In einem aktuellen Schreiben hat das Bundesfinanzministerium die wesentlichen Rechte und Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen bei einer Außenprüfung präzisiert. Die Hinweise sind der Prüfungsanordnung (§ 196 AO) beizufügen.
Wie es in dem Schreiben (BMF, Schreiben v. 24.10.2013, IV A 4 - S 0403/13/10001) heißt, solle die Außenprüfung dazu beitragen, dass die Steuergesetze gerecht und gleichmäßig angewendet werden. Deshalb müsse auch zu Gunsten des Steuerpflichtigen geprüft (§ 199 Abs. 1 AO) werden. Im Detail enthält das Schreiben folgende Regeln:
Beginn der Außenprüfung
Wenn der Steuerpflichtige wichtige Gründe gegen den vorgesehenen Zeitpunkt der Prüfung hat, kann er beantragen, dass der Beginn verschoben wird (§ 197 Abs. 2 AO). Will er wegen der Prüfungsanordnung Rückfragen stellen, soll er sich an die prüfende Stelle wenden und hierbei den Namen des Prüfers angeben. Über den Prüfungsbeginn kann der Steuerpflichtige seinen Steuerberater unterrichten. Der Prüfer wird sich bei Erscheinen unter Vorlage seines Dienstausweises vorstellen (§ 198 AO).
Die Außenprüfung beginnt grundsätzlich zu dem Zeitpunkt, zu dem der Prüfer nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Ermittlungshandlungen vornimmt. Bei einer Datenträgerüberlassung beginnt die Außenprüfung spätestens mit der Auswertung der Daten (AEAO zu § 198).
Ablauf der Außenprüfung
Wie es in dem Schreiben weiter heißt, ist der Steuerpflichtige für einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Aus diesem Grunde muss er nachstehenden Mitwirkungspflichten unverzüglich nachkommen. Außerdem kann er sachkundige Auskunftspersonen benennen:
Dem Prüfer ist zur Durchführung der Außenprüfung ein geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung (§ 200 Abs. 2 AO) zu stellen.
Des Weiteren sind alle Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und die sonstigen Unterlagen vorzulegen, die der Prüfer benötigt. Darüber hinaus muss der Steuerpflichtige auf Wunsch des Prüfers Auskünfte geben, die Aufzeichnungen erläutern und ihn beim Datenzugriff (§ 200 Abs. 1 AO) unterstützen.
Werden die Unterlagen in Form der Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt, kann der Prüfer verlangen, dass ihm auf Kosten des Steuerpflichtigen diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, die zur Lesbarmachung erforderlich sind. Gleiches gilt für den Fall, dass die Unterlagen ganz oder teilweise ausgedruckt oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beigebracht werden müssen. (§ 147 Abs. 5 AO).
Sind Unterlagen und sonstige Aufzeichnungen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat der Prüfer das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen (unmittelbarer Datenzugriff). Dazu kann er verlangen, dass der Steuerpflichtige ihm die dafür erforderlichen Geräte und sonstigen Hilfsmittel zur Verfügung stellt. Dies umfasst unter Umständen die Einweisung in das DV-System und die Bereitstellung von fachkundigem Personal zur Auswertung der Daten. Auf Anforderung sind dem Prüfer die Daten auf maschinell auswertbaren Datenträgern zur Verfügung zu stellen (Datenträgerüberlassung) oder nach seinen Vorgaben maschinell auszuwerten (mittelbarer Datenzugriff/ § 147 Abs. 6 AO.
Über alle Feststellungen von Bedeutung unterrichtet der Prüfer den Steuerpflichtigen während der Außenprüfung, es sei denn, Zweck und Ablauf der Prüfung werden dadurch beeinträchtigt (§ 199 Abs. 2 AO).
Ergebnis der Außenprüfung
Wenn sich die Besteuerungsgrundlagen durch die Prüfung ändern, hat der Steuerpflichtige das Recht auf eine Schlussbesprechung. Er erhält dabei Gelegenheit, einzelne Prüfungsfeststellungen nochmals zusammenfassend zu erörtern (§ 201 AO). Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht bei Änderung der Besteuerungsgrundlagen ein schriftlicher Prüfungsbericht, der dem Betroffenen auf Antrag vor seiner Auswertung übersandt wird. Zu diesem Bericht kann er Stellung nehmen (§ 202 AO).
Rechtsbehelfe können allerdings nicht gegen den Prüfungsbericht, sondern nur gegen die aufgrund der Außenprüfung ergehenden Steuerbescheide eingelegt werden. Wird eine abgekürzte Außenprüfung (§ 203 AO) durchgeführt, findet keine Schlussbesprechung statt. Die steuerlich erheblichen Prüfungsfeststellungen dem Steuerpflichtigen in diesem Fall spätestens mit den Steuer-/Feststellungsbescheiden schriftlich mitgeteilt.
Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit
Ergibt sich während der Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit gegen den Steuerpflichtigen, so dürfen hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, die Ermittlungen erst fortgesetzt werden, wenn ihm die Einleitung eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens mitgeteilt worden ist (vgl. § 397 AO). Soweit die Prüfungsfeststellungen auch für Zwecke eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens verwendet werden können, darf die Mitwirkung des Betroffenen bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht erzwungen werden (§ 393 Abs. 1 Satz 2 AO). Wirkt der Steuerpflichtige bei der Aufklärung der Sachverhalte nicht mit (vgl. §§ 90, 93 Abs. 1, 200 Abs. 1 AO), können daraus allerdings im Besteuerungsverfahren nachteilige Folgerungen gezogen werden; ggf. sind die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, wenn eine zutreffende Ermittlung des Sachverhalts deswegen nicht möglich ist (§ 162 AO).