Elektronischer Rechtsverkehr: Es kommt auf das richtige Dateiformat an

Langsam aber sicher geht es mit der Digitalisierung in Deutschland voran. Das betrifft auch den Schriftverkehr mit Behörden und Gerichten. So erlaubt es der elektronische Rechtsverkehr, dass die Beteiligten ihre Dokumente digital einreichen. Dennoch warten auf Bürger, Unternehmen und ihre Vertreter wie Rechtsanwälte oder Steuerberater mitunter noch einige Fallstricke, wenn sie auf die elektronische Kommunikation mit staatlichen Stellen setzen. Eine davon ist die Formvorschrift in Bezug auf die vorgeschriebenen Dateiformate.

Word-Dokument genügt Anforderungen im elektronischen Rechtsverkehr nicht

Wie wichtig die Vorgaben für den Schriftverkehr auf digitalem Weg sind, zeigt sich in einem Fall, über den der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil v. 30.8.2024, V R 1/24) zuletzt entschieden hat. Demnach hatte die Prozessbevollmächtigte eines Klägers am 25.1.2024 eine Revisionsschrift als Word-Dokument im Format DOCX eingereicht. Übermittelt hatte sie das Dokument über ihr besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach (beSt) an die elektronische Poststelle des BFH. Bereits am selben Tag erhielt sie daraufhin von der Geschäftsstelle des V. Senats gegen elektronisches Empfangsbekenntnis den Hinweis, dass nur Dokumente in den Formaten PDF oder TIFF die Anforderungen für eine elektronische Übermittlung erfüllten.

Das elektronische Empfangsbekenntnis zum Schreiben der Geschäftsstelle ging schließlich am 13.2.2024 beim BFH ein. Zuvor hatte die Prozessbevollmächtigte am 26.1.2024 noch eine Datei im ZIP-Format über das besondere elektronische Behördenpostfach des Gerichts (beBPo) übermittelt, in der das Gerichtsschreiben als PDF enthalten war. In einem anschließenden Telefonat hatte sie dazu erklärt, dass sie davon ausgegangen sei, das elektronische Empfangsbekenntnis übermittelt zu haben. Ihre Revisionsbegründungsschrift reichte sie dann am 27.2.2024 beim BFH ein, wo sie am Folgetag zur elektronischen Gerichtsakte genommen wurde.

Folgen für Revisionsverfahren wegen falschem Dateiformat

In der Folge wies der BFH die eingelegte Revision als unzulässig zurück und begründete dies mit der Fristversäumnis durch die Prozessbevollmächtigten. Diese ergab sich daraus, dass das Dokument zunächst im falschen Dateiformat eingereicht wurde, weswegen es für das Gericht nicht zu bearbeiten war. Dies gilt auch, wenn die Sachbearbeiter die Datei durch eigene Bearbeitung in ein neues Dokument im geeigneten Format umwandeln könnten.

Eine „Heilung“ des Formfehlers durch den BFH kommt demnach nicht in Betracht. Stattdessen hätte die Prozessbevollmächtigte ihren Fehler selbst korrigieren können. Dazu hätte sie nach Erhalt des Hinweises aus der Geschäftsstelle das Dokument als PDF nachreichen müssen. Da dies nicht erfolgte, lief die Frist zur Revision am 29.1.2024 ungenutzt ab.

Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand nicht möglich

Bei Angehörigen der rechts- und der steuerberatenden Berufe ist grundsätzlich davon auszugehen, dass sie das Verfahrensrecht kennen. Dazu gehört auch das Wissen darüber, in welcher Form Dokumente bei Gericht eingereicht werden müssen. Entsprechend ist ein fehlerhaftes Vorgehen als Verschulden zu werten. Dies gilt umso mehr, da von Seiten der Geschäftsstelle unmittelbar ein Hinweis auf dem Formfehler folgte. Da die Prozessbevollmächtigte diesem jedoch nicht nachkam, besteht keine Möglichkeit zur Wiedereinsetzung des Verfahrens in den vorherigen Stand.

Praxis-Tipp: Auf elektronischem Weg mit der Justiz kommunizieren

Wer eine Klage oder einen Rechtsbehelf einreichen möchte, kann dazu den elektronischen Weg wählen. Neben Rechtsanwälten ist dies auch Bürgern möglich, sofern kein Anwaltszwang besteht. Der eingereichte Schriftsatz muss dann den Vorgaben folgen und dem Gericht in einem zulässigen Format übermittelt werden. Ebenfalls vorgeschrieben ist der Übermittlungsweg. Bürger nutzen in diesem Fall das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO), Anwälte das elektronische Anwaltspostfach (BeA) und Steuerberater das elektronische Steuerberaterpostfach (BeSt).

Das eBO kann grundsätzlich jeder eröffnen. Die Nutzung ist kostenlos. Voraussetzung ist lediglich die einmalige Einrichtung und die anschließende Identifizierung bei der Registrierung. Einrichten und nutzen lässt sich das Postfach schließlich allerdings nur mithilfe einer geeigneten Software. Diese ist jedoch kostenpflichtig.