Des einen Freud - des anderen Leid: Der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung trieb im Jahr 2012 Rekordsummen ein. Der Einbehalt von Arbeitnehmeranteilen ist nachträglich jedoch nur sehr begrenzt möglich.
Die Nachberechnungen der Betriebsprüfer setzen sich aus nicht gezahlten und/oder zu wenig entrichteten Gesamtsozialversicherungsbeiträgen zusammen. Und das geschieht bei den meisten Arbeitgebern wohl weniger mit dem Ziel der Bereicherung als versehentlich. Nicht immer muss im Fall einer Beitragsnachforderung der Arbeitgeber die gesamte Beitragslast tragen. In begrenztem Umfang ist ein nachträglicher Einbehalt der Arbeitnehmeranteile möglich.
Einbehalt für 3 Abrechnungszeiträume
Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Versichertenanteile für die letzten 3 abgerechneten Entgeltabrechnungszeiträume nachträglich einbehalten. Wird also z. B. bei der Lohnabrechnung für den Mai ein unterbliebener Beitragsabzug festgestellt, können mit der Mai-Abrechnung noch die Arbeitnehmeranteile für die Monate April, März und Februar einbehalten werden. Darüber hinaus, also für mehr als 3 Abrechnungszeiträume zurück, ist der nachträgliche Einbehalt nur in sehr eng begrenztem Rahmen möglich.
Längere Zeiträume nur ohne Verschulden des Arbeitgebers möglich
Der Einbehalt muss dazu ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben sein. Ein bloßes Versehen reicht dazu nicht aus. Wenn in Zweifelsfällen über die Beurteilung der Versicherungs- oder Beitragspflicht keine Auskunft bei den Einzugsstellen eingeholt wird, liegt bereits ein Arbeitgeberverschulden vor. Die Regelung greift dagegen bei einer falschen Auskunft vom Versicherungsträger oder wenn der Arbeitnehmer falsche oder unvollständige Angaben z. B. im Personalfragebogen macht (Verletzung der Mitwirkungspflichten).
Verletzung der Mitwirkungspflichten des Arbeitnehmers
Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Mitwirkungspflicht durch den Arbeitnehmer besteht für den Arbeitgeber ein Rückgriffsrecht auch außerhalb der Entgeltabrechnung. Das ist selbst bei bereits beendetem Beschäftigungsverhältnis noch zulässig.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber allerdings keine weitere Möglichkeit, die Arbeitnehmeranteile vom Beschäftigten einzufordern. Das gilt auch, wenn das Beschäftigungsverhältnis beendet ist oder Zahlungen von Arbeitsentgelt nicht mehr anfallen.
Nachzahlung von Arbeitsentgelt
Wenn Entgelt nachgezahlt werden muss, etwa weil die Umsetzung einer tarifvertraglichen Entgelterhöhung erst nachträglich durch eine Nachzahlung erfolgt, handelt sich nicht um unterbliebene Abzüge in diesem Sinne. Das gilt unabhängig davon, in welchem Grund die Nachzahlung erfolgt. Für die zurückliegende Zeit ist der Beitrag so nachzuzahlen, als wäre das erhöhte Arbeitsentgelt pünktlich ausgezahlt worden. Dabei können auch die Arbeitnehmeranteile so einbehalten werden, wie es bei rechtzeitiger Zahlung erfolgt wäre.