Kulanzregelung bei ELStAM-Fehlern

Der Arbeitgeber kann für die Lohnsteuerberechnung für die Dauer von maximal drei Kalendermonaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale des jeweiligen Mitarbeiters (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge und Religionszugehörigkeit) zugrunde legen, wenn ein Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale wegen technischer Störungen nicht möglich ist. Als „Störungen“ in diesem Sinne kommen technische Schwierigkeiten des Arbeitgebers bei Anforderung und Abruf, Bereitstellung oder Übermittlung der ELStAM in Betracht. Diese Störungsdefinition legt die Verwaltung aber großzügig aus.

Fehlerhafte ElStAM-Fälle

In letzter Zeit ist es vermehrt dazu gekommen, dass dem Arbeitgeber für Mitarbeiter fehlerhafte elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Verfügung gestellt werden. In diesem Zusammenhang sind insbesondere folgende Fallkonstellationen zu benennen:

• aufgrund einer unvollständigen Datenlieferung der Gemeinden entfällt die Ehegattenverknüpfung und die Finanzverwaltung teilt dem Arbeitgeber rückwirkend eine fehlerhafte Steuerklasse mit (z.B. Steuerklasse I statt der bisherigen Steuerklasse III) oder
• durch einen Fehler eines weiteren Arbeitgebers des Arbeitnehmers, der sich unzutreffender Weise als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird dem Arbeitgeber des ersten Dienstverhältnisses zu Unrecht die Steuerklasse VI mitgeteilt.

Das kann im Einzelfall zu erheblichen Lohnsteuermehrbelastungen führen. Nach der bundesweit abgestimmten Auffassung der Finanzverwaltung kann der Arbeitgeber aber auch in diesen Fällen für die Dauer von längstens drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers anwenden, obwohl keine „technische Störungen“ im engeren Sinne vorliegen. 

Voraussetzung ist, dass die unzutreffenden ELStAM ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse des Mitarbeiters und ohne dessen Zutun bereitgestellt werden. Das könnte sich der Arbeitgeber auch vom Mitarbeiter bestätigen lassen.

Berichtigung der ElStAM muss Mitarbeiter beantragen

Eine Berichtigung der ELStAM kann ausschließlich der Mitarbeiter bei seinem Finanzamt beantragen.  Kann das Finanzamt die fehlerhaften ELStAM in der ELStAM-Datenbank korrigieren, werden dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM mit der nächsten Änderungsliste elektronisch mitgeteilt. Ist eine Korrektur aus technischen Gründen nicht zeitnah möglich, stellt das Finanzamt auf Antrag des Arbeitnehmers eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt gleichzeitig den Arbeitgeberabruf (Vollsperrung). Durch die Kulanzregelung dürfte dieser Aufwand in vielen Fällen entfallen, weil sich die Probleme innerhalb von drei Monaten erledigt haben.

Hinweis: Verfügung der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main vom 17.9.2015,  S 2363 A – 34 – St 212.