Lange Lesezeit, ellenlange Empfängerlisten: E-Mails entsprechen nicht immer den Regeln guter Kommunikation. Eine neue Software soll Abhilfe schaffen: Verletzt der Verfasser beim E-Mail-Schreiben die Richtlinien, schlägt das Tool Alarm – etwa, indem es die Länge der Mail in Lesezeit umrechnet.
30.000 E-Mails empfängt die durchschnittliche Führungskraft im Jahr – das hat kürzlich eine Studie ergeben. Da wundert es nicht weiter, dass der Begriff "E-Mail-Flut" zum täglichen Vokabular vieler Mitarbeiter und Führungskräfte gehört. Diese Flut ließe sich wohl reduzieren, wenn die Mail-Schreiber nur einige grundlegende Prinzipien beachten würden: etwa, das Empfänger- und CC-Feld nicht überzustrapazieren, einen eindeutigen Betreff zu wählen und das Thema klar, präzise und knapp darzustellen.
Software rechnet die Länge der Mail in Lesezeit und Kosten um
Viele Unternehmen haben deshalb schon E-Mail-Richtlinien verfasst. Doch oft werden diese weder ein- noch nachgehalten. Das soll nun eine Lösung ändern, die das Fraunhofer-Institut für Umwelt-, Sicherheits- und Energietechnik (Umsicht) mit Unterstützung der Qlago GmbH entwickelt hat. Die Software namens "Mail Scout", die in das Mailprogramm eingebettet ist, weist den Schreiber darauf hin, wenn seine E-Mail nicht den Unternehmensrichtlinien entspricht – etwa, weil sie zu lang ist. "Eine lange Mail will auch gelesen werden", erläutert Thorsten Wack, Leiter der Informationstechnik bei Fraunhofer Umsicht. "Dies wiederum kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Mail Scout rechnet die Länge von Mails in Lesezeit und optional in Kosten um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbliche Signale zur Lesedauer."
Die Software schlägt auch Alarm, wenn der Verfasser zu viele E-Mail-Adressen ins Empfänger- oder in CC-Feld einträgt. "Häufig werden E-Mails leichtfertig weitergeleitet", sagt Wack. "Ohne lang zu überlegen bittet man mehrere Kollegen mit einer Mail um Kenntnisnahme, gern auch den direkten Vorgesetzten." Die Folge sei, dass sich die Kollegen durch eine lange Mail wühlen müssten, um den Sinn zu verstehen, da meist auch kein Satz zur Erklärung mitgeliefert werde.
Jede fünfte E-Mail freiwillig optimiert
Die Entwickler der Software vertrauen darauf, dass die Anwender die Verbesserungsvorschläge freiwillig annehmen – denn der E-Mail-Schreiber wird nicht dazu gezwungen, seine E-Mail im Anschluss zu kürzen oder Empfängeradressen zu entfernen. Vielmehr soll die Software die Verfasser aufmerksam machen und sensibilisieren.
Wie diese Anregungen in der Praxis angenommen werden, hat eine Untersuchung unter 150 Mail-Scout-Anwendern ergeben: 20 Prozent aller E-Mails sind nach Angaben der Fraunhofer-Forscher vor dem Versenden auf Grundlage der Empfehlungen noch einmal optimiert worden.