Arbeitgeber können Fahrtkosten bei Fortbildung unmittelbar übernehmen oder dem Arbeitnehmer entstandene Kosten erstatten. Ob und in welcher Höhe eine Fahrtkostenerstattung steuerfrei bleibt, ist davon abhängig, ob es sich um eine Fortbildung in Vollzeit oder um eine Fortbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses handelt.
Seit 2014 liegt eine zu Reisekosten führende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor, wenn der Mitarbeiter außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. In diesem Fall sind Fahrtkosten nach Reisekostengrundsätzen mit den tatsächlichen Kosten bzw. 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber kann insoweit steuerfreie Erstattungen leisten. Wenn hingegen die Bildungsmaßnahme an einer ersten Tätigkeitsstätte absolviert wird, sind die Fahrtkosten nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro Entfernungskilometer in der Steuererklärung zu berücksichtigen. Steuerfreie Arbeitgebererstattungen sind in diesem Fall ausgeschlossen. Die Entscheidung hängt insbesondere davon ab, ob die Bildungsmaßnahme im Rahmen eines bestehenden Dienstverhältnisses oder als Vollzeitunterricht durchgeführt wird.
Bildungsmaßnahmen im Rahmen oder als Ausfluss des Dienstverhältnisses
Die Voraussetzungen für Reisekosten liegen in diesen Fällen vor, wenn der Mitarbeiter vorübergehend eine außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers gelegene Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte aufsucht. Unter die Fallgruppe fallen z. B. Fahrten zu Berufsschulen, Berufsakademien, Bibliotheken usw.
Der Arbeitgeber kann die Fahrtkosten steuerfrei erstatten. Daneben können Verpflegungsmehraufwendungen mit den gesetzlichen Pauschbeträgen (12 oder 24 EUR im Inland je nach Abwesenheit) steuerfrei gewährt werden. Etwaige Übernachtungskosten können in der nachgewiesenen Höhe erstattet werden.
Achtung: Reisekostentechnisch anders sieht es hingegen bei Bildungsmaßnahmen an der ersten Tätigkeitsstätte im Arbeitgeberbetrieb aus. Steuerfreie Erstattungen für Fahrten und Verpflegung sind hier ausgeschlossen. Bei Fortbildungsveranstaltungen in den Betriebsräumen des Arbeitgebers greift die pro Arbeitstag einmal zu gewährende Entfernungspauschale von 0,30 EUR sogar dann ein, wenn die erste Tätigkeitsstätte freiwillig und zusätzlich zum Zweck der Fortbildung angefahren wird.
Bildungsmaßnahme außerhalb des Dienstverhältnisses (Vollzeitunterricht)
Eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Arbeitsverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, gilt seit 2014 von Gesetzes wegen als erste Tätigkeitsstätte, sodass die Fahrten dorthin nur mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden können.
Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt nach Verwaltungsauffassung (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002, BStBl 2014 S. 1412) insbesondere vor, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben
- keiner Erwerbstätigkeit nachgeht oder
- nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder
- einer Erwerbstätigkeit in Form eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses (Minijob) nachgeht.