Wie Sie heikle Botschaften souverän vermitteln

Wer im Personalbereich arbeitet, muss zuweilen im Gespräch mit Mitarbeitern und Führungskräften unangenehme Botschaften übermitteln. Das kann im Vier-Augen-Gespräch mit einem Mitarbeiter sein, der nicht die Leistung erbringt, die die Firma von ihm erwartet; aber auch vor größerem Publikum, wenn die Belegschaft über einschneidende Personalentscheidungen informiert werden muss. In solchen Momenten sollte der Überbringer  der schlechten Nachricht souverän und glaubwürdig wirken. In der aktuellen Ausgabe des Personalmagazins gibt der Trainer und Coach Peter Holzer einige Tipps, die Personalern helfen können, Ihre Körpersprache und Ausdrucksweise der Situation anzupassen und die Botschaft – und nicht sich selbst – in den Mittelpunkt zu stellen.

Tipp eins: Visualisieren Sie die Botschaft.

Wenn Sie – etwa dem Betriebsrat oder der Belegschaft – eine heikle Botschaft zu vermitteln haben, sollten Sie diese nicht nur verbal vermitteln, sondern auch visualisieren. Das gelingt zum Beispiel, wenn Sie die zugrunde liegenden Zahlen mittels Flipchart oder Powerpointfolie zeigen oder im Vier-Augen-Gespräch die Botschaft auf Papier notieren.

Tipp zwei: Rücken Sie die Botschaft zur Seite.  

Wenn Sie die Botschaft visualisiert haben, sollten Sie sie zur Seite rücken – etwa, indem Sie das Papier mit der Botschaft von sich wegschieben oder sich neben das Medium wie Flipchart oder Powerpoint-Projektion stellen. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Gesprächspartner oder Ihr Publikum ihre negativen Gefühle nicht auf Sie bündeln, sondern ausschließlich auf die Botschaft.

Tipp drei: Brechen Sie den Blickkontakt.

In solch einer heiklen Situation sollten Sie den Blickkontakt mit ihrem Gegenüber nicht aufrechterhalten – sonst wirken ihre Worte persönlich, und das sollten heikle Botschaften nicht. Schauen Sie stattdessen beim Reden lieber auf die visualisierte Botschaft. Wenn Ihre Zuhörer Ihrem Blick folgen, wird die visualisierte Botschaft zum Überbringer der schlechten Nachricht – und nicht Sie.

Tipp vier: Positionieren Sie sich im 90-Grad-Winkel.

Beim Überbringen heikler Botschaften sollten Sie sich nicht frontal positionieren, sondern sich im 90-Grad-Winkel drehen und sich seitlich zu Ihrem Publikum stellen oder setzen. So können Sie zusammen mit den Gesprächsteilnehmern auf die Botschaft blicken und anschließend gemeinsam eine Lösung entwickeln. Eine frontale Position ist kontraproduktiv, weil sie die Konfrontation fördert.

Tipp fünf: Wählen Sie ein souveränes Stimmmuster.

Wer eine heikle Botschaft vermitteln will, muss hart in der Sache sein. Eine entsprechende Stimmlage unterstützt ein souveränes Auftreten: Sprechen Sie mit einer flachen Stimme. Die Betonung sollte dabei am Satzende runtergehen. Sprechen Sie langsam und bauen Sie Pausen ein – das zeigt dem Gesprächspartner, dass Sie souverän sind.

Den kompletten Artikel "Heikle Botschaften vermitteln" lesen Sie in Ausgabe 12/2013 des Personalmagazins.