Copilot in den Microsoft Office Anwendungen – Potenziale und Grenzen im Rechnungswesen

Auch im Rechnungswesen stellt sich daher die Frage, wie Microsoft Copilot die Anwendungen in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams unterstützen kann. Dieser Artikel gibt einen kompakten Überblick und zeigt gleichzeitig die Grenzen des Einsatzes – anhand konkreter Beispiele.

Was ist Copilot in Microsoft Office?

Copilot ist ein von Microsoft entwickelter KI-Chatbot auf Basis von ChatGPT. Für die Nutzung wird eine Microsoft-365-Lizenz benötigt – zusätzlich ist eine separate Lizenz für Copilot in MS Office erforderlich. Die Kosten für Copilot in MS Office betragen aktuell rund 28 EUR pro Nutzer:in und Monat. Copilot in MS Office ist als Zusatzoption konzipiert und nicht als eigenständiges Produkt erhältlich.

Aktuelle Nutzungsmöglichkeiten und ihre Grenzen

In der täglichen Anwendung zeigt sich, dass die Integration von Microsoft Copilot je nach Programm unterschiedlich weit entwickelt ist.

Im Folgenden ein kurzer Einblick in die einzelnen Anwendungen.

Einsatz in Excel

Eine leistungsfähige Integration von künstlicher Intelligenz in Excel gehört zu den meistgewünschten Funktionen im Rechnungswesen. Umso enttäuschender ist es, dass ausgerechnet die Excel-Integration derzeit die schwächste unter den MS Office-Produkten ist.

Copilot in Excel liefert teils fehlerhafte Ergebnisse oder bricht mit einer Fehlermeldung ab. Wie der nachfolgende Screenshot zeigt, hat Copilot Schwierigkeiten, selbst grundlegende betriebswirtschaftliche Kennziffern korrekt zu berechnen.

 

Abb. 1: Copilot in MS-Excel – Problem bei EBIT-Bestimmung

Insgesamt ist Copilot Excel derzeit nicht verlässlich einsetzbar.

Einsatz in Word

In Word kann Microsoft Copilot beispielsweise Textentwürfe für Memos, Berichte oder Stellungnahmen generieren. Erste Prompts liefern dabei häufig überzeugende und gut strukturierte Entwürfe.

Beispiel-Prompt:
„Erstelle das Kapitel Anwenderdokumentation für eine GoBD-Verfahrensdokumentation bei Nutzung von SAP HANA. Beschreibe knapp die fachlichen Prozesse, den Datenaustausch zwischen Systemen, eingesetzte Schnittstellen sowie vorhandene Arbeitsanweisungen.“

Zu beachten ist jedoch, dass es bei der weiteren Bearbeitung vereinzelt zu Schwächen kommen kann. Folgeprompts – also zusätzliche Eingaben zur Verfeinerung oder Anpassung – führen mitunter zu unerwünschten Formatierungen oder fehlerhaften Änderungen.

Einsatz in PowerPoint

In Power Point kann Copilot beispielsweise bei der Vorbereitung von Fachvorträgen unterstützen. Eventuell wollen Sie betriebswirtschaftliche Daten aufbereiten oder eine interne Präsentation zum Thema E-Rechnung halten.

Abb.: 2: Präsentation erstellen in MS Power Point

Copilot erstellt auf Basis weniger Stichpunkte eine erste Präsentationsvorlage. Die Inhalte und die automatisch ausgewählten Bilder sind jedoch aktuell nicht immer stimmig. Als Ideengeber kann Copilot dennoch hilfreich sein – insbesondere in der frühen Phase der Folienerstellung.

Einsatz in Outlook

In Outlook kann Copilot Entwürfe für E-Mails generieren. Besonders bei einfacheren E-Mails, etwa Terminabsprachen oder internen Status-Updates, liefert Copilot in der Regel passende Formulierungsvorschläge. Auch die Zusammenfassung eingegangener E-Mails funktioniert zuverlässig und spart Zeit im Posteingang.

Abb. 3: Copilot in MS Outlook

Einsatz in Teams

In Microsoft Teams zeigt sich Copilot von einer ganz guten Seite. Während Videokonferenzen kann das Gesagte automatisch transkribiert werden. Dadurch ist es möglich, das Transkript beispielsweise nach einer Zusammenfassung des bisher Gesagten zu befragen oder rückzufragen, wer welches Todo hat.

Beispiel-Prompt:
„Erstelle mir eine Liste relevanter Diskussionspunkte zum Thema latente Steuern für unser nächstes Teammeeting.“
 

Abb. 4: Copilot in MS Teams

Fazit

Die Beispiele verdeutlichen, dass die Integration von Copilot in die Microsoft-Office-Produkte noch Entwicklungsbedarf aufweist und je nach Anwendung stark variiert. Für das Rechnungswesen eröffnet sich für die Zukunft ein vielversprechendes Anwendungsfeld. Zugleich bleibt klar: Aktuell sind die Grenzen der KI hier deutlich sichtbar – und die fachliche Expertise von Menschen bleibt unverzichtbar.