Landet eine negative Stellungnahme oder eine Ab- oder Ermahnung in der Personalakte eines Arbeitnehmers, fühlt er sich gelinde gesagt unbehaglich. Was kann er mit Blick auf seine Personalakte durchsetzen und unternehmen?
"Personalakte" im arbeitsrechtlichen Sinne sind alle Urkunden und Vorgänge eines Arbeitgebers, die persönliche und dienstliche Verhältnisse eines Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Dabei ist es unerheblich, ob es nur eine einzige Personalakte oder aber Haupt- und Nebenakten gibt. Ebenfalls ist es ohne Bedeutung, ob die Personalakte in Papierform und/oder computergestützt als Personalinformationssystem geführt wird.
Rechte des Arbeitnehmers
Arbeitnehmer haben das Recht auf Einsicht in die sie betreffende Personalakte. Für die Einsicht braucht kein konkreter Anlass zu bestehen. Der Arbeitnehmer kann auch Abschriften aus seiner Personalakte erstellen oder (gegen Entgelt) Kopien hieraus anfertigen. Allerdings hat der Arbeitgeber das Recht, dass die Einsichtnahme nur in seiner eigenen Gegenwart oder in Anwesenheit einer von ihm beauftragen Person (z.B. aus der Personalabteilung) erfolgt.
Arbeitnehmer haben zudem die Möglichkeit, bei der Einsichtnahme zur Unterstützung ein Mitglied eines etwaig bestehenden Betriebsrates hinzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Das betroffene Betriebsratsmitglied unterliegt insoweit einer besonderen Verschwiegenheitsverpflichtung.
Schutz vor Einsichtnahme durch Dritte
Der Arbeitgeber hat die Personalakte vor dem Zugriff und der Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Dies gilt insbesondere für Angaben über den Gesundheitszustand des Arbeitnehmers. So hatte unlängst das BAG über den folgenden Fall zu entscheiden:
Ein Arbeitnehmer war alkoholkrank. Hierüber gab es zwischen ihm und dem Arbeitgeber einen Schriftwechsel, der Bestandteil der Personalakte war. Der Arbeitnehmer verlangte nun, dass dieser Schriftverkehr aus der Akte entfernt bzw. zumindest dort in einem gesonderten verschlossenen Umschlag aufbewahrt wird. Das BAG folgte insoweit dem zweiten Antrag des Arbeitnehmers.
Ein Arbeitgeber darf diesbezüglichen Schriftverkehr grundsätzlich in der Personalakte aufbewahren, da die entsprechenden Fakten u.a. für eine etwaige krankheitsbedingte Kündigung des Arbeitsverhältnisses zukünftig von Bedeutung sein könnten. Allerdings unterliegen die Angaben laut BAG einer erhöhten Vertraulichkeit und müssen daher durch einen verschlossenen Umschlag gesondert vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt werden (BAG, Urteil v. 12.9.2006, 9 AZR 271/06),