Kurz vor der Markteinführung des maschinellen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens A1 ist entschieden worden, dass auch öffentliche Arbeitgeber das Verfahren nutzen können. Zudem werden bereits erste Optimierungsmöglichkeiten erkennbar.
Bei Entsendungen in das EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich, die dokumentiert, dass für die Auslandsbeschäftigung die deutschen Rechtsvorschriften weitergelten. Ab dem 1. Januar 2018 können A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm beantragt werden. Diese Möglichkeit haben nun auch öffentliche Arbeitgeber – allerdings nicht, sofern Beamte entsandt werden. Zudem wird erkennbar, dass vielen Arbeitgebern erstmalig bewusst wird, dass auch bei Dienstreisen eine A1-Bescheinigung erforderlich ist. Diese Erkenntnis könnte zu einem starken Anstieg der Antragszahlen führen.
Unklare Rechtslage bei öffentlichen Arbeitgebern
Die nationale Rechtsgrundlage für das maschinelle Verfahren bezieht sich auf eine EU-Vorschrift, die alle Arbeitnehmer einbezieht. Eine spezielle EU-Regelung für Beamte, die auch für Beschäftigte öffentlicher Arbeitgeber Anwendung findet, wurde indes nicht benannt. Dies führte dazu, dass öffentliche Arbeitgeber vom maschinellen Verfahren ausgenommen waren. Betroffen sind neben dem Bund die Bundesländer und Kommunen sowie die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.
Rechtliche Einschätzung führt zu Praxisproblemen
Dieser Ausschluss hätte zu Problemen in der Praxis führen können. In der Konsequenz wären maschinelle Anträge auf A1-Bescheinigungen von öffentlichen Arbeitgebern abgelehnt worden mit der Begründung, der Antrag sei maschinell gestellt worden. Der öffentliche Arbeitgeber müsste den Antrag wie bislang mit einem Vordruck stellen.
Praxisgerechte Lösung im Rahmen der konzeptionellen Umsetzung
Im Rahmen der Überarbeitung der Gemeinsamen Grundsätze zum Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 wurde vor dem Start des produktiven Einsatzes eine pragmatische Lösung gefunden: In analoger Anwendung des nationalen Rechts dürfen auch öffentliche Arbeitgeber das maschinelle Antragsverfahren nutzen. Da das nationale Recht nur auf sozialversicherungsrechtliche Beschäftigungen abzielt, gilt dies jedoch nicht, soweit Beamte entsandt werden. In diesen Fällen ist weiterhin ein Antragsvordruck erforderlich.
Unkenntnis über das bestehende Recht bei Entsendung
Einige Arbeitgeber haben bislang keine A1-Bescheinigungen bei Entsendungen von kurzer Dauer beantragt. Es hält sich das Gerücht, dass bei Dienstreisen eine A1-Bescheinigung entbehrlich ist. Die Rahmenbedingungen sehen indes keine zeitliche Toleranzgrenze vor. Selbst bei kurzfristigen, eintägigen Entsendungen besteht grundsätzlich die Verpflichtung, eine A1-Bescheinigung einzuholen. Anderenfalls drohen bei Kontrollen Probleme.
Anstieg der Antragszahlen möglich
Vor diesem Hintergrund ist es nicht unwahrscheinlich, dass die Antragszahlen steigen werden. Insbesondere, wenn das maschinelle Antragsverfahren ab 2019 für Arbeitgeber verpflichtend wird.
Betriebsinterne Prozesse müssen überprüft werden
Bei einigen Arbeitgebern reift zudem die Erkenntnis, dass Prozesse neu ausgerichtet werden müssen. Denn nicht selten sitzen die Mitarbeiter, die für die Antragsbearbeitung der A1-Bescheinigungen zuständig sind, nicht in der Entgeltabrechnung. Dreh- und Angelpunkt des verpflichtenden Verfahrens ist jedoch das Entgeltabrechnungsprogramm. Insoweit sollten Arbeitgeber die Zeit bis zum Jahr 2019 nutzen und die internen Strukturen überprüfen.