Seit geraumer Zeit dürfen Krankenkassen Meldungen nur noch verändern, sofern der Arbeitgeber dem zustimmt. Fraglich war, wie die Krankenkassen mit fehlerhaften Meldungen umgehen sollen, sofern der Arbeitgeber nicht mehr erreichbar ist.
Das Bestandsprüfungsverfahren wurde eingeführt, um sicherzustellen, dass bei Änderungen von Meldungen durch Krankenkassen der Arbeitgeber eingebunden wird. Grundsätzlich sind fehlerhafte Meldungen vom Arbeitgeber zu korrigieren. Bietet die Krankenkasse stattdessen an, die Meldung zu korrigieren, muss der Arbeitgeber der Änderung zustimmen. Leider häufen sich Fälle, in denen eine Kontaktaufnahme mit dem Arbeitgeber nicht mehr möglich ist. Für diese ausweglose Situation der Krankenkassen scheint nun eine Lösung gefunden worden zu sein.
Fehlende Erreichbarkeit bei fehlerhaften Meldungen
Aktuell ist in der Praxis eine nicht unerhebliche Anzahl von Fällen aufgetreten, bei denen der Arbeitgeber nicht (mehr) erreichbar ist. Damit scheidet eine Korrektur der Meldung sowie die Weiterleitung der Meldung an die Rentenversicherung aus. Die fehlerhafte Meldung unbearbeitet zu den Akten zu nehmen, würde zu einer Lücke im Versicherungslauf bei der Rentenversicherung führen. Der Arbeitnehmer hätte das Nachsehen bei der späteren Rentenberechnung, wenn seine Jahresmeldung bei der Krankenkasse "verglüht".
Einbindung des Arbeitnehmers bei Nichterreichbarkeit des Arbeitgebers
Diese Erkenntnis führte die Krankenkassen zu einem pragmatischen Lösungsansatz. In den Fällen, in denen bei einer fehlerhaften Meldung der Arbeitgeber nicht mehr erreichbar ist, wird der Arbeitnehmer kontaktiert und um Zustimmung gebeten, die Meldung zu korrigieren. Damit kann der Arbeitnehmer sicherstellen, dass die Meldung seines Arbeitgebers zur Rentenversicherung gelangt und das Rentenkonto keine Lücke aufweist.
Dokumentation des Einvernehmens mit Arbeitnehmer
Damit für alle Beteiligten die Zustimmung des Arbeitnehmers transparent beibt, werden die Krankenkassen die Abstimmung mit dem Arbeitnehmer systemseitig dokumentieren. Zudem wird der Arbeitgeber von der Krankenkasse über die Abstimmung in elektronischer Form informiert. Einen Widerspruch kann er nicht mehr einlegen – er muss die Zustimmung seines Arbeitnehmers gegen sich gelten lassen.
Fehlerhafte Versicherungsnummer ist Hauptfehlerquelle
Insgesamt gesehen hat das Verfahren mittlerweile nur noch geringe Relevanz. Das befürchtete Szenario, Krankenkassen würden massenhaft Meldungen verändern, hat sich nicht bestätigt. Die Hauptfehlerquelle in Meldungen sind zudem nicht vermeintlich falsche Entgeltdaten, sondern die Verwendung einer fehlerhaften Versicherungsnummer durch den Arbeitgeber.
Verpflichtung der Abrechnungsprogramme zur Übernahme der korrekten Versicherungsnummer
Bislang wurde davon Abstand genommen, die Abrechnungsprogramme zu verpflichten, die korrigierte Meldung der Krankenkasse in den Bestand zu übernehmen. Zu groß war die Sorge, dass dies zu Verwerfungen in der Abrechnung führt. Diese Position wird bezogen auf die Korrektur der Versicherungsnummer aufgegeben. Ändert die Krankenkasse die fehlerhafte Versicherungsnummer in der Meldung mit Zustimmung des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers, muss das Abrechnungsprogramm die neue Versicherungsnummer übernehmen.
UV-Jahresmeldung partizipiert von der Verpflichtung
Die verpflichtende Übernahme der richtigen Versicherungsnummer führt auch dazu, dass die Anzahl der UV-Jahresmeldungen mit fehlerhaften Versicherungsnummern zurückgeht. Da die UV-Jahresmeldungen nicht über die Krankenkassen gemeldet werden, fallen Fehler in diesen Meldungen erst bei der Rentenversicherung auf.
Umsetzung der Änderungen zum 1. Januar 2021 nach erfolgter Genehmigung
Die vorgenannten Änderungen sind in den Gemeinsamen Grundsätzen zum Bestandsprüfungsverfahren aufgenommen worden. Diese müssen jetzt noch vom Bundesministerium für Arbeit genehmigt werden. Die Genehmigung wird für Mitte Mai 2020 erwartet.