch bei Tätigkeiten mit Stoffen und Gemischen zu Forschungs- und Entwicklungszwecken oder für wissenschaftliche Lehrzwecke muss sichergestellt sein, dass die eingesetzten Stoffe oder Gemische eindeutig identifizierbar sind. Die Identifizierung muss einen Rückschluss auf die Zusammensetzung ermöglichen, z. B. durch Eintragungen in ein Laborbuch. Die Vorgaben für die Aufzeich... mehr

Zum Konzept der Sicherung und des freien Zugriffs auf energierelevante Daten der Organisation gehören eine möglichst automatisierte Erfassung der Zählerdaten und der sonstigen energierelevanten Messwerte sowie deren automatische Speicherung in einem offenen Datenbanksystem. Energiezähler werden für Elektrizität, Erdgas, Wärme und Kälte eingesetzt. Eine Anzeige am Zähler zeigt... mehr

Die Auswertesoftware sollte möglichst herstellerneutral sein und einfach in der Handhabung. Durch eine Anbindung an ein offenes Datenbanksystem wie MySQL, welches zur Archivierung der Energie-Messdaten dient, lassen sich beliebige Auswertungen vornehmen. Ziel der Auswertung ist die Überprüfung des Status quo bezüglich der Erfüllung der energiepolitischen Zielvorgaben. Ferner... mehr

Anforderung Eine Erfordernis oder Vorgabe, die festgelegt, üblicherweise vorausgesetzt oder verpflichtend ist. Konformität Erfüllung einer Anforderung: Ergebnisse sind konform, wenn sie die Vorgaben des EnMS erfüllen. Nichtkonformität Nichterfüllung einer Anforderung: Ergebnisse sind nichtkonform, wenn sie von den Vorgaben des EnMS abweichen. Beispielsweise können sog. Ausreißer ... mehr

Rz. 397 Unter Datenverarbeitung ist im weitesten Sinne die Tätigkeit der elektronischen Datenverarbeitungsanlagen (gemeint sind Computer von jeder Leistungsfähigkeit) zu verstehen. Dabei werden bestimmte Eingabewerte – die Daten – in einem Computer verarbeitet und u. U. auch ausgewertet oder verknüpft. Die unionsrechtliche Grundlage der Regelung findet sich in Art. 59 Buchst... mehr

Begriff Mit der Buchführung halten Unternehmer alle – wirtschaftlichen und rechtlichen – Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens im Geschäftsjahr zahlenmäßig fest. Dazu gehören vor allem die Geschäfte mit Kunden, Lieferanten und Banken. Am Jahresende muss die Buchführung die Aufstellung einer Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung ermöglichen. In der Buchführung werden all... mehr

1 Stand der Vorbereitung einer Rechtsverordnung i. S. v. § 22a GrEStG Das Bundesministerium der Finanzen hat bisher noch keine Rechtsverordnung für die nähere Bestimmung eines Verfahrens zur elektronischen Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde i.S.d. § 18 GrEStG erlassen. Die elektronische Übermittlung der Anzeige und der Abschrift der Urkunde i.S.d. § 18 GrE... mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Verwalters und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Verwalter zunächst nur die Pflicht zum Sammeln und Archivieren von Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikaten. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Die Nachweise und Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen müssen nach § 15b Abs. 2 Satz 3 MaBV... mehr

Egal, ob ein erlaubnisfreies oder erlaubnispflichtiges Gewerbe betrieben wird, alle Gewerbetreibenden trifft die Anzeigepflicht nach § 14 GewO. Die Gewerbeanzeige (auch "Gewerbeanmeldung" genannt) ist bei Aufnahme der Tätigkeit als Verwalter neben der erforderlichen Gewerbeerlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO (siehe nachfolgendes Kap. B.V.1.1.2) vorzunehmen. Sie hat auf ei... mehr

Der Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen zu führen. Nach § 9a Abs. 3 WEG ist Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die GdWE. Die Verwaltungsunterlagen sind Teil des Gemeinschaftsvermögens und daher Eigentum der GdWE und nicht der Wohnungseigentümer in Bruchteilsgemeinschaft – und schon gar nicht des Verwalters.[1] Aufbewahrung und Archivierung Die Verwaltungsun... mehr

Was den Nachweis bzw. die Kontrolle der Weiterbildung des Maklers und seiner Mitarbeiter betrifft, trifft den Makler zunächst nur die Pflicht, die Teilnahmebestätigungen und Fortbildungszertifikate zu sammeln und zu archivieren. Der Behörde gegenüber muss er nicht aktiv werden. Ursprünglich war vorgesehen, dass die Fortbildungsverpflichteten von sich aus zu einem bestimmten ... mehr

Die RST Aufbewahr GmbH hat ihren Sitz und ihre Geschäftsleitung in Freiburg und ist gemäß § 267 Abs. 2 HGB als mittelgroße Kapitalgesellschaft eingestuft. Das Geschäftsjahr der Gesellschaft geht vom 1. Januar bis zum 31. Dezember; zum Bilanzstichtag 31.12.00 soll erstmalig eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in der Handels- und Steuerbilanz gebilde... mehr

Die anteiligen Personalkosten, die im Zusammenhang mit der Archivierung und Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen entstehen, sind ebenfalls in die Rückstellungsberechnung einzubeziehen. Dazu gehören z. B. Personalkosten für: Lagerverwaltung Hausmeister Reinigung Wachdienst Sicherung und Lesbarmachung der Datenbestände mehr

Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Pflichten, die für alle buchführenden Steuerpflichtigen gelten. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente für steuerliche Zwecke aufzubewahren: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1] Sonstige Unte... mehr

Die Archivierung und Aufbewahrung von relevanten (Geschäfts-) Unterlagen erfolgt in der Praxis häufig durch Ablage der Unterlagen in Ordner und/oder Kisten oder Verpacken und Lagern in einem (separaten) Archivraum. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung erfolgt die Archivierung vermehrt auch in elektronischer Form. In die Rückstellungsberechnung sind auch die einmaligen Au... mehr

Rz. 38 § 84 Abs. 1 Satz 1 schränkt das Recht der betroffenen Person auf Löschung aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO ( Rz. 12 und 13) für den Fall ein, dass eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist und das Interesse der betroffenen Person an der Löschung als gering anzusehen ist. Der vertretbare oder (un)verhält... mehr

Krebserzeugende Stoffe können auch viele Jahrzehnte später noch zu Berufskrankheiten führen. Beim Bekanntwerden einer Berufskrankheit wird es nach so langer Zeit oft schwierig, noch einen Nachweis zu erbringen, dass die Tätigkeit vor vielen Jahrzehnten erst jetzt diese Berufskrankheit verursacht hat. Nur wenn eine Berufskrankheit anerkannt wird, kommt es zu einer Entschädigu... mehr

Da die Verwaltungsunterlagen zum Gemeinschaftsvermögen nach § 9a Abs. 3 WEG gehören und Inhaberin des Gemeinschaftsvermögens die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist, gehört die Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen zu den ureigensten Amtspflichten des amtierenden Verwalters. Gesetzliche Regelungen darüber, wo, in welcher Art und Weise und wie lange Verwaltungsunterlagen... mehr

Archivierung der Rechnungen im Originalformat notwendig: Sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger haben die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG.). Es ist daher zwingend erforderlich, die empfangene E-Rechnung als Datensatz in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar und revisionss... mehr

Eine elektronische Rechnung i. S. der Neuregelung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Das bedeutet zugleich auch, dass eine Rechnungsausste... mehr

Die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zu empfangen bzw. die erforderlichen Vorkehrungen zu treffen, damit die Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können, gilt für alle Unternehmer seit dem 1.1.2025. Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht mehr wie bisher an die Zustimmung des Empfängers gebunden. Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt das Zustim... mehr

Rz. 9 § 4 Nr. 10 UStG beruht auf Art. 135 Abs. 1 Buchst. a MwStSystRL. Danach haben die Mitgliedstaaten "Versicherungs- und Rückversicherungsumsätze einschließlich der dazugehörigen Dienstleistungen, die von Versicherungsmaklern und -vertretern erbracht werden", von der USt zu befreien. Die Regelung unterscheidet also zwischen den Versicherungsumsätzen an sich und den damit ... mehr

Gerade elektronische Dienstleister werden sich primär in ihren Geschäftsbeziehungen auf Unterlagen stützen, die lediglich in digitalisierter Form vorliegen. Sowohl Bestellungen als auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die gesamte Buchführung und die Jahresabschlüsse werden in hohem Maße mit DV-gestützten Systemen abgewickelt. Hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung d... mehr

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berüc... mehr

Im Anschluss an die Bestandsaufnahme erfolgen Konzepterstellung und Umsetzung des Projekts. Um das Konzept zu erstellen, sollte man sich am – hoffentlich vorhandenen und funktionierenden – Papierprozess orientieren und diesen an die Anforderungen der XRechnung anpassen. Hier sollten vor allem diese Fragen beantwortet werden: Welche IT-Lösungen und Programme sollen künftig ein... mehr