30.000 E-Mails bekommen Führungskräfte durchschnittlich im Jahr, so eine Studie. Das schlechte Management dieser und anderer Zeitfresser kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Doch es geht anders: Indem Unternehmen acht Todsünden des Zeitmanagements vermeiden.
Als Grund für die immense Verschwendung von Zeit und Ressourcen im Topmanagement identifizieren die Studienautoren von Bain & Company vor allem die Meeting- und E-Mail-Flut. Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der gesamten Belegschaft entfielen etwa schon auf die Meetings. Durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche hielten sich Führungskräfte in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Die Managementberater haben für ihre Studie das Zeitmanagement von 17 Konzernen untersucht.
Meetings nicht richtig genutzt
Doch nicht nur die Anzahl der Meetings nimmt den Erkenntnissen der Autoren zufolge immer weiter zu; auch kontraproduktives Konferenzverhalten konnten die Studienautoren in ihrer Analyse identifizieren. Beginne etwa eine Sitzung nur fünf Minuten zu spät, so berechneten die Berater, entspreche dies etwa acht Prozent der Kosten, die für dieses Meeting anfallen.
60 Millionen US-Dollar Verlust
In einem der untersuchten Unternehmen hätten 20 Prozent der Konferenzteilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gingen auf diese Weise rund 60 Millionen US-Dollar verloren, so das Fazit.
Aus ihren Untersuchungen haben die Studienautoren die acht größten Zeitfresser abgeleitet. Um diesen Todsünden des Zeitmanagements zu vermeiden, geben sie einige Empfehlungen:
Todsünde 1 - unklare Terminplanung
Unternehmen sollten eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und für wen welche Aufgaben Priorität haben.
Todsünde 2 - Zeit kostet nichts
Für jedes Projekt muss ein Zeitbudget geschaffen werden, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
Todsünde 3 - aus jeder Idee ein Projekt machen
Um diesen Zeitfresser zu vermeiden, sollten Unternehmen jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
Todsünde 4 - komplexe Organisation
Das können Unternehmen dagegen tun: Strukturen vereinfachen. Zu viele Führungskräfte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit für die gesamte Organisation.
Todsünde 5 - jeder kann ein Meeting einberufen
Stattdessen sollten Unternehmen klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.
Todsünde 6 - Entscheidungen treffen oder verhindern
Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.
Todsünde 7 - Konferenzzeit ist Freizeit
Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und pünktlichem Beginn sollten konsequent eingefordert und Meetings - wann immer möglich - vorzeitig beendet werden.
Todsünde 8 - sinnlose Zeitinvestitionen
Die für Konferenzen aufgewendete Zeit ist festzuhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen während der Sitzung. Nur so lässt sich Effektivität sicherstellen. Denn was nicht überwacht wird, kann auch nicht gemessen werden.