Das Mitteilungsmanagement hat zum 1.1.2017 das Umschlagsverfahren ersetzt. Bild: kebox - Fotolia

Zum Anfang des Jahres wurde das sogenannte Umschlagsverfahren durch das Mitteilungsmanagement (MiMa) ersetzt. Trotz der nunmehr direkten Übermittlung der von den Leistungserbringern abgeforderten medizinischen Befunde an den Medizinischen Dienst der Krankenkassen (MDK), stellt das MiMa die Koordination durch die Krankenkassen sicher.

Seit 1.1.2017 fordern zwar die Krankenkassen die notwendigen medizinischen Unterlagen für die Begutachtung durch den MDK weiterhin bei den Leistungserbringern an, erhalten jedoch nicht mehr die angeforderten Unterlagen. Fraglich war daher, ob das hierfür entwickelte MiMa insbesondere im Massenverfahren der AU-Begutachtung weiterhin eine zeitnahe Reaktion der Verfahrensbeteiligten sicherstellen kann.

Umschlagsverfahren nunmehr ein Relikt

Die vorübergehende weitere Toleration des Umschlagsverfahrens durch die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit endete am 31.12.2016. Ein über 20 Jahre angewandtes Verfahren gehört nunmehr der Vergangenheit an. Der Zwang zur technischen Neugestaltung des Verfahrens birgt neben vielen Vorteilen aber auch immer Gefahren, welche im Vorfeld nicht immer ausgeschlossen werden können. Die Stichtagsumstellung des Umschlagsverfahrens und damit die praktische Umsetzung des MiMa bot daher wegen eventuell nicht absehbarer Massenphänomene Potential für vielfache Überraschungen.

Mitteilungsmanagement erstaunlich stabil gestartet

Jährlich begutachtet der MDK in mehr als einer Million Fälle die Arbeitsunfähigkeit von Versicherten. Eine Verfahrensumstellung auf das sogenannte Mitteilungsmanagement musste daher von Anfang an eine möglichst vollautomatisierte Verarbeitung der eingehenden Unterlagen ermöglichen, um Verzögerungen in den Verfahren zu vermeiden. Die Rückmeldungen aus den MDK zeigen, dass ca. 90 Prozent aller Poststücke bereits direkt ab dem Start des Verfahrens diesem Anspruch gerecht wurden und die eingehenden Befunde direkt zugeordnet werden konnten. Hierdurch erfolgte ebenfalls automatisiert die notwendige Information an die Krankenkasse.

Interne Verfahren bei den MDK müssen sich etablieren

Nicht nur der Posteingang hat sich verändert, sondern durch die damit einhergehende technische Umstellung auch die Aufbereitung der Daten für den Gutachter. Wurden bisher dem Gutachter regelmäßig die entsprechenden Umschläge mit den Befunden direkt übergeben, so sind nunmehr elektronische Archive und Laptops erforderlich. Zwar traten hierbei einzelne Probleme mit der notwendigen geschützten stabilen Internetverbindung zum Archiv auf, jedoch konnten diese kurzfristig behoben und die Begutachtungen sichergestellt werden. 

Weiterleitungsbogen hat sich bewährt

Der Weiterleitungsbogen war entwickelt und verbindlich vorgegeben worden, um die automatisierte Zuordnung der durch die Leistungserbringer an den MDK übersandten medizinischen Befunde zu ermöglichen. Der fast flächendeckende Einsatz des Weiterleitungsbogens trug daher zu der hohen Quote in der automatisierten digitalen Verarbeitung bei. Die Analyse der Gründe für die manuelle Nacharbeit ergab, dass das Fehlen des Weiterleitungsbogens oder Verwendung eines nicht standarisierten Mustervordrucks vielfach Auslöser war. Auch wurden teilweise Weiterleitungsbögen mehrfach genutzt, sodass eine eindeutige Zuordnung zum Datensatz nicht erfolgen konnte. Eine erneute klarstellende Information an die Ärzte und Umsetzung des standarisierten Mustervordrucks bei allen Krankenkassen sollte daher zukünftig eine weiter steigende Quote der automatisierten Verarbeitung sicherstellen.

Ausnahmen müssen weiterhin beachtet werden

Bei Arztanfragen und Anforderung von Unterlagen zur Unterstützung der Versicherten bei Behandlungsfehlern oder Ansprüchen gegenüber Schadensersatzpflichtigen müssen die Leistungserbringer auch zukünftig die angeforderten Unterlagen bzw. die Anfragen direkt den Krankenkassen übermitteln. Hierbei kam es zu einigen Irritationen, welche sich durch erneute klarstellende Information jedoch zukünftig ebenfalls reduzieren sollten.

Weitere Verbesserungspotentiale

Trotz der bereits erfreulich hohen automatisierten Verarbeitung bietet das Verfahren auch zukünftig Möglichkeiten zur Optimierung. Bestehen erst einmal digitale Autobahnen zwischen allen Verfahrensbeteiligten, wird der Medienbruch bei der Übermittlung der Befunde und des Weiterleitungsbogens sicherlich überprüft werden müssen. Trotzdem erscheint es beruhigend, dass das in Berlin entwickelte Verfahren und der konstruierte Datensatz kein neuer BER geworden sind.

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