Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass

  • der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält;
  • die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch innerbetriebliche Kontrollverfahren gewährleistet ist;[1]
  • unabhängig vom gewählten Verfahren elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden;
  • die Archivierung in dem Format erfolgt, in dem sie eingegangen ist und auf einen einmal beschreibbaren Datenträger erfolgt, der eine Änderung nicht mehr zulässt;
  • die Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit für 10 Jahre sicherzustellen ist.[2]

Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind[3] erheblich verringert worden. Damit kann auch bei Rechnungen, die per E-Mail (ggf. als Dokumentenanhang) übermittelt werden, der Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden.

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer eine vorschriftsmäßig ausgestellte Rechnung besitzt. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung dagegen ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Allerdings bedeutet die Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflichten eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld geahndet werden kann.

[3] Neufassung des § 14 Abs. 1 und 3 UStG durch Art. 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 v. 1.11.2011, BGBl I S. 2131.

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