HR-Kosten steigen trotz Sparzwang

Die angespannte Wirtschaftslage und der hohe Kostendruck zwingen viele Unternehmen zum Sparen. Laut einer Studie wirkt sich dies jedoch nicht auf die HR-Ausgaben aus. Die HR-Kosten verzeichneten demnach zuletzt sogar einen moderaten Anstieg von 1,6 Prozent. Auch in Zukunft werden viele Personalabteilungen nicht zur Kostensenkung in den Unternehmen beitragen. Das ergab die HR-Kostenstudie 2025 der Managementberatung Kienbaum in Zusammenarbeit mit der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP). 

HR-Kosten: Schwache Wirtschaftslage zwingt zu Reformen

Angesichts schwacher Konjunkturdaten und rückläufiger Absatzmärkte sind viele Unternehmen darauf bedacht, ihre Kosten zu senken. Gleichzeitig werden Faktoren wie geopolitische Spannungen oder neue Handelsbarrieren von außen an die Unternehmen herangetragen und sind damit für diese kaum oder nur eingeschränkt beeinflussbar. Umso wichtiger wird die Fähigkeit, interne Strukturen zu verändern und die Ausgaben auf diese Weise zu reduzieren. "Der zunehmende internationale Wettbewerb verstärkt den Fokus auf Kostenoptimierung", sagt Julian Simée, Director HR & Organisation Transformation bei Kienbaum.

Die Bereitschaft, betriebsintern Veränderungen anzustoßen und umzusetzen, ist dementsprechend hoch: Neun von zehn Unternehmen haben laut der Studie inzwischen Transformationsinitiativen gestartet. Mehr als 40 Prozent gehen dabei so weit, mittels einer grundlegenden Transformation ganze Geschäftsmodelle auf den Prüfstand zu stellen und umzugestalten. Die Personalabteilungen bekommen den innerbetrieblichen Kostendruck hingegen deutlich weniger zu spüren. Mehr als 40 Prozent der befragten Unternehmen rechnen im laufenden Jahr sogar mit steigenden HR- Kosten.

Experten: HR-Kosten kritisch hinterfragen

Kienbaum und DGFP hatten für die Kostenstudie 2025 rund 200 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und mit Sitz im DACH-Raum befragt. Rund 20 Prozent der beteiligten Firmen kamen aus Industrie und Produktion, weitere 32 Prozent aus Handel, Finanzen und Dienstleistungen. Der drittgrößte Teilnehmerkreis entstammte dem öffentlichen Sektor. Die Studie bildet börsennotierte Konzerne mit mehr als 10.000 Mitarbeitenden ebenso ab wie kleine, mittelständische Firmen.

Dabei stellt sich HR als ein relevanter Kostenfaktor dar. Im Durchschnitt machen die Gesamtkosten für die Personalabteilungen rund 1,5 Prozent der Gesamtkosten eines Unternehmens aus. Der HR-Kostenfaktor pro Mitarbeitender im Betrieb beträgt laut der Studie rund 2.600 Euro. Dabei handelt es sich um Investitionen, die Unternehmen trotz der Krise tätigen, um sich zukunftssicher aufzustellen – und die folglich einen klaren Mehrwert für das Unternehmen schaffen müssen, sagt Julian Simée: "Wie jede Unterstützungsfunktion trägt HR wesentlich zum Unternehmenserfolg bei. Zugleich gilt es, die Höhe der HR-Kosten im Verhältnis zu ihrem Beitrag zum Geschäftserfolg kritisch zu hinterfragen."

Reine Personalausgaben sind der größte Posten bei den HR-Kosten

Der größte HR-Ausgabenposten sind mit 72 Prozent laut Studie die reinen Personalkosten. Dementsprechend liegt hier auch der größte Hebel für eine Kostenreduzierung. Doch ein Personalabbau, wie ihn viele Produktionsbereiche in der Autoindustrie oder im Maschinenbau mit dem Verlust von tausenden Arbeitsplätzen aktuell erleben, zeichnet sich bei HR nicht ab. Bei 46 Prozent der befragten Unternehmen ist der Abbau von HR-Personal nicht geplant. Bei weiteren 13 Prozent ist eine Stellenreduzierung in den Personalabteilungen "eher nicht" vorgesehen. Damit ist für 60 Prozent der befragten Unternehmen ein Stellenabbau bei HR eher keine Option.

Die Gründe dafür sind vielfältig. Die Tätigkeitsfelder von Personalern seien in der jüngeren Vergangenheit immer komplexer geworden, sagt Simée: "Mit Themen wie etwa Entgelttransparenz, digitale Transformation, Change-Begleitung oder ESG-Reporting sind mehr Aufgaben für HR dazugekommen." Gleichzeitig binde ausgerechnet der Stellenabbau in vielen Konzernen weitere HR-Kapazitäten, weil Arbeitszeugnisse ausgestellt, neue Tarifvereinbarungen umgesetzt oder Transfergesellschaften organisiert werden müssen. Das alles führt dazu, dass Kapazitäten nicht reduziert werden, sagt Simée: "Zu HR gehören zudem viele rechtlich relevante Themen, die technologisch mitunter noch nicht abgebildet werden können, sodass sie die Aufmerksamkeit von HR-Personal binden."

Tech-Einsatz und IT haben oft nicht den gewünschten Effekt auf HR-Kosten

Gleichzeitig bekennt sich eine überwiegende Mehrheit der befragten Unternehmen zu mehr Kosteneffizienz durch HR-Technologie und automatisierte Workflows. So machen Payroll-Systeme rund 19 Prozent der Kosten für HR-IT-Systeme aus. Bei Recruiting und Onboarding sind es zwölf Prozent und bei Zeitwirtschaft und Einsatzplanung ebenfalls zwölf Prozent.

Doch der Einsatz von Technik hat oftmals nicht den kostendämpfenden Effekt, den sich Personalverantwortliche davon versprechen, so die Studie. Es fehlten nicht selten eine langfristige Strategie und darauf fußend strukturelle Entscheidungen. Ob Strukturoptimierung, Prozessverbesserung oder Technologieeinsatz – es bleibe bei Einzelmaßnahmen, die zwar konkret dazu beitragen, die bestehenden Abläufe effizienter zu gestalten. Sie greifen aber nicht weit genug, um Strukturen umfassend zu verändern und sicherten lediglich den operativen Betrieb. "Kosten sinken nicht durch Initiativen, sondern nur durch strukturelle Entscheidungen", heißt es. Für gestaltende und zukunftsgerichtete Themen werde oft nur wenig Geld in die Hand genommen, so die Autoren der Studie: "Strategisch integrierte, analytische oder wertschöpfungsnahe Systeme spielen bei den Investitionen hingegen nur eine untergeordnete Rolle." 

Auch KI kann HR-Kosten nicht drücken

Vor diesem Hintergrund bleibt auch der Einsatz von KI in HR deutlich zurück. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen investiert nicht in KI. Zwar bekennt sich rund ein Fünftel der befragten Unternehmen (19 Prozent) zu KI und zeigt das auch in Form von Investitionen von Größenordnungen über eine Million Euro. Doch das Potenzial, das KI für Produktivitätssteigerung und für eine qualitative Verbesserung von HR-Leistungen biete, bleibe dennoch zu häufig ungenutzt, heißt es: "Für nachhaltige Wirkung bedarf es einer klaren HR-IT- und KI-Strategie sowie Investitionen, die operative Stabilität sichern und zugleich gezielt in skalierbare, integrierte und wirkungsstarke Technologien investieren." Produktivität werde stattdessen durch zusätzlichen Personaleinsatz gewährleistet.

HR-Abteilungen stärker in die Pflicht nehmen

In Zukunft lasse sich eine nachhaltige Wirkung nur erzielen, wenn finanzielle Mittel neu verteilt würden – hin zu Steuerungs-, Planungs- und Transformationsaufgaben. Julian Simée will außerdem die HR-Abteilungen stärker in die Pflicht nehmen. "HR tut sich mitunter schwer damit, auf das eigene Portfolio zu schauen und dieses kritisch zu hinterfragen." Es gebe nicht selten die Neigung, sich in Themen hineinzuarbeiten. "Stattdessen würde ich mir wünschen, dass HR-Abteilungen kontinuierlich unternehmerisch denken und sich fragen, welchen Mehrwert für das Unternehmen sich auch mit HR erzielen lässt." Das sei in der Praxis nicht immer der Fall. "Dann werden Berichte produziert, die kein Mensch liest."

Kienbaum und DGFP raten auch zu mehr Transparenz bei den HR-Kosten: "Auf dieser Basis ist eine klare Härtegrad-Logik zu definieren, die Effizienzziele und realistische Zielkorridore vorgibt." Die Ressourcen müssten nach ihrem Wertbeitrag für das Unternehmen neu ausgerichtet werden. Das ermögliche eine Priorisierung zugunsten von geschäftskritischen Kernleistungen.

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