Bei Betriebsprüfungen sollen betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke leicht überprüft werden können. Deshalb müssen Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Streitig ist, ob diese besondere Aufzeichnungspflicht auch für Werbegeschenke gilt.
Werbung trägt oft maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Gleichgültig, ob es sich um kleine oder große Betriebe handelt: Das Werbegeschenk ist ein Werbemittel, das besonders zu bestimmten Anlässen einen guten Eindruck bei Stammkunden, potenziellen Neukunden und Mitarbeitern hinterlässt. Die beliebtesten Werbeartikel sind meist praktische Werbegeschenke, die einen konkreten Nutzen haben wie z. B. Kugelschreiber, Kalender oder Schlüsselanhänger. Werbegeschenke sind i. d. R. mit einem Firmennamen versehen, der in Folge bei Kunden oder Mitarbeitern langfristig in Erinnerung bleibt.
Müssen die Aufwendungen einzeln und getrennt aufgezeichnet werden?
Das Finanzamt soll betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke, vor allem bei Betriebsprüfungen, leicht überprüfen können. Deshalb müssen Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden (§ 4 Abs. 7 Satz 1 EStG). Die besondere Aufzeichnung ist eine materiell-rechtliche Tatbestandsvoraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Eine Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflicht führt dazu, dass die nicht gesondert aufgezeichneten Geschenkeaufwendungen überhaupt nicht abzugsfähig sind, und zwar auch, wenn sie je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 35 EUR nicht übersteigen. Streitig ist, ob diese besondere Aufzeichnungspflicht auch für Werbegeschenke gilt.
Beispiel: Kalender mit Firmenlogo: Werbeträger oder Geschenk?
Die vorsteuerabzugsberechtigte X-GmbH & Co. KG (KG) lässt zum Jahresende 2018 1.000 Wandkalender herstellen. Am rechten Rand ist jeweils das Unternehmenslogo der KG abgebildet. Die Herstellungskosten der Kalender betragen 12.000 EUR (zuzüglich Umsatzsteuer). Die Kalender werden an (potenzielle) Kunden verteilt. Entweder werden sie ausgehändigt oder ohne individuelles Begleitschreiben versandt. Die KG bucht die Aufwendungen von 12.000 EUR auf ihrem Konto “Werbekosten“, auf dem auch die Aufwendungen für Postwurfsendungen sowie Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften gebucht worden sind.
Zum Teil vertreten Finanzämter in der Praxis die Auffassung, es handele sich bei den Kalendern um Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG mit der Folge, dass der Betriebsausgabenabzug wegen Verletzung der besonderen Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG zu versagen sei.
Praxishinweis: Restriktive FG-Rechtsprechung
Werbeträger sind zwar nach alltäglichem Verständnis keine "klassischen" Geschenke. Nach einer nicht rechtskräftigen Entscheidung des FG Baden-Württemberg sind die Kalender dennoch Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG (FG Baden-Württemberg v. 12.4.2016, 6 K 2005/11, Rev. eingelegt, neues Az. des BFH nach Abgabe der Revision an den 11. Senat: XI R 31/16). Nach Auffassung des Gerichts werden auch Werbeträger, also Gegenstände, auf denen der Name oder die Firmenbezeichnung des Schenkers oder ein sonstiger Werbehinweis angebracht ist, – jedenfalls soweit diese an individualisierbare Empfänger verteilt werden – vom Anwendungsbereich des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG erfasst. Die Vorschrift ist danach auch nicht verfassungskonform dahingehend auszulegen, dass Werbegeschenke, die selbst Werbeträger darstellen, vom Anwendungsbereich der Vorschrift auszunehmen sind. Folgt man dieser restriktiven Auffassung, geht der Betriebsausgabenabzug bei fehlender getrennter Aufzeichnung verloren, selbst wenn die Aufwendungen für die Geschenke pro Jahr und Empfänger die für Geschenke geltende 35 EUR-Grenze nicht übersteigen.
Das letzte Wort ist noch nicht gesprochen
Die Entscheidung des BFH steht im schon länger anhängigen Revisionsverfahren aus. Wem Werbeaufwendungen aufgrund einer fehlenden Aufzeichnung vom Finanzamt gestrichen werden, sollte sich auf die anhängige Revision berufen und seinen Fall offenhalten.
Praxis-Tipp: Vorsichtshalber Buchung auf Buchführungskonto für Geschenke
Wer sich nicht sicher ist, ob seine Werbegeschenke, die unter der 35 EUR-Grenze liegen, als Werbeaufwendungen vom Finanzamt akzeptiert werden, sondern als „Geschenke“ i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG eingestuft werden könnten, sollte Vorsicht walten lassen. Ratsam ist, die Aufwendungen – solange der BFH nichts anderes entschieden hat – auf den gesonderten Buchführungskonten für Geschenke zu buchen.