Personalplanung: Zehn pragmatische Tipps für KMU

1.    Machen Sie einen Test.

Sie haben einen extrem hohen Aufwand, um offene Stellen zu besetzen? Erwarten Sie in den nächsten Jahren eine gesteigerte Anzahl an Renteneintritten? Verändert der digitale Wandel bestimmte Aufgaben und benötigte Fähigkeiten? Stellen Sie sich diese Art von Fragen. Sie können auch nur eine mit „Ja“ beantworten? Dann ist eine strategische Personalplanung für Sie sinnvoll.  

2.    Planen Sie jetzt für morgen.

Die Belegschaft ist die „DNA“ eines Unternehmens – umso mehr ist Vorausschau entscheidend für den Unternehmenserfolg. Wenn Sie angesichts des demografischen Wandels und der Digitalisierung nicht den Anschluss auf dem Arbeitsmarkt verlieren möchten, sollte eine strategische Personalplanung schon dann ansetzen, bevor es buchstäblich brennt. Planen Sie jetzt Ihre Zukunft!

3.    Vermeiden Sie Personalengpässe.

Mit der strategischen Personalplanung legen Sie die Anzahl der zukünftig benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fest. Außerdem überprüfen Sie, über welche Kompetenzen und Qualifikationen Ihre Belegschaft in Zukunft verfügen soll. Dadurch erkennen Sie Chancen und Risiken schon zu einem frühen Zeitpunkt. So vermeiden Sie Überraschungen und verfügen jederzeit über ausreichend Personal.

4.    Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Digitalisierung.

Machen Sie sich bereits heute klar, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf Ihr Unternehmen und insbesondere auf Ihre Belegschaft haben könnte. Was hat sich in den letzten Jahren schon verändert? Wie wird es weitergehen? Welche Veränderungen kommen mit großer Wahrscheinlichkeit auf Sie zu? Beantworten Sie diese Fragen, um Ihr Unternehmen fit zu machen.

5.    Behalten Sie die Kompetenzen im Blick.

Durch Digitalisierungsprozesse und neue Technologien werden sich Qualifikationsanforderungen im Beruf maßgeblich verändern. Betrieblich gesehen entsteht die Gefahr von Kompetenzlücken. Auch wenn nicht alle Veränderungen vorhersehbar sind: Nehmen Sie Ihre Beschäftigten bei der digitalen Entwicklung mit. Sobald Sie wissen, welche Qualifikationen Sie in Zukunft benötigen, können Sie Ihr Personal gezielt suchen, finden und weiterentwickeln.

6.    Treffen Sie Vorbereitungen. 

Bevor Sie mit der Planung starten: Legen Sie ein Planungsteam fest. Beziehen Sie – sofern vorhanden – den Betriebsrat ein. Bestimmen Sie den Planungshorizont, der bei mindestens drei Jahren liegen sollte, und halten Sie sich Ihre derzeitige Belegschaft mithilfe von Mitarbeiterstammdaten vor Augen. Legen Sie auch Ihre strategischen Unternehmensziele bereit.

7.    Nutzen Sie das Fünf-Schritte-Verfahren.

Die strategische Personalplanung ist ein einfach anzuwendender Prozess. Durch die strukturierte Beantwortung von fünf zentralen Fragen können Sie Schritt für Schritt  Ihre Planung aufstellen:

• Wie sieht die langfristige Strategie für Ihr Unternehmen aus?
• Wie setzt sich Ihre Belegschaft heute zusammen?
• Welche Belegschaft benötigen Sie in Zukunft?
• Wo haben Sie Handlungsbedarf?
• Welche Maßnahmen setzen Sie um?

8.    Lassen Sie der Planung auch Taten folgen.

Haben Sie mithilfe Ihrer Planung zukünftige Personallücken erkannt? Lassen Sie den Worten Taten folgen – insbesondere, wenn qualifizierte Fach- und Führungskräfte auf dem Arbeitsmarkt nur schwer zu gewinnen sind. Dies ist umso wichtiger, wenn es sich um Bereiche Ihres Unternehmens handelt, die wirtschaftlich und strategisch gesehen besonders wichtig für Sie sind. 

9.    Nutzen Sie kreative Ideen. 

Wollen Sie auf schwierigen Märkten Personal akquirieren? Dann sind vor allem innovative Wege der Ansprache nötig. Nutzen Sie für die Maßnahmenplanung unterschiedliche Formate, um auf kreative Ideen zu kommen. Mithilfe von verschiedenen Mitteln der Moderation und Präsentation lassen sich Ihre möglichen Maßnahmen aus verschiedenen Perspektiven und unter Berücksichtigung Ihrer Unternehmensziele gemeinsam am besten entwickeln.

10.    Starten Sie nicht zu viele Initiativen auf einmal.

Es kommt nicht darauf an, möglichst viele Maßnahmen ins Leben zu rufen. Vielmehr müssen Ihre gewählten Aktivitäten Ihre betrieblichen Herausforderungen auch wirklich lösen können. Richten Sie Ihre Maßnahmen auf die Ergebnisse ihrer Planung aus. Manchmal ist weniger mehr.
 

Die Autoren Professor Jutta Rump und David Zapp haben gemeinsam mit WMP Consult – Wilke Maack GmbH, der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und weiteren Partnern das  IT-Tool PYTHIA entwickelt. Damit können kleinere und mittlere Unternehmen – auch ohne Vorkenntnisse – eine eigene strategische Personalplanung durchführen. Das Tool und dazugehörige Materialien wie ein Handbuch und Schulungsunterlagen sind abrufbar unter  www.personal-pythia.de.