Die HR-Software-Landschaft ist im Wandel. Cloud-Lösungen ersetzen zunehmend On-Premise-Systeme. Auf dem Weg in die Cloud müssen Unternehmen strukturiert vorgehen. Die folgenden Tipps helfen, das Datenmanagement zu optimieren und die Cloud sicher und effizient zu nutzen.
Cloud Computing bietet dem Personalwesen großes Potential, um Prozesse zu verbessern und Kosten zu sparen. Wer sich dem Service aus der Cloud hingegen verweigert, riskiert Schatten-IT im eigenen Haus – besonders, wenn Abteilungen nicht die IT-Ressourcen erhalten, die sie anfordern. So erging es kürzlich der Personalorganisation in einem Automobilkonzern. Die HR-Abteilung brauchte eine schnelle, einfache, kostengünstige Anwendung, um schnellstmöglich die Wochenendarbeit zu koordinieren. Doch die interne IT sowie die beteiligten Fachorganisationen fanden keine Lösung. Daher suchten sich die Mitarbeiter eine eigene Plattform und nutzten eine WhatsApp-Gruppe, um Schichtpläne zu verteilen und abzustimmen.
Tipp 1: "Hybrid Cloud" als flexible Kombination
Laut einer Studie des Analyse- und Beratungsunternehmen IDC, dauert es in deutschen Firmen zu lange, um IT-Infrastrukturen anzupassen und neue Prozesse zu entwickeln. Weitere Ergebnisse der Studie deuten darauf hin, dass Cloud Computing aus diesem Grund für Unternehmen zunehmend attraktiv wird. Besonders die hybride Version erfreut sich großer Beliebtheit. Innerhalb eines Jahres verbuchte sie einen Zuwachs von einem Drittel an Anwendern. Zudem planen 60 Prozent der befragten Unternehmen, in den kommenden zwei Jahren eine hybride Cloud-Struktur aufzubauen.
Die Hybrid Cloud ist eine Mischform der Public und der Private Cloud. In einer Public Cloud teilen sich Unternehmen dieselbe physikalische Infrastruktur. Das senkt die IT-Kosten für Anwender enorm, begrenzt jedoch den Freiraum für Unternehmen zur individuellen Anpassung. In der Private Cloud bleibt hingegen die komplette Hardware und Netzwerkinfrastruktur für die jeweilige Firma reserviert. Sie behält die Kontrolle und kann die Ressourcen besser verteilen. Zweifellos lässt sich mit einer Private Cloud der Datenschutz am sichersten umsetzen und einhalten. Der Nachteil: sie setzt einen hohen Administrationsaufwand voraus. Skalierungseffekte beschränken sich auf die reservierten IT-Ressourcen im eigenen oder gemieteten Rechenzentrum.
Die hybride Cloud dagegen vereint die Sicherheit der Private Cloud mit der Kosteneffizienz und Skalierbarkeit von Public Cloud-Diensten. Das bedeutet konkret, dass sich IT-Ressourcen schnell bedarfsgerecht aufstocken oder minimieren lassen, wodurch die IT an Geschwindigkeit und Effizienz gewinnt. Wichtig dabei ist, das Unternehmen organisiert vorgehen und folgende Punkte beachten.
Tipp 2: Ziele für Cloud-Lösungen definieren
Prinzipiell gibt es keine Geschäftsprozesse oder Datenmengen, die sich nicht effizienter gestalten lassen – und somit für die Cloud eignen. Es empfiehlt sich, am Anfang die Vorgänge herauszufiltern, die überholt sind oder sich in der Vergangenheit als ineffizient heraus gestellt haben. Daraus ergibt sich eine Definition der Prozesse und Anwendungen, für die Unternehmen im nächsten Schritt Cloud-Lösungen suchen mögen.
Tipp 3: Daten strukturieren und klassifizieren
Eine Grundvoraussetzung, um informierte und wirtschaftlich vernünftige Entscheidung zu treffen, ist das Strukturieren und Klassifizieren von Daten. Extrem sensible personenbezogene Daten verlangen danach, den Datenschutz voll einzuhalten. Andere Daten halten Firmen vor, weil der Gesetzgeber das vorschreibt. Hierbei handelt es sich um sogenannte kalte Daten. Diese können an einer Stelle – auch in der Cloud – liegen, auf die Nutzer nicht sonderlich schnell, dafür aber kostengünstig zugreifen können. Sind die Daten strukturiert, müssen die Rechte festgelegt werden.
Tipp 4: Zugang zur Cloud regeln
Unstrittig ist, dass vernünftige Zugangsmechanismen die Basis für effizientes Arbeiten in der Cloud legen. Am Beispiel des Personalwesen lässt sich veranschaulichen, weshalb sich Unternehmen den Drei-W-Fragen stellen müssen: Wer? Darf was? Mit wem? Es geht darum, zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter und welche Nutzergruppen benötigen was für einen Datenzugriff, damit sie ihren Job erledigen können. Effizientes Arbeiten bedeutet auch, Datensparsamkeit zu berücksichtigen. Gibt es keine dauerhafte betriebswirtschaftliche Notwendigkeit, erhalten Mitarbeiter den Datenzugriff lediglich temporär. So bietet es sich an, Mitarbeiterdokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse oder Arbeitsverträge aus dem Aktenschrank in die Cloud auszulagern und mit einem schlüssigen Berechtigungskonzept dafür zu sorgen, dass keine Unbefugte auf die Daten zugreifen können.
Tipp 5: Das Recht kennen und nutzen
Bei der Auswahl des Serviceproviders bewährt sich unter der aktuell sich ständig wechselnden Rechtslage der lokale Ansatz. Das heißt, dass sich das Rechenzentrum im Rechtsraum der Anwender befinden sollte. Erfüllt der Cloud-Anbieter darüber hinaus sämtliche Sicherheitsanforderungen und Datenschutzbestimmungen, kann ein Häkchen hinter das Thema "Sicherheit" gesetzt werden. Technisch können Anwender noch weiter vorsorgen: Sie sollten in der Lage sein, Daten aus dem eigenen Rechenzentrum in die Public Cloud und umgekehrt zu verlagern. Wer seine Daten flexibel, preiswert und schnell verschieben kann, ist im Vorteil. Solche Anwender sichern sich vor künftigen Änderungen in der Gesetzeslage oder in der Rechtsprechung (wie zuletzt durch Urteile des Europäischen Gerichtshofs) ab.
Tipp 6: Serviceprovider und Cloud-Dienste überlegt auswählen
Ein Angebot für eine hybride Cloud-Lösung enthält idealerweise die Flexibilität, um Rechenleistungen, Speicher- oder Netzwerkkapazitäten hoch- oder runter zu skalieren. Ein Vertrag, der einen Anwender lange mit einer bestimmten Menge an IT-Ressourcen oder -Leistungen bindet, macht unflexibel. Darüber hinaus sollten Anwender bedenken, dass kein einzelner Anbieter die ultimative Hybrid-Cloud-Lösung liefern kann. Das Hauptziel für eine Hybrid Cloud ist daher die Portabilität, um später von einem Provider zu einem anderen wechseln zu können, wenn es die Situation erfordert.
Tipp 7: Die Rolle der IT neu begreifen
Die interne IT steht vor der Herausforderung, sich vom Selbermachen hin zum Managen zu entwickeln. Aus Sicht von NetApp müssen Datenschützer, IT-, Fach- und Rechtsabteilung allesamt früh mit ins Boot geholt werden, damit sie aktiv Lösungen mitgestalten können anstatt, mangels rechtzeitiger Einbindung, in die Rolle des Showstoppers gedrängt zu werden. Provider machen die interne IT also immer mehr zum Broker von bestimmten Services – also auch von Cloud-Lösungen. Der Broker der Hybrid Cloud ist die Schnittstelle zu einem Portfolio an IT-Services – das eigene Rechenzentrum ist nunmehr ein Teil eines größeren Ganzen.
Integration in weitere Dienstleistungen
Die Kennzahl „Time-to-hire“ ist für ein erfolgreiches Bewerbungsverfahren ausschlaggebend. Besonders junge Talente wollen dort abgeholt werden, wo sie im digitalen Lebenswandel stehen. Hier kommt die Cloud ins Spiel, die eine schnellere, einfachere, effizientere und transparentere Kommunikation ermöglicht. Bei guten Anbietern stehen neben der Cloud vor- und nachgelagerte Dienstleistungen, durch die ein Unternehmen vollständig entlastet wird. Eingehende Bewerbungen werden bei einem Dienstleister gesammelt, sortiert, aufbereitet, gescannt und in der Cloud zur Verfügung gestellt. Die Bewerbungen sind noch am selben Tag verfügbar und Fach- oder Führungskräfte können schnell und direkt mit dem Bewerber kommunizieren. Die Zeitspanne zwischen Bewerbungseingang und Reaktion ist so enorm gering und hält das Interesse des Bewerbers.
Schließlich und nicht zuletzt: Die Digitalisierung verlangt von Unternehmen vor allem, schnell auf wechselnde Umgebungen und Anforderungen reagieren zu können. Für viele Unternehmen geht es darum zu erkennen, dass die Cloud nicht das Problem, sondern die Lösung ist. Denn wer seine Daten in eine geeignete, entsprechend vorab-zertifizierte Cloud-Lösung verpackt, ist unter Umständen sicherer, als derjenige, der sich alleine auf das Abenteuer einlässt und sich dem Wust an unübersichtlichen Compliances stellt.
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