Rz. 56
Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 39 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist
- verfügbar sind und
- innerhalb einer angemessenen Frist
- lesbar gemacht werden können.
Rz. 57
Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann erlaubt, wenn die Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 257 Rz 19).
Rz. 58
Verfügbar bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Kfm. über diese Unterlagen verfügen können muss; soweit sich die Unterlagen nicht in seinem Verfügungsbereich befinden, muss er sich vertragliche Zugriffsrechte zusichern lassen (bspw. bei Rechenzentren, Buchführung durch Dritte).
Rz. 59
Die Lesbarmachung in angemessener Frist ist Voraussetzung für die Beweisfunktion der Buchführung nach § 258 HGB; zur Frage der angemessenen Frist vgl. § 238 Rz 42.
Rz. 60
Lesbarmachung bedeutet, dass die gespeicherten Daten nicht nur als gespeicherte Datensätze vorhanden sind, sondern in lesbarer Form dargestellt werden können.[1] Die steuerrechtlichen Vorschriften des § 147 Abs. 6 AO sehen in diesem Zusammenhang vor, dass die Daten der Buchführung der FinVerw auf deren Wunsch hin überlassen werden; damit setzt Lesbarmachung auch Maschinenlesbarkeit voraus. Dies gilt auch für "Altdaten" beim Wechsel von Buchführungsprogrammen oder Softwareversionen.
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