Digitale Personalakten für People Analytics nutzen

Es gibt keine valideren und aktuelleren Daten über die Mitarbeiter als die in der digitalen Personalakte. Wer diese nicht nutzt, verschenkt schlichtweg Potentiale.

Denn kein anderer Ort im Unternehmen besitzt umfassendere, authentischere und aktuellere Daten als der Ort, an dem alle Dokumente zu einem Mitarbeiter gesammelt und archiviert werden. People Analytics eröffnet hier neue Möglichkeiten: Mithilfe von entsprechenden Analyse-Tools lassen sich Personaldaten auswerten, um wichtige Prognosen für die Zukunft zu erstellen oder Ursachenforschung zu betreiben. 

Digitale Personalakte: Welche Inhalte sich für People Analytics nutzen lassen

Unter der Vielzahl an Informationen aus den Dokumenten der Personalakte lassen sich unter anderem Folgende für People Analytics verwenden:

• Fortbildungen
• Mitarbeitergespräche
• Kompetenzen und Qualifikationen
• Fluktuation
• Mitarbeiterunzufriedenheit
• Krankenstand

Darüber hinaus nutzt People Analytics auch Daten aus der Berufshistorie von Mitarbeitern – zum einen aus den Bewerbungsunterlagen zum anderen aber auch aus externen Datenquellen wie statistischen Ämtern, Bundesagenturen oder Forschungsinstituten. Dadurch lassen sich etwa Fehlzeiten und Jobfluktuation evaluieren, um noch präzisere Prognosen zu erstellen.

Datenschatz der digitalen Personalakte durch fundierte Analysen heben

Fluktuation verringern:

Stellen Unternehmen bei vergangenen Kündigungen Korrelationen mit dem Fortbildungsstand, der Vergütung oder mit fehlenden Personalentwicklungsmaßnahmen fest, können sie zukünftig gezielt Gegenmaßnahmen ergreifen.

Krankenstand vorhersehen und gegensteuern:

Aggregiert man Daten über den Krankenstand der vergangenen Jahre, können Prognosen für das Folgejahr helfen, die Personaleinsatzplanung zu optimieren. Die Informationen hierzu liefern beispielsweise AU-Bescheinigungen und Fehlzeiten im ERP-System.

Personalentwicklung strategisch angehen:

Auch Talentmanagement-Maßnahmen können HR-Manager gezielter einsetzen, wenn sie diese an  den individuellen Entwicklungsphasen eines Mitarbeiters ausrichten. Die Informationen hierzu erhalten sie beispielsweise über Fortbildungszertifikate aus der digitalen Personalakte.

Mitarbeitermotivation steigern:

Unternehmen können Informationen zu Qualifikationen und Kompetenzen aus Zertifikaten nutzen, um Mitarbeitern genau die Aufgaben zu übertragen, bei denen sie ihre Stärken zum Einsatz bringen können und das größte Weiterentwicklungspotenzial sehen. Dies erhöht die Arbeitsmotivation und damit auch die Leistungsbereitschaft und die Mitarbeiterzufriedenheit.

People Analytics: Anforderungen an Technik und Datenschutz

Die technischen Voraussetzungen, um Informationen aus der digitalen Personalakte zu nutzen, bestehen bereits – vorausgesetzt die Dokumente wurden per Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) eingescannt und die Daten sind damit maschinenlesbar. In der Eignungsdiagnostik bei Bewerbungsverfahren gibt es zudem bereits erste Tools mit erprobten Algorithmen, mit denen sich eine Voranalyse der Bewerber durchführen lässt. Die Ergebnisse müssen jedoch in jedem Fall noch einmal aus Sicht von HR und der Führungskraft beleuchtet und eingeordnet werden. Denn gerade im Recruiting spielt die zwischenmenschliche Kommunikation eine große Rolle.

Auswertung von Mitarbeiterdaten aus der digitalen Personalakte

Aus datenschutzrechtlicher Sicht stellt sich natürlich auch die Frage: Was ist eigentlich vertretbar, wenn es um die Auswertung sensibler Mitarbeiterdaten geht? Grundsätzlich müssen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Regelungen der EU-DSGVO strengstens beachtet werden. Erfolgt die Analyse jedoch nicht personenbezogen, sondern anonymisiert, gibt es dazu keine gesetzlichen Restriktionen. Regelungen sollte jedes Unternehmen daher selbst in einer Art Kodex festschreiben. Denn nicht nur der Gesetzgeber, auch Gewerkschaften und Betriebsräte beobachten sehr genau, wie Betriebe mit ihren Mitarbeiterdaten umgehen.