Vergünstigte Trainingsmöglichkeiten in Fitnessstudios haben sich zu einem interessanten Bestandteil des Employer Brandings entwickelt. Bleiben die Kosten dabei unter 44 Euro pro Monat ist die Leistung zudem steuerfrei. Zu beachten sind allerdings die vertraglichen Bedingungen.
Körperliche Fitness und Wohlbefinden gehören für viele Menschen heute untrennbar zusammen. Deshalb joggen sie durch städtische Parks, unternehmen ausgedehnte Wanderungen in der Natur oder Ausflüge mit dem Fahrrad. Auch der regelmäßige Gang ins Fitnessstudio ist für viele zur Gewohnheit geworden. Je nach Anbieter kann eine solche Mitgliedschaft allerdings ein gehöriges Loch in das monatliche Budget reißen. Genau darin sieht so mancher Arbeitgeber inzwischen seine Chance, indem er die Teilnahme an einem verbilligten Firmen-Fitnessprogramm bietet und dieses Angebot zur Mitarbeitergewinnung oder -bindung nutzt.
Auf die vertraglichen Bedingungen kommt es an
Liegt der monatliche Mitgliedsbetrag für die Teilnehmer am Programm unterhalb der Freigrenze von 44 Euro, bleibt die Leistung des Unternehmens sogar steuerfrei. Wie sehr es dabei jedoch auf die Bedingungen im Vertrag ankommt, musste eine Arbeitgeberin erleben, deren Fall zuletzt vor dem Bundesfinanzhof (BFH Urteil vom 07.07.2020 - VI R 14/18) verhandelt wurde. Sie hatte bei einem Fitnessstudio-Betreiber Lizenzen zum ermäßigten Preis von monatlich jeweils 50,28 Euro erworben, die es teilnehmenden Arbeitnehmern ermöglichten, bei allen Partnern der Fitnesskette zu trainieren. Die Laufzeit des Vertrags betrug zwölf Monate und verlängerte sich ohne Kündigung um ein weiteres Jahr.
Mitarbeiter, die sich für eine Teilnahme entschieden, mussten einen Eigenanteil von zunächst 16 Euro, später dann 20 Euro pro Monat bezahlen. Wegen dieses Eigenanteils ging das Unternehmen davon aus, dass die Freigrenze von 44 Euro unterschritten wurde und die gewährte Leistung damit steuerfrei bliebe. Dies wertete das zuständige Finanzamt jedoch anders. Nach seiner Einschätzung war der Jahresbeitrag maßgeblich, der mit insgesamt 603 Euro den zulässigen Betrag deutlich überschritt. Gegen diese Entscheidung wehrte sich die Arbeitgeberin vor dem Niedersächsischen Finanzgericht und bekam recht.
Entscheidend: Wann wird die Leistung erbracht?
Der Meinung der Vorinstanz schlossen sich in der anschließenden Revision auch die Richter am Bundesfinanzhof an. Sie sahen in dem Trainingsangebot zusätzlich zum monatlichen Arbeitslohn gewährte steuerbare Sachbezüge. Denn für die Mitarbeiter ergab sich daraus gegenüber ihrer Arbeitgeberin fortlaufend ein Anspruch auf die Nutzung der Fitnessstudios. Erfüllt wurde dieser nach Einschätzung des Bundesfinanzhofs jedoch nicht bereits durch die einmalige Übergabe der Teilnahmeberechtigung oder des Mitgliedsausweises. Maßgeblich war stattdessen der Zeitpunkt, zu dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Das heißt, es kam auf die tatsächliche Nutzungsmöglichkeit für die Arbeitnehmer an.
Ausdrücklich anders zu werten wäre dagegen ein vom Unternehmen angebotenes Jobticket. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter ein einmaliges Bezugsrecht und kann im Anschluss mit seiner Jahreskarte den öffentlichen Personennahverkehr über den gesamten Zeitraum nutzen. Der Anspruch gegenüber seinem Arbeitgeber ist dadurch nach dem Erwerb der Fahrkarte erfüllt. Danach geht er auf das Verkehrsunternehmen über.
Die richtige Berechnung des Sachbezugs
Grundsätzlich entspricht der Wert eines Sachbezugs dem günstigsten Preis, den Endverbraucher im Einzelhandel für eine Ware oder Dienstleistung zahlen müssen. Auch die üblichen Preisnachlässe sind dabei zu berücksichtigen. Handelt es sich jedoch um Produkte oder Leistungen, die in der angebotenen Form im Handel nicht zu erwerben sind, können die aufgewandten Kosten des Arbeitgebers als Wert angesetzt werden. Dies gilt auch im Fall der Trainingsberechtigung in den Fitnessstudios, da diese nur als Lizenzen an Firmenkunden vertrieben wurden und nicht mit einer gewöhnlichen Mitgliedschaft vergleichbar waren. Nach Abzug der Eigenleistung der Mitarbeiter blieben die monatlichen Kosten damit unter der Freigrenze von 44 Euro.
Praxistipp: Fallstricke beim steuerfreien Sachbezug
Mehr Netto vom Brutto zu haben, dürfte für jeden Mitarbeiter eine reizvolle Aussicht sein. Damit das gut gemeinte Vorhaben sich jedoch nicht als teures Missverständnis herausstellt, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer mögliche Tücken bei der vertraglichen Gestaltung im Blick behalten. Entscheidend ist dabei vor allem, dass die angebotenen Leistungen nicht in eine Barzahlung umgewandelt werden können. Gerade bei den vielfach genutzten Gutscheinlösungen ist dieser Aspekt von großer Bedeutung. Diese Vereinbarung sollten Arbeitgeber schriftlich dokumentieren, damit ein Nachweis darüber bei Bedarf leicht zu führen ist.