Internationale Fachkräfte einstellen

Der Fachkräftemangel in Deutschland spitzt sich zu – und die Lösung liegt zunehmend außerhalb der Landesgrenzen. Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial internationaler Talente. Doch wer denkt, dass damit das Problem gelöst ist, sieht sich schnell mit einer anderen Herausforderung konfrontiert: einem undurchsichtigen, langwierigen und fehleranfälligen Visums- und Einwanderungsprozess. Warum tun sich so viele Unternehmen schwer – und was können Personalabteilungen konkret tun?

Rund 1,4 Millionen offene Stellen zählte das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zuletzt. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Auszubildenden, immer mehr junge Menschen entscheiden sich für ein Studium. Der demografische Wandel verstärkt den Effekt zusätzlich. Die Folge: Viele Positionen lassen sich national schlicht nicht mehr besetzen – insbesondere in der Pflege, im Handwerk oder in der Logistik.

Internationale Talente als Chance

Dabei liegen die Vorteile internationaler Fachkräfte auf der Hand: Kulturelle Vielfalt, internationale Erfahrung, neue Perspektiven und globale Netzwerke stärken die Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit. Trotzdem rekrutierten laut einer Studie des IAB im Jahr 2024 nur etwa sechs Prozent der deutschen Unternehmen aktiv im Ausland. Woran liegt das?

Die Gründe sind vielfältig – doch zwei stechen besonders hervor: Erstens fällt es vielen Unternehmen nach eigenen Angaben schwer, die Qualifikationen internationaler Bewerberinnen und Bewerber richtig einzuschätzen. Zweitens schrecken der hohe bürokratische Aufwand und komplexe rechtliche Vorgaben viele Betriebe ab. Laut der IAB-Studie kennt nur etwa jedes sechste Unternehmen das sogenannte "beschleunigte Fachkräfteverfahren". Dabei wurde dieses bereits 2020 im Rahmen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes eingeführt, um Prozesse zu vereinfachen. In der Praxis jedoch sorgt es nicht selten für noch mehr Komplexität.

Rekrutierung von Fachkräften aus Drittstaaten: langwieriger Prozess

Die Einstellung von Fachkräften aus Drittstaaten ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem viele Instanzen involviert sind: Ausländerbehörden, Bundesagentur für Arbeit, Anerkennungsstellen und Konsulate – jede mit eigenen Zuständigkeiten und Anforderungen. Hier den Überblick zu behalten ist nicht einfach. Hinzu kommen:

• Lange Wartezeiten bei Behörden infolge von Personalmangel und schleppende Digitalisierung.
• Schwierige Erreichbarkeit von Ansprechpartnern bei den jeweiligen Behörden.
• Unterschiedliche Anforderungen je nach Konsulat oder Behörde.
• Komplexe Antragsunterlagen, die vollständig und fehlerfrei eingereicht werden müssen.

Fehlt nur ein Dokument oder ist ein Formular falsch ausgefüllt, kann das den gesamten Prozess um Wochen oder Monate verzögern. Viele Unternehmen scheuen daher den Aufwand – oder starten den Prozess zu spät.

Bürokratische Hürden erfolgreich meistern: Tipps

1. Frühzeitig planen: Der Visumsprozess kann mehrere Monate dauern – selbst im beschleunigten Verfahren. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Planung und starten Sie parallel zur Vertragsverhandlung die Vorbereitung der Visums- und Einreiseformalitäten.
2. Genauigkeit geht vor Geschwindigkeit: Jede Visa-Art hat ihre eigenen Voraussetzungen. Prüfen Sie frühzeitig die Anforderungen und sorgen Sie für vollständige Unterlagen. Eine sorgfältige Vorbereitung beugt Rückfragen vor und spart im weiteren Verlauf wertvolle Zeit – und Nerven.
3. Wartezeit sinnvoll nutzen: Nutzen Sie die Zeit bis zur Einreise für ein erstes digitales Onboarding – etwa durch Sprachtrainings, Video-Calls mit dem Team oder eine virtuelle Unternehmensvorstellung. Auch die kostenlose Willkommensmappe der Bundesregierung bietet Hilfestellung für einen gelungenen Start.
4. Talente aktiv begleiten: Der Umgang mit Behörden, Sprachbarrieren und ungewohnten Abläufen kann für internationale Fachkräfte herausfordernd sein. Persönliche Unterstützung – etwa durch Übersetzungen, Begleitungen zu Terminen oder feste Ansprechpartner:innen – schafft Vertrauen und sorgt für Orientierung.
5. Externe Expertise einbinden: Ziehen Sie externe Unterstützung hinzu – zum Beispiel über Plattformen wie "Make it in Germany", lokale Welcome Center oder rechtliche und digitale Beratungsangebote. So lassen sich typische Stolperfallen vermeiden und Prozesse deutlich beschleunigen.

Das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz ist ein Schritt in die richtige Richtung – doch es bleibt ein weiter Weg von der Theorie zur Praxis. Klar ist: Ohne internationale Talente wird es künftig kaum noch möglich sein, den Fachkräftebedarf in Deutschland zu decken. Wer also jetzt in Wissen, Struktur und Expertise investiert, schafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

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