Wie öffentliche Verwaltungen ihr Recruiting erfolgreich digitalisieren

In einer Zeit, in der Effizienz und Transparenz in öffentlichen Behörden von größter Bedeutung sind, wird die Beschaffung der passenden HR-Software zu einer entscheidenden Herausforderung: Große Behörden stehen vor der Aufgabe, ihre Personalverwaltungsprozesse zu modernisieren, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Der Kampf um die geeigneten Fachkräfte und der Wettbewerb mit der Privatwirtschaft sind hinreichend bekannt. Im Unterschied zum privaten Sektor unterliegen allerdings nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in der Beschaffung einer HR-Software einem komplexen Rahmen. Dieser wird je nach Einzelfall durch das nationale Recht oder durch EU-Recht bedingt. Nach Einschätzungen aus der Praxis kann es vorteilhaft sein, wenn bereits im Rahmen der Markterkundung ein erster Austausch zwischen potenziellen Auftraggebern und Anbietern stattfindet. Denn von Bundesbehörden, größeren Behörden der Kommunalverwaltungen, Körperschaften des öffentlichen Rechts, Anstalten des öffentlichen Rechts bis hin zu Sicherheitsbehörden und mit dem Bund verbundene Unternehmen können sehr unterschiedliche Erwartungshaltungen an ein HR-Software-System bestehen – wie der Senior Tender Manager Jens Dreyer von milch & zucker berichtet.

Eine moderne barrierefreie HR-Software:

• zeichnet sich durch Benutzerfreundlichkeit aus und berücksichtigt Prozesse, wie Genehmigungsverfahren und Auswahlvermerke.
• gewährleistet die Einhaltung von Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 für Bewerbende und Nutzer*innen sowie Datenschutzkonformität gemäß DSGVO, einschließlich differenzierter Löschfristen für verschiedene Beschäftigungsarten.
• verbessert die Candidate Experience durch mobile und intuitive Bewerbungsprozesse ohne Registrierung.
• ermöglicht die Automatisierung zeitaufwändiger Prozesse, verbessert die Kommunikation zwischen den Abteilungen und sorgt für eine nahtlose Integration von Daten.

Sie bietet weit mehr als nur eine digitale Ablage für Personalakten!

Mit den genannten Funktionen wie Self-Service-Portalen für Mitarbeiter, in Form von automatisierten Bewerbungsprozessen, und umfassenden Reporting-Tools können HR-Abteilungen wertvolle Zeit sparen und sich auf Aufgaben wie die Bestenauslese konzentrieren.

"Die Effizienz im Recruiting-Prozess konnten wir durch den Einsatz von Textbausteinen nach Anforderungsprofilen, der Erweiterung des Online-Bewerbungsformulars um essenzielle Kriterien, die für die Jobausübung notwendig sind, sowie deren automatischer Auswertung und Speicherung im Bewerbermanagementsystem erzielen.

Abschließend wurde auch das gesamte Einladungsmanagement für die Bewerbenden komplett digitalisiert. So können Sie sich zum Beispiel einen passenden Termin selbst aussuchen (digitaler Kalender) und erhalten eine automatische Bestätigung des Termins sowie einen Reminder.

Der Aufwand für die HR-Abteilung konnte so in 2023 von 3.160 auf 1.422 Stunden reduziert werden."

Die Entscheidung für ein Bewerbermanagementsystem, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, hilft dabei, branchenspezifische Herausforderungen zu meistern.

Bei der Markterkundung nach einer geeigneten HR-Software sollten Behörden neben der Softwarefunktion auch die Benutzerfreundlichkeit und den Support des Anbieters in Betracht ziehen. Eine intuitive Benutzeroberfläche fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und reduziert den Schulungsaufwand. Zudem ist ein zuverlässiger Support entscheidend, um Probleme schnell zu lösen und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Insgesamt ist die Investition in eine moderne HR-Software ein Schritt in die richtige Richtung, um die Effizienz und Effektivität der Personalverwaltung in großen Behörden zu steigern. Nutzen Sie die Chance, Ihre HR-Prozesse DSGVO-konform zu transformieren und verbessern Sie dadurch nicht nur die Verwaltung, sondern auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Starten Sie noch heute mit der Erkundung innovativer Lösungen und gestalten Sie Ihre HR-Arbeit zukunftssicher und effizient.

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