Das Vereinsarchiv / 2 Aufbewahrung als Grundlage der Erinnerung

Es nützt wenig, wenn irgendwo Kartons mit unsortierten Materialien abgelagert werden. Einerseits ist es dann sehr mühsam, für einen bestimmten Zweck die hilfreichen Stücke zu finden. Und zum anderen kann die unsachgemäße Lagerung zu Schäden an den Materialien bis hin zur Vernichtung führen.

Dementsprechend benötigt ein gutes Vereinsarchiv …

• die Möglichkeit einer sachgemäßen Lagerung und
• eine gute Katalogisierung, welche einen schnellen Zugriff auf einzelne Archivstücke ermöglicht.

Ein Archivplan ist eine erste gute Hilfe, um Struktur in das Archiv zu bringen. Damit wird auch Menschen, die nicht direkt mit dem Archiv vertraut sind, eine erste Orientierung gegeben. Folgende Punkte können z. B. aufgenommen werden:

1 – Satzungen, Ordnungen

2 – Protokolle (Mitgliederversammlung, Vorstand)

3 – Vereinskorrespondenz

4 – Vereinshaushalt, Finanzen

5 – Veranstaltungen

6 – Projekte, Kooperationen

7 – Veröffentlichungen des Vereins (z. B. Vereinszeitung)

Die einzelnen Punkte richten sich nach dem Bedarf des einzelnen Vereins, sie können auch noch unterteilt werden. Eine separate Kategorie können z. B. bei Veranstaltungen die Untergliederungen des Vereins (Abteilung, Sparte, Gruppe) sein. Dieser Archivplan sollte für die physische und die digitale Archivierung in gleichem Maße gelten.

Die sachgemäße Lagerung bedeutet zunächst einmal die Aufbereitung der Exponate, sodass diese nicht z. B. durch rostende Heftklammern oder chemische Wechselwirkungen zwischen Materialien ei...