1 Rückzahlung von versteuertem Arbeitslohn
1.1 Rückzahlung bei bestehendem Arbeitsverhältnis
Zahlt der Arbeitnehmer Arbeitslohn an einen Arbeitgeber zurück, zu dem er noch in einem Arbeitsverhältnis steht, kann der Arbeitgeber den zurückzuzahlenden Bruttobetrag im folgenden Lohnzahlungszeitraum mit dem Arbeitslohn verrechnen und den gekürzten Bruttoarbeitslohn dem Steuerabzug unterwerfen. Zulässig ist auch, die Lohnsteuerberechnung für die Lohnzahlungszeiträume aufzurollen, in denen eine Überzahlung vorliegt.
Berücksichtigung beim Lohnsteuer-Jahresausgleich
Ebenso kann mit dem vom Arbeitgeber durchzuführenden Lohnsteuer-Jahresausgleich ein Ausgleich durchgeführt werden.
Rückforderung des Nettoauszahlungsbetrags
Es bestehen keine Bedenken, wenn der Arbeitgeber nur den an den Arbeitnehmer ausgezahlten Nettobetrag des Arbeitslohns zurückfordert. Dessen ungeachtet wird für die Lohnsteuererhebung im Rückzahlungsmonat der zurückzuzahlende Bruttobetrag des Arbeitslohns angesetzt.
Rückzahlung in späterem Kalenderjahr
Wird die fehlerhafte Lohnzahlung erst in einem späteren Kalenderjahr bemerkt, kommt nur die Rückforderung des zu viel gezahlten Bruttobetrags in Betracht (einschließlich der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge).
Ist der Arbeitnehmer im Folgejahr noch beim Arbeitgeber beschäftigt, kann er in diesem Kalenderjahr die überzahlte Lohnsteuer mit der von ihm einzubehaltenden Lohnsteuer verrechnen. Eine solche Verrechnung kann nur in der Weise erfolgen, dass der gesamte Rückzahlungsbetrag (einschließlich der einbehaltenen Steuerabzugsbeträge) von dem laufenden Arbeitslohn abgesetzt wird und die Steuerabzugsbeträge von dem so verminderten Arbeitslohn berechnet werden. Dadurch darf sich keine negative Lohnsteuer ergeben.
1.2 Rückzahlung bei beendetem Arbeitsverhältnis
Steht der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Rückzahlung des Arbeitslohns nicht mehr in einem Dienstverhältnis zu dem Arbeitgeber, der die Überzahlung geleistet hat, ist eine Rückabwicklung der Überzahlung nicht möglich. Der Arbeitnehmer kann die Rückzahlung entweder durch Einkommensteuerveranlagung als negative Einnahme steuermindernd oder im laufenden Lohnsteuerabzugsverfahren in Form eines Freibetrags geltend machen. Für den Arbeitgeber ergibt sich keine Änderung.
Zurückgezahlte Beträge im Zeitpunkt der Rückzahlung zu berücksichtigen
Zurückgezahlter bzw. vom Arbeitnehmer durch Verrechnung zurückgeforderter Arbeitslohn ist erst im Zeitpunkt des Abflusses (beim Arbeitnehmer) steuermindernd zu berücksichtigen. Deshalb ist eine Wiederaufrollung der Lohnzahlungszeiträume des vorangegangenen Kalenderjahres, in dem der zu Unrecht gezahlte Arbeitslohn versteuert worden ist, nicht zulässig.[1]
Das gilt auch bei Abfindungen, selbst wenn die Abfindung im Zuflussjahr begünstigt besteuert worden ist.[2]
Bei beherrschenden Gesellschaftern ist der Abfluss einer Arbeitslohnrückzahlung ebenfalls erst im Zeitpunkt der Leistung und nicht bereits im Zeitpunkt der Fälligkeit der Rückforderung anzunehmen.[3]
2 Rückzahlung von steuerfreiem Arbeitslohn
Zahlt der Arbeitnehmer steuerfrei erhaltenen Arbeitslohn an den Arbeitgeber zurück, so ist die Rückzahlung des gesamten Betrages oder eines Teilbetrages lohnsteuerlich unbeachtlich.
Der Arbeitnehmer hat die Rückzahlung aus versteuertem Arbeitslohn zu leisten, z. B. durch Minderung des auszuzahlenden Betrages. Der zurückgezahlte steuerfreie Arbeitslohn kann nicht als negative Einnahme angesetzt werden. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber dem Grunde nach steuerpflichtigen Arbeitslohn zu Unrecht steuerfrei ausgezahlt hat.
Rückzahlung zu Unrecht ausbezahlter Reisekosten
Der Arbeitnehmer hat als Abschlag Reisekosten steuerfrei erhalten. Bei Prüfung der Abrechnung stellt sich heraus, dass die steuerlichen Voraussetzungen für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nicht vorlagen. Folglich fordert der Arbeitgeber den zu Unrecht steuerfrei ausgezahlten Betrag zurück.
Ergebnis: Erfolgt die Rückzahlung durch Verrechnung in einer Lohnabrechnung, ist der auszuzahlende Arbeitslohn entsprechend zu mindern; dies hat keine Folgerungen für die Ermittlung des steuerpflichtigen Arbeitslohnes und die dafür zu erhebende Lohnsteuer.
Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer den zurückgeforderten Betrag auf ein Konto des Arbeitgebers überweist.
Der Arbeitgeber hat jedoch die ggf. unzutreffende Bescheinigung der Reisekosten in der Lohnsteuerbescheinigung zu berichtigen.
Rückzahlungsverzicht führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn
Verzichtet der Arbeitgeber in derartigen Fällen auf eine Rückforderung des zu Unrecht steuerfrei gezahlten Arbeitslohnes, hat er diesen Betrag als steuerpflichtigen Arbeitslohn zu behandeln und nachträglich die Lohnsteuer zu erheben.
3 Rückzahlung von pauschal besteuertem Arbeitslohn
Zahlt der Arbeitnehmer Arbeitslohn zurück, welcher der Pauschalbesteuerung unterlegen hat, hat dies bei ihm grundsätzlich keine steuerlichen Folgen.[1] Weil der Arbeitgeber Schuldner der pauschalen Lohnsteuer ist, erhält er durch die Rückzahlung einen Erstattungsanspr...
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