Die Dynamik der heutigen Geschäftswelt stellt Organisationen in vielerlei Hinsicht auf die Probe und zwingt diese, sich kontinuierlich anzupassen und zu innovieren. Um erfolgreich zu bleiben, besteht eine zentrale Herausforderung dieses stetigen Veränderungsprozesses darin, die richtigen Skills zu identifizieren, zu entwickeln und zu nutzen̶. Als Skills werden dabei alle erlernbaren Fähigkeiten verstanden, die Personen dazu befähigen, Aufgaben zu erledigen oder Ziele zu erreichen.
Ganzheitliches Skill Management: Merkmale und Vorteile
Skill Management dient der Identifizierung, Entwicklung und Verwaltung von derartigen Fähigkeiten innerhalb einer Organisation. Es wird mit dem primären Ziel betrieben, die richtigen Skills zur richtigen Zeit am richtigen Ort abrufen zu können, um so die Effizienz und Produktivität zu steigern. Laut dem Mercer Skill Snapshot Survey 2024/2025 nutzen Unternehmen Skills am häufigsten für Karriereentwicklung, Recruiting, Personalentwicklung und Performance Management.
Dabei umfasst ein ganzheitliches Skill Management sowohl die strategische Definition benötigter Fähigkeiten (Skill Demand) als auch die Analyse vorhandener Skills von Mitarbeitenden (Skill Supply). Der Abgleich zwischen Angebot und Bedarf offenbart wertvolle Einblicke in potenzielle Defizite eines Unternehmens und hilft, geeignete Maßnahmen abzuleiten, diesen Skill Gap zu reduzieren.
Die wichtigsten Vorteile eines ganzheitlichen Skill Managements sind:
- Effizienz steigern: Die richtigen Fähigkeiten werden zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt; Effizienz und Produktivität werden erhöht.
- Wettbewerbsfähigkeit sichern: Durch die kontinuierliche Entwicklung von Fähigkeiten können Unternehmen schnell auf Veränderungen im Markt reagieren und innovative Lösungen anbieten.
- Mitarbeiterbindung erhöhen: Mitarbeitende, die ihre Fähigkeiten entwickeln und erweitern können, sind zufriedener und loyaler gegenüber ihrem Arbeitgeber.
Job-Architektur als Fundament
Skill Management orientiert sich konkret am Bedarf der betreffenden Organisation. Entsprechend greift ein One-size-fits-all-Ansatz zu kurz, unterscheiden sich doch die benötigten Fähigkeiten beispielsweise in der Produktion von Automobilen signifikant von jenen in der Versicherungswirtschaft. Ein Merkmal ist jedoch in diesem Zusammenhang für alle Organisationen gleich: Es bedarf der Entwicklung einer verlässlichen Struktur, eines Ordnungsrahmens, um die erwünschten Vorteile des Skill Managements realisieren zu können.
Viele Unternehmen nutzen bereits Strukturen, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten definieren. Oft sind diese in Job- oder Stellenprofilen formalisiert und bilden zusammen eine Job-Architektur, die sowohl die inhaltlichen Ausrichtungen der Jobs in einem Unternehmen definieren als auch die Karrierestufen, auf denen unterschiedliche Jobs lokalisiert werden können. Viel zu häufig werden Job- oder Stellenprofile jedoch nur in der Rekrutierung und für die Gehaltseinstufung genutzt und verschwinden dann in den Untiefen des eigenen HR Systems.
Eine Job Architektur kann jedoch viel mehr: Richtig gestaltet, kann sie als Rückgrat für die gesamte Klaviatur der HR-Prozesse genutzt werden. Die Voraussetzung zur Nutzung im Skill Management ist jedoch, dass die enthaltenen Job-Profile um Skills ergänzt werden. Hierzu werden über die im Job-Profil beschrieben Aufgaben Skills identifiziert, die zu deren erfolgreichen Erledigung notwendig sind.
Vorteile einer Skills-powered Job-Architektur
Der Aufbau einer Skills-powered Job-Architektur bietet verschiedene Vorteile, wie zum Beispiel:
- Transparenz über relevante Skills: Eine Skills-powered Job-Architektur definiert die für ein Unternehmen wichtigsten Fähigkeiten und schafft Transparenz darüber, welche Anforderungen erfolgskritisch sind.
- Vereinheitlichung von Anforderungen: Eine Skills-powered Job Architektur legt fest, welche Skills in welcher Ausprägung in welchem Job auf welchem Karrierelevel von Mitarbeitenden zu erfüllen sind. Damit können Erwartungen klar gesteuert und Anforderungen transparent kommuniziert werden.
- Gezieltes Re- und Upskilling: Eine Skills-powered Job-Architektur hilft Organisationen, ihre Investitionen in die Aus- und Fortbildung ihrer Mitarbeitenden gezielt auf jene Skills zu richten, die wirklich relevant und erfolgskritisch sind.
Die richtigen Skills für Job-Profile identifizieren
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Skills zu identifizieren. Eine Option besteht darin, Kataloge externer Anbieter zu nutzen, um so effizient einen Startpunkt für den Aufbau des eigenen Skill Managements zu definieren. Vermehrt setzen Organisationen auch auf den Einsatz KI-basierter Lösungen, die in der Lage sind, auf Basis von Job-Profil-Inhalten relevante Skills vorzuschlagen.
Bei der Abwägung, welche Option die geeignete für die eigene Organisation ist, sollten Entscheider nicht zuletzt den Aufwand im Kontext der andauernden Pflege und Weiterentwicklung ihrer Architektur und deren Inhalte im Blick behalten. Weiter gilt zu berücksichtigen, dass der Aufbau einer Skills-powered Job-Architektur nicht als reine HR-Aufgabe begriffen werden kann. Spätestens bei der Auswahl der richtigen Skills für bestimmte Job Profile gilt es, entsprechende Wissensträger aus dem Business und relevanter Zentralfunktionen einzubinden.
Herausforderungen im Aufbau einer Skills-powered Job-Architektur
Bereits hieran wird evident, dass im Kontext des Auf- und Ausbaus einer Skills-powered Job Architektur auch Herausforderungen zu bewältigen sind. Diese liegen - neben der Identifikation relevanter Skills - in den folgenden wesentlichen Punkten:
- Bestehende Systeme und Prozesse: Im Rahmen der Integration einer Skills-powered Job-Architektur in bestehende HR-Systeme und -Prozesse müssen Unternehmen die Leistungsfähigkeit und Limitationen der eigenen HR-Systeme kennen und berücksichtigen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass eine unzureichende technische Operationalisierung die intendierte Wirkung der Skills-powered Job-Architektur einschränkt und entsprechend Ambition und Realität aneinander vorbeigehen. Zusätzlich sollten Unternehmen prüfen, inwiefern die eigenen HR-Prozesse, zum Beispiel im Recruiting, in der Weiterbildung oder Leistungsbewertung etc., mit der neuen Architektur kompatibel sind und wie Skills auch in diesem Kontext zielführend integriert werden können.
- Kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung: Die Arbeitswelt verändert sich rasant. Entsprechend unterliegt auch die Nachfrage nach spezifischen Skills einer stetigen Veränderung. Unternehmen müssen daher Mechanismen entwickeln, um diesbezügliche Veränderungen aktiv zu verfolgen und ihre Job-Architektur weiterzuentwickeln. Dies erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch eine Kultur des lebenslangen Lernens, in der Mitarbeitende ermutigt werden, ihre Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern und Neues zu erlernen.
- Kulturelle Veränderung und Widerstand: Die Einführung einer Skills-powered Job-Architektur und Skill-basierter HR-Prozessen geht einher mit erheblichen Veränderungen für das Unternehmen und die Mitarbeitenden. Dieser Wandel muss gezielt adressiert werden, um Widerstände früh zu identifizieren und konstruktiv mit ihnen umzugehen. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden die neuen Systeme und Prozesse verstehen und nutzen können. Zusätzlich gilt es, geeignete Kommunikationskanäle für die diversen Zielgruppen im Unternehmen zu identifizieren und für ein angemessenes Veränderungsmanagement zu nutzen.
Ganzheitliches Skill Management als Zukunftsmodell
Die Etablierung einer Skills-powered Job-Architektur ist ein entscheidender Schritt für Organisationen, die in einer sich schnell verändernden Welt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Durch ein ganzheitliches Skill Management, das die Identifikation, Entwicklung und Nutzung von Fähigkeiten in den Mittelpunkt stellt, können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz und Innovationskraft steigern, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung ihrer Mitarbeitenden erhöhen. Die Kombination aus technologischen Lösungen und einem klaren Fokus auf der Entwicklung von Skills wird es Unternehmen ermöglichen, sich erfolgreich an die Herausforderungen der Zukunft anzupassen.
