Kapitel 2: Allgemeine Vorschriften für alle Kaufleute / 1. Einleitung

a) Überblick

Tz. 117

Die Vorschriften der §§ 257–262 HGB regeln für sämtliche Kaufleute, also für Einzelkaufleute ebenso wie für Gesellschaften, die Aufbewahrung und Vorlage der kaufmännischen Unterlagen. Diese Bestimmungen sind zwingender Natur und können nicht durch privatrechtliche Vereinbarung abgeändert oder aufgehoben werden.

b) Entstehungsgeschichte

Tz. 118

Die kaufmännische Aufbewahrungspflicht bezweckt die Dokumentation und gehört seit der französischen Ordonnance de commerce von 1673, dem preußischen Allgemeinen Landrecht und dem ADHGB von 1873 zum Kernbestand der Regelungen zur kaufmännischen Rechnungslegung. Die Dokumentation ihrerseits soll vor ungerechtfertigten Vermögensverschiebungen zulasten der Gläubiger schützen. Als weiterer Zweck hinzu tritt die besondere verfahrensrechtliche Beweiskraft kaufmännischer Unterlagen.^[154]

Tz. 119

Die §§ 257–261 HGB entsprechen weitestgehend den §§ 44–47a a. F. § 257 HGB wurde gegenüber der Vorgängernorm lediglich um Konzernabschlüsse und -lageberichte ergänzt. Die Vorschrift des § 262 HGB über die Buchführungspflicht der Sollkaufleute wurde zusammen mit den Vorschriften über Solkaufleute durch das Handelsrechtsreformgesetz ersatzlos aufgehoben.

[154] Walz, in: Heymann, HGB, § 257 HGB Rn. 2 f.

c) Geltungsbereich

Tz. 120

Vom subjektiven Geltungsbereich der §§ 257 ff. HGB werden alle Kaufleute erfasst. Bei der OHG sind alle Gesellschafter, bei der KG und bei der KG sind die persönlich haftenden Gesellschafter und bei der KapGes die gesetzlichen Vertreter für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten verantwortlich. Das gilt auch, wenn die Buchführung von Dritten durchgeführt wird. Die Pflicht beginnt mit dem Erwerb der Kaufmannseigenschaft und endet mit dem Erlöschen derselben. Allerdings bleibt die Aufbewahrungspflicht auch nach Erlöschen der Kaufmannseigenschaft für die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen bestehen.^[155]

[155] ADS, § 257 HGB Rn. 9.

d) Rechtspolitische Diskussion und Entwicklungsperspektiven

Tz. 121

Die Vorschriften zu Aufbewahrung und Vorlage gehören zu den ältesten Teilen des Handelsbilanzrechts, haben aber in den letzten Jahrzehnten trotz der geradezu stürmischen Entwicklung im Bereich der Dokumenten- und Datenverwaltung und -aufbewahrung eine erstaunliche Zeitlosigkeit unter Beweis gestellt.