Nach einer Grundsatzentscheidung des Bundesfinanzhofs kommt als Arbeitszimmer ein (nahezu) ausschließlich beruflich genutzter Raum in Betracht. Was ist bei der Steuererklärung zu beachten und welche Möglichkeiten haben Arbeitgeber?
Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer dürfen Arbeitnehmer nur dann in voller Höhe steuerlich geltend machen, wenn das Zimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung bildet. Liegt der Mittelpunkt hingegen im Außendienst oder in der Firma, sind die Aufwendungen normalerweise nicht abzugsfähig. Eine Ausnahme besteht, wenn kein anderer Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung steht. Dann sind die Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 EUR pro Jahr abziehbar.
Ist der Raum ein Arbeitszimmer?
Voraussetzung ist aber in beiden Fällen, dass überhaupt ein als Arbeitszimmer zu klassifizierender Raum vorliegt. Das ist ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre eingebunden ist und vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer Arbeiten dient.
Nur zur beruflichen Nutzung
Dieser Raum muss nach Auffassung des Bundesfinanzhofs nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Ein nur zeitweise für die Arbeit genutzter Raum wird steuerlich nicht anerkannt. Das hat der Bundesfinanzhof in einer Grundsatzentscheidung klargestellt, die am 27. Januar 2016 in München bekanntgegeben wurde. Geklagt hatte ein Mann, der in seinem Einfamilienhaus ein Arbeitszimmer hat, in dem er sich um die Verwaltung seiner vermieteten Mehrfamilienhäuser kümmert. Der Fall landete vor dem Finanzgericht. Das erkannte die Kosten zumindest teilweise an. Weil der Mann den Raum zu 60 Prozent beruflich nutzt, könne er auch 60 Prozent der Aufwendungen von der Steuer absetzen. Dieser Aufteilungsmöglichkeit hat der Bundesfinanzhof nun widersprochen. Die Entscheidung kommt insofern überraschend, als der BFH in den letzten Jahren vom früheren Aufteilungsverbot und damit vom Prinzip „Ganz oder gar nicht“ in vielen Bereichen abgerückt war.
Keine Kostenaufteilung
Der Große Senat begründet seine Entscheidung damit, dass der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers seit jeher voraussetze, dass der Raum wie ein Büro eingerichtet ist und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt wird. Diese Auslegung diene dazu, den betrieblich/beruflichen und den privaten Bereich sachgerecht voneinander abzugrenzen, Gestaltungsmöglichkeiten zu unterbinden und den Verwaltungsvollzug zu erleichtern. Im Fall einer Aufteilung seien diese Ziele nicht zu erreichen, da sich der Umfang der jeweiligen Nutzung innerhalb der Wohnung des Steuerpflichtigen nicht objektiv überprüfen lasse. Ebenso mangele es an Maßstäben für eine schätzungsweise Aufteilung der jeweiligen Nutzungszeiten.
Das Urteil gilt entsprechend auch für Arbeitnehmer, die ein Zimmer zu Hause teilweise beruflich nutzen. Eine Aufteilung der Aufwendungen für Arbeitszimmer und eine teilweise Geltendmachung kommt damit weiterhin nicht in Betracht.
Abgeschlossener Raum erforderlich
Auch eine Arbeitsecke in einem Raum, der ansonsten privaten Zwecken dient, kann nicht geltend gemacht werden. Nach Auffassung der Richter dienen derartige Räume schon ihrer Art und ihrer Einrichtung nach erkennbar auch privaten Wohnzwecken. Es muss damit weiterhin ein separater Arbeitsraum vorhanden sein, der von den übrigen Wohnräumen durch eine Wand/Tür getrennt ist.
Tipp: Aufwendungen für Arbeitsmittel sind generell als Werbungskosten sofort abziehbar, wenn der Einzelpreis 410,00 EUR (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Bei Kosten über 410,00 EUR ist das Arbeitsmittel abzuschreiben. Zu den Arbeitsmitteln gehören z. B. Telefon, Computer, Fachliteratur und auch Einrichtungsgegenstände (z.B. Schreibtisch, Stühle, Schränke, Regale, Lampen). Somit dürfen derartige Aufwendungen unabhängig vom Vorliegen eines Arbeitszimmers bzw. auch ggf. zusätzlich zu dem Höchstbetrag von 1.250 EUR steuermindernd geltend gemacht werden.
Was kann der Arbeitgeber tun?
Um das Problem der Abzugsfähigkeit eines häuslichen Arbeitszimmers zu umgehen, kann der Arbeitgeber ein Büro in der Wohnung oder im Haus des Mitarbeiters anmieten. Bei der steuerlichen Beurteilung gibt es dann zwei Möglichkeiten:
- Erkennt die Verwaltung das Mietverhältnis an, erzielt der Mitarbeiter Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Die Mietzahlungen muss er zwar versteuern, kann aber im Gegenzug alle Ausgaben abziehen. Ob die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer erfüllt sind, spielt keine Rolle. Allerdings dürfte für eine wirksame und fremdvergleichskonforme Anmietung ebenfalls ein abgeschlossener, beruflich genutzter Raum zwingend sein. Die Anerkennung des Mietverhältnisses setzt zudem voraus, dass das Arbeitszimmer vorrangig im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers genutzt wird. Das wird insbesondere bei Heimarbeitern und in den Fällen der Telearbeit sowie bei Außendienstmitarbeitern der Fall sein.
- Glaubt die Finanzverwaltung hingegen, dass die Anmietung in erster Linie den Interessen des Mitarbeiters dient, sind die Einnahmen als Arbeitslohn zu erfassen. Die Kosten für das Zimmer bleiben dann steuerlich nicht abzugsfähig und es ist nichts gewonnen. Zu näheren Einzelheiten vgl. BMF, Schreiben vom 13.12.2005, IV C 3 – S 2253 – 112/05, BStBl 2006 I S. 4.
Will der Arbeitgeber dem Mitarbeiter Kosten für Arbeitsmittel erstatten, liegt im Regelfall steuerpflichtiger Arbeitslohn (Werbungskostenersatz) vor. Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte (auch zu Hause) bleibt hingegen steuerfrei. Das Gerät muss aber Eigentum des Arbeitgebers bleiben.
Hinweis: BFH, Beschluss vom 27.7.2015, GrS 1/14