Optimierung bei Reisekostenverwaltung

Weit über 150 Millionen Dienstreisen, so die allgemeine Schätzung, wurden im vergangenen Jahr allein in Deutschland unternommen. Nach dem aktuellen Geschäftsreisereport von Concur lagen die durchschnittlichen Reisekosten pro Geschäftsreisenden 2012 bei durchschnittlich 2.523 Euro im Quartal. Dabei zeigt sich, dass Potenzial zur Kosteneinsparung durchaus vorhanden ist und auch schon genutzt wird. Die Ausgaben für Geschäftsreisen sind nach den Analysen von Concur von 2011 auf 2012 um 4,5 Prozent gefallen. Bei einer Detailbetrachtung für das letzte Quartal 2012 zeigt sich, dass der Hauptanteil des Rückgangs der Ausgaben auf Verpflegung (minus 22 Prozent gegenüber 2011), Unterhaltung (minus 21 Prozent), Flugkosten und Bodenverkehr (beide minus 18 Prozent) entfallen. Auch die Ausgaben für Übernachtungen und Fahrtkosten (PKW) sind in diesem Vergleichszeitraum um elf Prozent zurückgegangen. Daraus leiten die Autoren des Reports den Trend vieler Unternehmen ab, Treffpunkte und Dienstreiseziele näher am Standort oder Wohnort der Mitarbeiter zu suchen, sodass damit Ausgaben für Flüge, Verpflegung oder Unterhaltung seltener notwendig waren. Doch auch die Kosten, die pro Dienstreisenden für Büro und Verwaltung zu Buche schlagen, sind im Vergleich zu 2011 um 13 Prozent auf rund 44 Euro zurückgegangen. Hier dürften die Gründe allerdings weniger im beschriebenen "Closer to Home"-Trend liegen als vielmehr in der zunehmenden Nutzung mobiler Technik und  Verwaltungsmöglichkeiten bei der Reisekostenerfassung und -abrechnung.

Benutzung mobiler Endgeräte hat sich verdreifacht

Immer mehr Anbieter bringen Applikationen für Smartphones und Tablet-Computer auf den Markt, die dem Arbeitnehmer erlauben, die notwendigen Abrechnungsdaten schon unterwegs zu erfassen. Neben den mittlerweile gängigen Möglichkeiten der Online-Genehmigung, Flug- oder Taxibuchung oder des Handy-Tickets für den Bahnreisenden sind es insbesondere die mobilen Möglichkeiten der Beleg- und Reisezeitenerfassung mit entsprechender Auswertung, die tatsächlich Zeit und Aufwendung sparen. Sie werden dementsprechend stärker genutzt, wie der Concur-Bericht zeigt: Der Einsatz von mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet-PC für die Geschäftsreise hat sich im Vergleich zum Vorjahr verdreifacht. Dabei entfallen 72,7 Prozent auf Apple (iOS), 14,6 Prozent auf Android und 12,7 Prozent auf Blackberry.

Firmenspezifische Richtlinien lassen sich integrieren

Die Bandbreite der Angebote reicht von Shareware, die während eines definierten Testzeitraums kostenlos angeboten wird, bis zum Reisekostenmodul oder eigenständigen Produkt. Gleichwohl lassen sich gewisse Standards feststellen: Die meisten Systeme erlauben die Speicherung der Belege als Fotos. Verpflegungspauschalen, oft auch bei Auslandsreisen, werden nach Eingabe der Abwesenheitszeiten automatisch ermittelt. Zunehmend lassen sich auch firmenspezifische Richtlinien wie Buchungsvorschriften oder Kostenlimits integrieren.

Autorin: Katharina Schmitt, Redaktion Personalmagazin

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