Steuerexperten arbeiten täglich mit einer Fülle an Informationen: Gesetzestexte, Kommentierungen, Urteile oder Fachartikel. Ergänzt werden diese durch kanzleiinterne Dokumente wie beispielsweise Mustervorlagen. Die Herausforderung besteht darin, schnell und unkompliziert die richtigen Informationen zu finden. Doch wie können Kanzleien ihr Know-how produktiv nutzen?
1. Bestandsaufnahme durchführen
Überprüfen Sie zunächst den Ist-Zustand: Welches Wissen steht der Kanzlei zur Verfügung und wo liegt es? Erstellen Sie eine Bestandsliste aller Fachmedien – seien es Fachdatenbanken, Handbücher, Zeitschriften oder Loseblattsammlungen. Das ermöglicht einen umfassenden Überblick über alle vorhandenen Fachmedien und Sie sehen schnell, ob manches davon öfter als benötigt vorliegt und abbestellt werden kann. Aber auch kanzleiinterne Informationen sollten geprüft werden: Sind alle relevanten Informationen erfasst und archiviert? Sind die Informationen aktuell? Wer ist der Verfasser?
2. Zentralen Wissenspool anlegen
Definieren Sie einen festen Speicherort. Nur wenn alle kanzleiinternen Dokumente wie auch externe Fachinformationen zentral abgelegt und vernetzt sind, können diese schnell gefunden werden. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter – ob von anderen Standorten oder von unterwegs – darauf zugreifen können. Darüber hinaus sollten auch Fachmedien in Printform für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Verfügt Ihre Kanzlei über mehrere Standorte, sorgen Sie dafür, dass in jeder Niederlassung die gleichen Fachmedien zur Verfügung stehen. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle den gleichen Wissensstand haben. In besonderen Fällen kann dies auch bedeuten, dass Wissen, welches nur in Print zur Verfügung steht, digitalisiert werden muss.
3. Verbindliche Strukturen schaffen
Führen Sie ein einheitliches System zur Ablage ein, um Wildwuchs bei der Datenablage zu verhindern. Dazu gehört eine sinnvolle Ordnerstruktur sowie klare Vorgaben, wo Dokumente abgelegt und wie sie benannt werden. Wichtig: Kommunizieren Sie dieses System an alle Mitarbeiter. Denn eine verbindliche Ablage- und Ordnerstruktur sorgt dafür, dass vorhandenes Wissen von allen schneller gefunden und weiterverwertet werden kann, wodurch Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und nutzen Sie zur eigenen Wissensweitergabe die neuen Strukturen.
4. Anreize für Wissenstransfer bieten
Neben allgemeinem Fachwissen verfügt jeder Mitarbeiter über individuelles Erfahrungswissen und Know-how. Informationen, die auch für andere Kollegen wichtig sind, sollten nicht nur erfasst, sondern auch aktiv weitergegeben werden. Eine Möglichkeit hierfür sind interne Weiterbildungs-Meetings. Werden neue Informationen abgelegt oder vorhandene Dokumente aktualisiert, sollte sichergestellt sein, dass alle Angestellten darüber informiert werden. Im Idealfall animieren Sie Ihre Mitarbeiter zum Wissenstransfer, indem sie Modelle der Wertschätzung schaffen. Immaterielle Anreize können sein: Lob und Anerkennung, Ansehen oder ein verbessertes Standing. Zu den materiellen Anreizen zählen Boni oder Gehaltssteigerungen.
5. Professionelle Unterstützung durch Software
Häufig steht in Steuerkanzleien eine so große Menge an Informationen bereit, dass die manuelle Verwaltung nicht mehr geleistet werden kann. Und spätestens wenn eine Kanzlei sich über einen Standort hinaus entwickelt, wird der Wissenstransfer unter den Kollegen zur fast unüberbrückbaren Herausforderung. Spezielle Wissensmanagement-Lösungen, wie die verlagsübergreifende Recherche-Plattform für Steuerkanzleien, sind speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien ausgelegt. Sie stellt Fachdatenbanken, Kommentierungen, Zeitschriften und Handbücher der Verlage Haufe, C.F. Müller, Verlag Dr. Otto Schmidt KG, Schäffer-Poeschel Verlag für Wirtschaft Steuern Recht GmbH, Erich Schmidt Verlag und Jehle unter einer Oberfläche zur Verfügung. Zusätzlich lassen sich sämtliche kanzleieigenen Dokumente, wie Checklisten, Kanzleihandbücher oder Arbeitsstandards, in die Plattform sicher integrieren und mit den Fachinhalten der verschiedenen Verlage vernetzen. Bei Suchanfragen werden alle in die Plattform integrierten Inhalte berücksichtigt: Das sorgt für kurze Suchprozesse und erhöht die Qualität der Treffer.
Verbessern Steuerkanzleien ihr Wissensmanagement, arbeiten Mitarbeiter effizienter. Darüber hinaus schlägt sich der verbesserte Wissenszugriff auch unmittelbar auf die Beratungsqualität nieder. Wer in Wissensmanagement investiert, wird also gleich mehrfach belohnt.