Keine Lesebestätigung bei Übersendung eines Einspruchs per E-Mail

Hintergrund: Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

War jemand ohne Verschulden verhindert, eine gesetzliche Frist einzuhalten, so ist ihm nach § 110 Abs. 1 Satz 1 AO auf Antrag Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren. Das Verschulden eines Vertreters ist dabei dem Vertretenen zuzurechnen (§ 110 Abs. 1 Satz 2 AO). Nach § 110 Abs. 2 AO muss der Antrag innerhalb eines Monats nach Wegfall des Hindernisses gestellt und die versäumte Handlung nachgeholt werden.

Sachverhalt: Absendung des Einspruchs mittels E-Mail

• Mit Einkommensteuerbescheiden vom 8.8.2018 setzte das FA die Einkommensteuer des Klägers für die Streitjahre 2015 bis 2017 fest. Dabei erkannte es nicht alle vom Kläger geltend gemachten Werbungskosten an.
• Am 31.5.2019 teilte ein Mitarbeiter des Prozessbevollmächtigten des Klägers, der Zeuge Y, dem FA per E-Mail mit, er habe am 29.5.2019 mit dem FA telefonisch Rücksprache gehalten und dabei erfahren, dass dort kein Einspruch gegen die Steuerbescheide vom 8.8.2018 für die Streitjahre vorliege. Er bitte um Bearbeitung des Einspruchs, welcher dem FA bereits zum 30.8.2018 zugegangen sei.
• Als Anhang war dieser E-Mail ein Ausdruck der vom Prozessbevollmächtigten unterschriebenen E-Mail vom 30.8.2018 beigefügt, mit der gegen die Einkommensteuerbescheide Einspruch eingelegt und eine Begründung angekündigt wurde. Ausweislich dieses Ausdrucks wurde die E-Mail am 30.8.2018 um 14:54 Uhr vom Account des Prozessbevollmächtigten an die Poststelle des FA versandt. Der Zeuge Y war darin "Cc" gesetzt. In dessen E-Mail-Postfach ging die E-Mail-Kopie am 30.8.2018 um 15:54 Uhr ein.
• Am 26.6.2019 teilte das FA dem Prozessbevollmächtigten des Klägers mit, dass die E-Mail beziehungsweise der Einspruch vom 30.8.2018 nicht beim FA eingegangen sei. Ein solcher sei vielmehr erst durch die E-Mail vom 31.5.2019 und damit nach Ablauf der Einspruchsfrist eingelegt worden.

Das FA verwarf das FA den Einspruch als unzulässig. Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährte es nicht. Der hiergegen erhobenen Klage gab das FG statt. Mit der Revision rügt das FA die Verletzung materiellen Rechts. Es beantragt, das Urteil des FG aufzuheben und die Klage abzuweisen.

Entscheidung: Anspruch auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Der BFH hat die Revision des FA als unbegründet zurückgewiesen. Zwar hat der Kläger die Einspruchsfrist nicht gewahrt. Das FG hat die Einspruchsentscheidung aber im Ergebnis zu Recht aufgehoben, da dem Kläger Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren war.

Zum Zugang einer E-Mail

Nach § 355 Abs. 1 Satz 1 AO ist der Einspruch gegen einen Steuerbescheid innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts einzulegen. Die Einspruchsfrist ist gewahrt, wenn der Einspruch der Finanzbehörde (§ 357 Abs. 2 AO) rechtzeitig innerhalb der Frist zugegangen ist. Nach § 87a Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 1 AO (ab 6.12.2024: § 87a Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 1 AO) ist ein elektronisches Dokument zugegangen, sobald die für den Empfang bestimmte Einrichtung es in für den Empfänger bearbeitbarer Weise aufgezeichnet hat. Der Zugang einer E-Mail setzt damit voraus, dass sie auf dem E-Mail-Server des Empfängers oder des Providers eingegangen, das heißt abrufbar gespeichert, ist.

Einspruchsführer hat die Beweislast/Feststellungslast für den fristgerechten Zugang

Der Kläger hat den Zugang der E-Mail seines Prozessbevollmächtigten vom 30.8.2018 beim FA – und damit seines Einspruchs – nicht nachgewiesen. Die einmonatige Einspruchsfrist (§ 355 Abs. 1 Satz 1 AO) ist daher nicht gewahrt.

Für den fristgerechten Zugang des Einspruchs trägt der Einspruchsführer die (objektive) Feststellungslast. Dies gilt auch dann, wenn der Zugang einer E-Mail in Rede steht. Folglich hat der Versender einer E-Mail den Zugang in der für den Empfang bestimmten Einrichtung nachzuweisen. Ein Ausdruck der E-Mail reicht hierfür nicht aus. Hieraus ist allenfalls ersichtlich, dass diese abgesandt wurde. Ihm ist jedoch nicht zu entnehmen, ob die E-Mail auch beim Empfänger eingegangen ist.

Das Absenden einer E-Mail stellt aber keinen Nachweis für deren Zugang beim Empfänger dar. Denn die Absendung allein bietet keinerlei Gewähr dafür, dass die Nachricht den Erklärungsempfänger beziehungsweise dessen E-Mail-Postfach tatsächlich erreicht. Nicht auszuschließen ist nämlich, dass die Nachricht (etwa wegen Fehlern in der Datenleitung oder den vom Absender verwendeten Programmen) tatsächlich nicht in das E-Mail-Postfach des Empfängers gelangt.

Beweis zwar nur bei Eingangs- oder Lesebestätigung

Das Absenden einer einfachen, insbesondere ohne Anforderung einer Empfangs- oder Lesebestätigung übermittelten E-Mail begründet auch keinen Beweis des ersten Anscheins für den Zugang der E-Mail beim Empfänger, und zwar insbesondere auch dann nicht, wenn der Erklärende die Absendung der E-Mail – etwa durch die Vorlage eines Ausdrucks der E-Mail – beweisen kann. Entsprechendes gilt für den Fall, dass eine Kopie der E-Mail bei einem Dritten eingegangen ist. Hieraus ergibt sich ebenfalls kein Anscheinsbeweis dahingehend, dass diese E-Mail auch beim Empfänger eingegangen ist. Schließlich kommt dem Absender einer E-Mail die Beweiserleichterung des Anscheinsbeweises nicht schon deshalb zugute, weil er nach dem Versenden keine Meldung über die Unzustellbarkeit der E-Mail erhält. Ein Beweis des ersten Anscheins für den Eingang beim E-Mail-Postfach des Empfängers wäre (im Streitfall) nur dann begründet, wenn der Kläger eine Eingangs- oder Lesebestätigung erhalten hätte.

Aber Anspruch auf Wiedereinsetzung

Nach Maßgabe dieser Grundsätze ist das FG zutreffend davon ausgegangen, dass der Kläger den Zugang der E-Mail vom 30.8.2018 und damit den rechtzeitigen Zugang des Einspruchsschreibens beim FA nicht nachgewiesen hat. Ebenfalls zu Recht hat das FG entschieden, dass die angefochtene Einspruchsentscheidung gleichwohl aufzuheben ist, weil dem Kläger nach § 110 AO Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren ist. "Ohne Verschulden" – im Sinne des § 110 Abs. 1 AO – verhindert eine gesetzliche Frist einzuhalten, ist jemand, wenn er die für einen gewissenhaft und sachgemäß handelnden Verfahrensbeteiligten gebotene und ihm nach den Umständen zumutbare Sorgfalt beachtet hat. Jedes Verschulden – also auch einfache Fahrlässigkeit – schließt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand aus.

Ausgehend von diesen Grundsätzen ist das FG in revisionsrechtlich nicht zu beanstandender Weise zu der Ansicht gelangt, dass der Kläger vorliegend ohne Verschulden verhindert war, die Einspruchsfrist zu wahren, so dass ihm das FA angesichts des Vorliegens der weiteren Wiedereinsetzungserfordernisse Wiedereinsetzung in den vorigen Stand hätte gewähren müssen. Mit dem FG ist zunächst davon auszugehen, dass der Kläger die versäumte Rechtshandlung (die Einlegung des Einspruchs) innerhalb der Wiedereinsetzungsfrist nachgeholt hat. Mit der Absendung der zutreffend adressierten E-Mail hat der Steuerpflichtige (beziehungsweise sein Prozessbevollmächtigter) alles ihm Mögliche (und Erforderliche) getan, damit die E-Mail seinen Verantwortungsbereich tatsächlich verlässt; auf die Dauer der "elektronischen" Beförderung der E-Mail vom Absendeserver zum Server des Empfängers und die Ablage von dort in das E-Mail-Postfach des Empfängers sowie einen "Verlust" der E-Mail im "Netz" hat er keinen Einfluss und muss für diese Fälle auch keine Vorkehrungen treffen. Deshalb ist er auch nicht gehalten, sich des Zugangs der E-Mail beim Empfänger zu versichern, sondern darf auf den ordnungsgemäßen "elektronischen Postgang" vertrauen.

Kein Verschulden bei E-Mail ohne Empfangs- oder Lesebestätigung

Ein Verschulden des Klägers ergibt sich – entgegen der Auffassung des FA – auch nicht daraus, dass der Prozessbevollmächtigte den Einspruch im Streitfall per einfacher E-Mail, mithin ohne Anforderung einer Empfangs- oder Lesebestätigung, übermittelt hat. Mangels einer entsprechenden gesetzlichen Vorgabe in der Abgabenordnung bedarf es auch zur Annahme eines schuldlosen Verhaltens keiner Vorlage einer Empfangs- oder Lesebestätigung, zumal sowohl eine lesebestätigungsbewehrte als auch eine einfache, ohne Anforderung einer Empfangs- oder Lesebestätigung übermittelte E-Mail dem nämlichen "Übermittlungsrisiko" ausgesetzt ist.

Praxistipp: Einspruch über ELSTER-Postal

Die Einlegung eines Einspruchs z.B. über das ELSTER-Postal ist der Einreichung per E-Mail-Verfahren vorzuziehen. Das System bestätigt den Eingang elektronisch.

BFH, Urteil v. 29.4.2025, VI R 2/23; veröffentlicht am 9.10.2025

Alle am 9.10.2025 veröffentlichten Entscheidungen des BFH mit Kurzkommentierungen