Unsystematisches Vorgehen bei der Auswahl von Anbietern für Dienstreisen und der Buchung kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern stellt auch ein Sicherheitsproblem dar. Doch vielen Unternehmen, so eine Umfrage von Egencia, ist das Problem überhaupt nicht bewusst.
Rahmenverträge mit Hotels oder Firmenrabatte mit Transportunternehmen werden in einem Großteil der deutschen Unternehmen bei der Buchung von Dienstreisen nicht genutzt. In einer Befragung von 270 Managern, die der Anbieter für Geschäftsreisemanagement Egencia durchführte, gaben 51 Prozent an, dass in ihrem Unternehmen trotz dedizierter Geschäftsreisepartner die Dienstleister der Reisen über andere Kanäle gesucht und gebucht werden.
Trügerische Hoffnung auf Einsparungen
Hauptbeweggrund der Buchenden sei dabei die Hoffnung, so Kosten sparen zu können. Tatsächlich, so Egenica, entstünden aber durch das sogenannte Maverick Buying (wilder Einkauf), bei dem ungeachtet der Reisebestimmungen des Unternehmens eigenmächtig Dienstleistungen gekauft werden, Kosten durch nicht genutzte Rabatte, für die Recherchezeit der Mitarbeiter und bei der Rechnungsabteilung für die Zusammenfassung und Buchung der Einzelbelege.
Reisesicherheit beeinträchtigt
Hinzu komme, so Florian Storp, Geschäftsführer Egencia Deutschland, auch ein Sicherheitsproblem. Denn mangels Einblick in die Dienstleisterangebote und Buchungen durch den Arbeitgeber sei die Sicherheit in Notfallsituationen nicht mehr gewährleistet. Gerade die Reisesicherheit der Mitarbeiter scheint noch ein unterschätztes Problem zu sein: Lediglich 48 Prozent der Befragten erkannten dies als mögliche Folge unabgesprochener Buchungen.
Reiserichtlinien können helfen
Um Maverick Buying bei der Reisebuchung im Unternehmen zu vermeiden, empfiehlt Storp deutlich formulierte Reiserichtlinien, die klar kommuniziert werden und deren Einhaltung überprüft wird. Für die Kostenkontrolle sei zudem ein Überblick aller Reisekosten unerlässlich.