Einführung in das Controlling bei Steuerkanzleien

Dies ergibt sich aus Angaben des Statistisches Bundesamts (Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich Rechts- und Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung 2014, S. 19). Zu den wesentlichen Herausforderungen von Steuerberatungsbetrieben in den nächsten Jahren zählt neben den Themen Digitalisierung, Gewinnung qualifizierter Mitarbeiter und marktgerechte Profilbildung (vgl. STB Web v. 22.3.2017) auch die Implementierung eines der Unternehmensgröße adäquaten Controllingsystems.

Abrechnung der erbrachten Leistungen

Das Ertragscontrolling von Steuerberatungsbetrieben ist typischerweise auf die unmittelbare Leistungserstellung und damit auf die GuV-Positionen Umsatz/Gesamtleistung und Personalkosten fokussiert. Letztere belaufen sich in den meisten Fällen auf rund 75 bis 95 % der Gesamtleistung (vgl. David Selbach, Sibylle Schikora, André Schmidt-Carré, Maßstab Leistung - Wie man eine Kanzlei mit Kennzahlen führt, StBMag v. 28.03.2011, S. 9; soweit die Kanzlei als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft betrieben wird, ist ein dabei ein angemessener Unternehmerlohn zu berücksichtigen). 

Die Abrechnung der erbrachten Leistungen erfolgt entweder über die Vergütungsverordnung der Steuerberater, Pauschalen oder mit dem Mandanten vereinbarte Stundensätze. Allen Abrechnungsmodi ist – wenn auch in unterschiedlicher Intensität – gemeinsam, dass eine schlichte Weiterverrechnung der von Mitarbeitern geleisteten Stunden in der Regel nicht möglich ist. Dies gilt gerade auch für Stundensatzvereinbarungen, da eine übermäßige, für den Mandanten nicht erklärbare Belastung mit erbrachten Stunden die Mandatsbeziehung gefährdet und in der Praxis häufig dazu führt, dass nur "vertretbare" Stunden in Rechnung gestellt werden. 

Analyse der Personalkosten

Die Grundlage einer Analyse der Personalkosten bildet die Zeiterfassung, in der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf die betreffenden Mandate bzw. Projekte/Tätigkeiten buchen. Trotz zwischenzeitlich möglicher automatisierter Zeiterfassungen etwa für Telefonate mit Mandanten, Bearbeitungszeiten für einzelne Projekte im EDV-System usw. erfolgt der sog. Stundenaufschrieb in seiner Gesamtheit letztlich in der Praxis nach wie vor manuell durch den Mitarbeiter.

Die kombinierte Auswertung von Zeiterfassung und Umsatzzahlen pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterteam ermöglicht ohne größeren Aufwand eine quantitative Aussage über den Erfolgsbeitrag der Angestellten. Daraus abgeleitet ergeben sich vielfältige Möglichkeiten der Beteiligung der Mitarbeiter am Erfolg eines Steuerberatungsbetriebes.