Praxisbeispiele für neue Arbeitszeitmodelle

Viele digitale Tools nehmen Arbeit ab und machen flexibler. Dennoch sind Achtstundentage an fünf Tagen die Woche seit Jahrzehnten Normalität. Nun testen einige Firmen teilweise radikal verkürzte Arbeitszeit bei gleichem Lohn. Mit Erfolg?

1930 prophezeite der britischen Ökonom John Mayard Keynes, dass wir dank moderner Technologien künftig nur noch 15 Stunden die Woche arbeiten würden. Er sollte nicht recht behalten – zumindest noch nicht. Denn derzeit ist seine These populärer denn je. Wenn Roboter und Algorithmen immer mehr Aufgaben übernehmen, sind neue Konzepte für Arbeit und Arbeitszeit gefragt.

Endlich weniger arbeiten?

Viele Arbeitnehmer wünschen sich mehr Freizeit, wie eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in Nürnberg ergab. Die Hälfte der männlichen und gut 40 Prozent der weiblichen Beschäftigten würden ihre wöchentliche Arbeitszeit demnach gerne um mindestens 2,5 Stunden reduzieren.
Vor diesem Hintergrund wagen sich nun einige Unternehmen im deutschsprachigen Raum an eine verkürzte Arbeitszeit heran. Vorbilder kommen nicht nur aus den USA, sondern auch aus Australien und Schweden: eine Toyota-Werkstatt in Göteborg, die schwedische Werbeagentur Oss auf Gotland, das Finanzberatungsunternehmen Collins SBA in Tasmanien. Stephan Aarstol, Gründer von Tower Paddle Board, inspirierte viele mit seinem Buch „The five-hour workday: live differently, unlock productivity, and find happiness“.

Rheingans Digital Enabler testen die 25-Stunden-Woche

Seit Kurzem hat auch Bielefeld ein Unternehmen, das sich dieser Bewegung angeschlossen hat. Lasse Rheingans übernahm im Oktober 2017 die Geschäftsführung der Agentur „Überblick“. Neben dem neuen Portfolio für digitalen Wandel und dem neuen Firmennamen „Rheingans Digital Enabler“ zog bald auch die 25-Stunden-Woche in die Kommunikationsagentur ein. ­„Nine-to-five heißt im Agentur-Business oft nine-to-eight. Und das macht die Leute kaputt“, ist Lasse Rheingans überzeugt, der als Agentur-Gründer die Branche bestens kennt. In seinem vorherigen Job hatte er schon zwei freie Nachmittage und festgestellt, dass sein Privatleben dadurch intensiver wurde und er trotzdem sein Arbeitspensum schaffte. Er wollte den Fünf-Stunden-Tag ausprobieren und stellte in Gesprächen mit seinen neuen Mitarbeitern fest, dass er mit dieser Idee auf Gegenliebe stieß. So startete im November 2017 der Versuch: 25-Stunden-Woche bei vollem Lohnausgleich.

Wie aus 8 Stunden 5 werden

Nur fünf Stunden am Tag arbeiten und das Gleiche schaffen wie in acht – wie kann das gehen? Rheingans setzt den Hebel vor allem bei Meetings, Arbeitseinteilung, Pausenkultur und zeitsparenden Tools an. „Bei einem normalen Achtstundentag benötigen wir viele Pausen. Da wird viel Zeit entspannt vertrödelt“, meint der Geschäftsführer. Wer diese Zeit zum intensiven Arbeiten nutze, komme schon locker auf ein bis zwei Stunden pro Tag. Gemütlich Kaffeekochen, mit den Kollegen plauschen, E-Mails und News scannen – derartige Rituale gehörten mit zu den größten Zeitfressern. Standardmäßig ein Stunde pro Meeting zu reservieren, lasse sich auch vermeiden. Oft sei es mit 15 bis 30 Minuten auch getan. Bei den Agenturleuten in Bielefeld geht es um acht Uhr morgens los, um halb neun treffen sich alle zum Stand-up: Projektleitung und Teammitglieder gehen die Prios und Aufgabenverteilung für den Tag durch.

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Auch den Kundenkontakt haben die Digital Enabler optimiert. „Unser Ticketsystem hat uns sehr viel Zeit gekostet, dieses ewige Hin und Her mit Fragen und Rückfragen. Der Griff zum Telefonhörer spart oft viel Tipperei – da kann man in einer halben Stunde so viel wegschaffen wie sonst in zwei.“ Tools wie Slack, Headset oder Spezialsoftware kommen bedarfsorientiert von technischer Seite hinzu. Und ein weiteres Learning: Wer häufig aus der Arbeit gerissen wird, braucht oft lange, um wieder den Flow zu finden. Die rund 15 Mitarbeiter, darunter Programmierer und Konzeptioner, sind deshalb angehalten, eine möglichst störungsfreie Arbeitsatmosphäre zu schaffen: keine Musik, ausgeschaltete Benachrichtigungsfunktionen auf dem Handy und wenig Gespräche zwischendurch. Viele „Digital Enabler“ seien ihm dankbar, dass sie konzentriert arbeiten könnten und nicht vollgequatscht würden.

Lasse Rheingans Rheingans Digital Enabler
"Bei diesem Fünf-Stunden-Modell kann man nichts verstecken. Es wird sofort klar, wo es hakt und welche Mitarbeiter einfach zu viel Arbeit haben", sagt Lasse Rheingans. "Das ist wie eine Lupe auf Missstände."

„Der soziale Kontakt ist natürlich wichtig. Das passiert dann aber hauptsächlich nach 13 Uhr.“ Mittwochs und freitags setzen sich zudem nach der offiziellen Arbeitszeit Vertreter aus den verschiedenen Teams zusammen, um über die Arbeitsorganisation zu reden. Sie tauschen sich aus, wo Probleme entstanden sind und warum, wo Kompetenzen fehlen, was den Mitarbeitern geholfen hat und wo man sich noch unter die Arme greifen könnte. „Bei diesem Fünf-Stunden-Modell kann man nichts verstecken. Es wird sofort klar, wo es hakt und welche Mitarbeiter einfach zu viel Arbeit haben. Das ist wie eine Lupe auf Missstände.“ Als „Fünfstundenpapst“ sieht sich Lasse Rheingans dennoch nicht, denn strenge Vorgaben lehnt er ab. Er hat sich auch schon überlegt, die Arbeitszeiten ganz abzuschaffen. Doch da hat er Angst, dass die Mitarbeiter automatisch wieder mehr arbeiten. „Vielleicht gäbe es dann wieder diesen internen Wettkampf,  je früher, desto cooler und je länger, desto besser.“ Genau das möchte der Geschäftsführer vermeiden. Es geht ihm darum, die Mitarbeiter für die schlummernden Potenziale und eine neue Organisationsform zu sensibilisieren. „Da lernen wir jeden Tag noch etwas Neues.“

Bilanz gibt Anlass zu Optimismus

Mit dem bisherigen Verlauf seines Experiments ist Rheingans sehr zufrieden. Die Entwicklung des Umsatzes decke sich mit der Planung, die vor dem Fünf-Stunden-Tag entstand. Belastbare Zahlen hat er zwar noch nicht, aber dies hält er bei Betriebsübernahmen generell für schwierig, da verschiedene Umstrukturierungsmaßnahmen zusammenkämen. Die Anzahl der Bewerbungen sei jedoch drastisch gestiegen, davon könnten andere Arbeitgeber nur träumen. Und auch das Feedback der Mitarbeiter gibt dem Geschäftsführer Anlass zu großem Optimismus: „Die Mitarbeiter sind ausgeglichener und motivierter, weil sie nicht ständig ihren persönlichen Krempel im Kopf haben, den sie inzwischen entspannt am Nachmittag erledigen. Viele bilden sich jetzt in ihrer freien Zeit weiter – nicht, weil ich das erwarte, sondern einfach, weil sie Bock darauf haben.“ Auch die Kunden hätten sich bisher nicht beschwert und überhaupt nicht wirklich gemerkt, dass sich für sie etwas verändert habe.

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Inwiefern diese Effekte von Dauer sind, interessiert nicht nur Lasse Rheingans, sondern auch Sascha Armutat, Professor für BWL, Personalmanagement und Organisation an der Fachhochschule Bielefeld. Gemeinsam mit Rheingans Digital Enabler will er herausfinden, welche Effekte sich bei dem Experiment einstellen und inwiefern sich daraus Schlussfolgerungen für andere Organisationen ableiten lassen. „Momentan stehen die Mitarbeiter unter starker Beobachtung und das könnte dazu beitragen, dass sie in dieser Vorfront-Situation die fünf Stunden Arbeitszeit besonders gut nutzen. Doch was passiert, wenn diese Arbeitsweise zur Gewohnheit wird? Wie schnell tritt der Gewöhnungseffekt ein und wird dann die neue Arbeitszeit zum Besitzstand? Was passiert, wenn das Modell nicht mehr funktioniert und Mehrarbeit nötig wird?“, stellt der Professor einige Fragen, die ihn beschäftigen. Besonders neugierig ist er bezüglich der neuen Zeiteinteilung. „Uns interessiert, wie die Mitarbeiter das Modell leben und ob die ganze Kulturarbeit am Unternehmen dann außerhalb der offiziellen Arbeitszeit stattfindet“, so der Forscher. Socializing, Projektvorbereitungen, abendliches Kopfzerbrechen über die Gestaltung des nächsten Tages – viele Aufgaben könnten nun außerhalb der vermeintlichen Arbeitszeit liegen, sodass sich die Mitarbeiter doch mehr Zeit mit dem Unternehmen beschäftigen, als sie vor Ort sind. „Das ist der interessante Beweis, den das Modell erbringen muss, um nicht nur kurzfristig erfolgreich zu sein: Kriegt man die Kulturarbeit auch hin, ohne dass man dafür Puffer in den Arbeitsalltag einbaut?“

Baut die neue Freiheit mehr Zwang und Druck auf?

Ein Augenmerk möchte er auch auf verschiedene Tätigkeiten legen. „Bei Routineaufgaben kann ich mir gut vorstellen, dass man die Arbeit derart komprimieren kann. Sobald man aber auf eine hohe Interaktion angewiesen ist und Aufgaben hat, die von kreativen Impulsen aus Gesprächen leben, ist ein ganz enges Zeitgerüst nicht nur fokussierend, sondern auch belastend.“ Möglicherweise erlebten die Mitarbeiter dann die Leitlinie, die Kollegen während der Arbeitszeit möglichst wenig anzusprechen, doch als Zwang und Druck. Für eine Agentur sei es auch sehr ungewöhnlich, die Arbeitszeit auf eine bestimmte Lage, nämlich auf die Zeit von 9 bis 13 Uhr zu verorten. „Die Erwartung der Kunden in diesem Umfeld geht eher Richtung 24/7. Die Frage ist auch, wie die begrenzten Zeiten der Erreichbarkeit bei den Kunden ankommen.“
Zu den Erfolgsbedingungen des Modells gehören laut dem Professor für Personalmanagement auch die Art und Weise der Führung, die Vergütungsgestaltung und die gesamte Unternehmenskultur. Er möchte unter die Lupe nehmen, welche Zusammenhänge hier bestehen. Bei agilen Arbeitsmethoden in anderen Unternehmen hat er beobachtet, dass gerade Prozessstandards eine wichtige Rolle bei der indirekten Führung spielen. Begeisterung der Mitarbeiter, Arbeitsstrukturen und Prozessstandards – diesen Dreiklang hat er besonders im Blick, wenn er demnächst mit Bachelor- und Masterstudenten die Forschungsarbeit aufnimmt. In dem Zusammenhang gelte es auch, die rechtliche Perspektive nicht aus dem Auge zu verlieren und zu fragen, was diese neue Zeiteinteilung für Arbeitsordnung und Arbeitsvertrag bedeutet.  

Stufenweise Einführung der 30-Stunden-Woche bei E-Magnetix

In Österreich könnte es bald ein ähnliches Forschungsprojekt geben: Die E-Magnetix Online Marketing GmbH aus Bad Leonfelden in der Nähe von Linz plant demnächst die 30-Stunden-Woche bei vollem Lohnausgleich einzuführen. Die Arbeiterkammer und eine Unternehmensberatung sind interessiert, das Projekt zu begleiten. Der Ansatz ist gleich, die Auslöser und Vorgehensweise jedoch etwas anders. „Wir sind wie viele Unternehmen vom Fachkräftemangel betroffen. In manchen Bereichen tun wir uns schwer, Mitarbeiter zu finden. Oft hatten wir auf eine Ausschreibung nur eine Bewerbung über Monate hinweg“, so der 36-jährige Geschäftsführer Klaus Hochreiter. Er habe sich Sorgen gemacht, wie er die gewohnte Qualität den Kunden so noch bieten könne. Er ist überzeugt, jüngere Menschen fragten nicht mehr so stark nach Gehalt oder Statussymbolen, sondern nach Flexibilität und Zeit. Häufig forderten Kandidaten genau dies im Bewerbungsgespräch ein. Durch die kürzlich veröffentlichte Langzeitstudie der Bundesarbeitskammer in Wien fühlt sich Hochreiter bestätigt: Demnach möchten 36 Prozent aller Frauen und 39 Prozent aller Männer, die über 32 Stunden arbeiten, ihre Arbeitszeit reduzieren. „Da ist es an der Zeit, dass man an der 40-Stunden-Woche etwas ändert“.

Die Ansatzpunkte: Tools, neues Zeitmanagement und langfristiges finanzielles Investment

E-Magnetix hat drei Ansatzpunkte entwickelt, um eine derartige Arbeitszeitverkürzung auszuprobieren: Tools, die Arbeit und Zeit einsparen, ein neues Zeitmanagement mit unterbrechungsfreien Zeiträumen und ein langfristiges finanzielles Investment. Im Vergleich zu Rheingans Digital Enablers gibt es somit drei zentrale Unterschiede: Von Anfang an planen die Österreicher mit ein, dass zunächst nicht unbedingt die gleiche Menge an Arbeit geschafft werden könne. „Wir sind ein kleines inhabergeführtes Unternehmen. Mir und meinem Partner sitzen keine Stakeholder im Nacken. Wir verzichten lieber ein paar Jahre auf einen Teil der Gewinne, wenn es sein muss. Aber der Fachkräftemangel wird uns auch etwas kosten. Und da kann uns niemand helfen, auch nicht die Politik.“ 

Zweiter Ansatzpunkt: schrittweise Umsetzen und Mitarbeiter einbinden

Die Österreicher gehen zudem vorsichtiger an die Sache heran als das Pendant aus Bielefeld: mit einer stufenweisen Einführung. „Die Mitarbeiter waren vom ersten Moment an eingebunden. Im vergangenen Sommer haben wir gemeinsam überlegt, was wir bei unserer täglichen Arbeit ändern können, um effizienter zu werden. Da ist eine tolle Liste an Optimierungsmöglichkeiten zusammengekommen.“ Auf dieser Grundlage erfolgte im Herbst ein erster Testballon. Doch da die Mitarbeiter danach zunächst etwas demotiviert waren – schließlich mussten sie nun wieder mehr arbeiten – möchte E-Magnetix das Ganze in zwei Schritten umzusetzen: ab Juni 2018 die 34 Stunden-Woche und bei erfolgreichem Verlauf ab Oktober 2018 die 30-Stunden-Woche.

Gesellschafter eMagnetix
Vor allem die Flexibilität ihrer Mitarbeiter ist den Gesellschaftern von E-Magnetix, Klaus Hochreiter und Thomas Fleischanderl (von links), wichtig: "Die wollen wir unseren Leuten auf keinen Fall nehmen."

Ein weiterer Unterschied zum „Rheingans-Ansatz“: „Der Pilot im Herbst 2017 hat gezeigt, dass Flexibilität für die Mitarbeiter eine große Rolle spielt. Die wollen wir unseren Leuten auf keinen Fall nehmen“, sagt der Chef der Online-Marketing-Agentur. Bisher gibt es eine Fünf-Tage-Woche mit Gleitzeit. Innerhalb dieses Modells sei es möglich, auch mal früher zu gehen, bis zu acht Stunden zu arbeiten oder weniger als sechs Stunden – das bleibe jedem Mitarbeiter selbst überlassen. Manche Mitarbeiter hätten früher schon gesagt, sie wollten keine Mittagspause. Das sei nun endlich möglich, da man laut offizieller Pausenregelung erst nach sechs Stunden pausieren muss. „Wenn man das umrechnet, sind das auch noch einmal zweieinhalb Stunden mehr Freizeit für unsere Leute.“ An der Fünf-Tage-Woche will Hochreiter zunächst festhalten, auch wenn er für die Zukunft eine Flexibilisierung in puncto Anzahl Wochentage nicht ausschließen mag.

Bike Citizens: Vier-Tage-Woche favorisiert

Vier-Tage-Woche mit 36 Stunden – dieses Modell gibt es bei der Bike Citizens Mobile Solutions GmbH mit Sitz in Graz und Berlin, die eine App zur Fahrradnavigation für weltweit mehr als 400 Städte vertreibt. Als das neue Arbeitszeitmodell vor vier Jahren eingeführt wurde, korrigierte das Start-up den Lohn zunächst entsprechend der Stundenzahl nach unten. „Diese Lohnanpassung ist aber mittlerweile von der einen oder anderen Gehaltserhöhung wieder aufgefressen worden. Wir zahlen jetzt ein volles Gehalt“, meint Mitgründer Andreas Stückl, der am Standort Berlin die Geschäfte führt. Neun Stunden pro Tag, Kernarbeitszeit von 9 bis 15 Uhr – und der Freitag ist für die rund 20 Mitarbeiter in Österreich und auch für die vier in Deutschland frei. Dies gilt allerdings nicht, wenn es in der Woche einen Feiertag gibt. Dann machen die Bike Citizens Überstunden. „In Deutschland gibt es im Mai extrem viele Feiertage. Das würde mit unserem Modell in eine Drei-Tage-Woche münden. Deshalb gibt es in den Wochen in der Regel einen Working Friday – zumal, da im Fahrradbusiness Hochsaison ist.“ Die Mehrstunden werden den Mitarbeitern dann auf ihrem Stundenkonto gutgeschrieben – ein Prozedere, zu dem Unternehmen in Österreich gesetzlich verpflichtet sind und das die Bike Citizens auch in Deutschland praktizieren.

Bike Citizens
Die Gründer von Bike Citizens, Andreas Stückl und Daniel Kofler (v.l.), machen sich Gedanken, wie man ihr Arbeitszeitmodell noch weiter ausbauen könnte, und betonen: "Bei uns ist nichts in Stein gemeißelt!"

Die Mitarbeiter schätzen laut Andreas Stückl die Vier-Tage-Woche. Es habe aber auch schon Ausnahmen gegeben, wenn jemand damit gar nicht klarkomme. Beispielsweise müsse ein Mitarbeiter nachmittags immer die Kinder vom Kindergarten abholen und arbeite deshalb doch an fünf Tagen mit einer geringeren Stundenzahl. „Bei uns ist nichts in Stein gemeißelt“, sagt der Entrepreneur. Er macht sich auch Gedanken, wie man das Modell noch weiter ausbauen könnte. Auf 32 Stunden zu reduzieren hält Stückl für möglich. Momentan habe die Agentur aber so viel zu tun und müsse noch viele Abläufe verbessern, neue Tools und Kampagnen-Arten testen. Wenn die Mitarbeiter das stemmten und sich die Prozesse einspielten, könne man die Arbeitszeit weiter reduzieren. „Dass wir die 25-Stunden-Woche einführen, kann ich mir allerdings momentan nicht vorstellen. Es wäre natürlich super, aber dann würden wir unsere Arbeit vermutlich nicht schaffen“, zeigt sich der Gründer bezüglich des Modells aus Bielefeld skeptisch.


Der Artikel ist zunächst im Personalmagazin, Ausgabe 10/2018, erschienen. Darin enthalten ist zusätzlich noch das Beispiel von Fabian Dittrich, der als nomadischer Entrepreneur die Arbeitszeitverdichtung auf die Spitze getrieben hat.

Schlagworte zum Thema:  Arbeitszeitmodell, Arbeitszeit