Neue Absendernummer führt zu Irritationen

Das maschinelle Meldeverfahren gibt es seit vielen Jahren. Nach so einer langen Zeit müssten alle technischen Voraussetzungen für ein fehlerfreies Verfahren vorliegen. Und doch sah sich der Gesetzgeber aufgerufen, ab dem kommenden Jahr ein zusätzliches Ordnungsmerkmal ins Leben zu rufen. Die Absendernummer, die bei genauerer Betrachtung nur dann benötigt wird, sofern ein Arbeitgeber mit zwei Abrechnungssystemen arbeitet.

Absendernummer für die korrekte Adressierung in den Dialogverfahren erforderlich

Mittlerweile ist es für die Entgeltabrechnung selbstverständlich, nicht nur eigene Meldungen abzusenden, sondern auch Meldungen von Krankenkassen anzunehmen. Rückmeldungen der Krankenkassen gibt es im EEL-Verfahren, im AAG-Antragsverfahren und im Zahlstellen-Meldeverfahren. Aus diesen Meldedialogen ergab sich der Bedarf einer gesonderten Absendernummer. Die korrekte Zustellung von Rückmeldungen der Krankenkassen kann nicht sichergestellt werden, sofern ein Arbeitgeber mit zwei Abrechnungssystem arbeitet, um zum Beispiel leitende Angestellte getrennt von den sonstigen Beschäftigten abzurechnen.

Zulieferung der Krankenkassenmeldung funktioniert im Ausnahmefall nicht

Die genannten Dialoge sind auf eine 1zu1-Beziehung zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse ausgelegt. Sendet der Arbeitgeber eine Meldung, merkt sich das System die Betriebsnummer und sendet die Rückmeldung dorthin zurück. Meldet ein Arbeitgeber hingegen mit einer Betriebsnummer aus zwei Abrechnungssystemen, fehlt es an einem Unterscheidungsmerkmal. Hierdurch können Rückmeldungen im falschen Abrechnungssystem landen.

Dieses Phänomen tritt nur auf, sofern der Arbeitgeber, ein Steuerberater oder eine Abrechnungsstelle die Meldungen absenden. Soweit die Meldungen von einem Rechenzentrum versandt werden, ist eine zusätzliche Unterscheidung grundsätzlich nicht erforderlich.

Absendernummer als Unterscheidungsmerkmal für die Ausnahme

Um dieses Defizit zu heilen, musste ein zusätzliches Ordnungskriterium geschaffen werden: die Absendernummer. Diese soll sich aus einer Betriebsnummer mit einem „A“ an der ersten Stelle ergeben und ist in den betroffenen Fällen künftig bei der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zu beantragen.

Für den Regelfall keine Absendernummer erforderlich

Das Gesetz reduziert sich nicht nur auf die Fälle, in denen eine gesonderte Absendernummer benötigt wird, sondern schreibt vor, dass jede meldende Stelle künftig eine Absendernummer benötigt. Diese soll der Betriebsnummer der meldenden Stelle entsprechen.

Wichtig: Hiermit ist die bereits heute im Verfahren genutzte Betriebsnummer gemeint, die den Absender definiert (Betriebsnummer des Arbeitgebers, des Steuerberaters oder des Rechenzentrums). Das bedeutet, dass Arbeitgeber keine gesonderte Absendernummer beantragen müssen, sofern sie nicht aus zwei Abrechnungssystemen melden.

Umsetzung der gesonderten Absendernummer in 2017, Start ab 2018

Die konzeptionelle Umsetzung der neuen Absendernummer soll in der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 8. März 2017 beschlossen werden. Auf Grundlage dieses Beschlusses kann dann spätestens ab 1. Januar 2018 die gesonderte Absendernummer im Meldeverfahren verwendet werden.