Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / II. Persönliche Unterzeichnung

Rn. 5

Stand: EL 40 – ET: 09/2023

Der Kaufmann hat den JA eigenhändig und höchstpersönlich zu unterzeichnen. Er kann sich hierin durch niemanden vertreten lassen. Daher kommt z. B. die Unterzeichnung durch einen Prokuristen nicht in Betracht. Die persönliche Unterzeichnungspflicht besteht auch dann, wenn der Kaufmann über eine kaufmännische Ausbildung und ausreichende Kenntnisse der Buchführung nicht verfügt (vgl. Staub: HGB (2021), § 245, Rn. 9). Ferner genügt eine elektronische Kopie oder drucktechnische Wiedergabe nicht (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 245 HGB, Rn. 9; Bonner-HdR (2020), § 245, Rn. 36). Noch nicht abschließend geklärt ist die Frage, ob eine qualifiziert elektronische Signatur (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB) den gesetzlichen Anforderungen einer handschriftlichen Unterzeichnung genügt (vgl. dies grds. bejahend Beck Bil-Komm (2022), § 245, Rn. 9; a. A. Henckel StuB 2021, S. 249 (250)). Hier ist eine positive Klarstellung seitens des Gesetzgebers notwendig, da auch die staatlichen Anforderungen an die Digitalisierungsbemühungen der UN stetig steigen und diese hierfür eine gesicherte Rechtsgrundlage benötigen (vgl. mit a. A. Staub: HGB (2021), § 245, Rn. 11, wonach dem Gesetzgeber eine gewisse Technologieoffenheit des Handelsbilanzrechts zugute gehalten wird). Das Datum der persönlichen Unterzeichnung muss hingegen nicht handschriftlich angegeben werden (vgl. Staub: HGB (2021), § 245, Rn. 12; Bonner-HdR (2020), § 245, Rn. 41).

Rn. 5a

Stand: EL 40 – ET: 09/2023

Nicht erforderlich ist es, die Unterschrift unter vollständiger Angabe der Firma zu leisten, da sich die Firma aus der Überschrift des JA ergibt und schließlich nicht für das UN, sondern aufgrund der persönlichen Verpflichtung gezeichnet wird (vgl. ADS (1998), § 245, Rn. 5; Staub: HGB (2021), § 245, Rn. 11; Haufe HGB-Komm. (2022), § 245, Rn. 12; a. A. Beck Bil-Komm. (2022), § 245 HGB, Rn. 5, wonach eine Unterzeichnung nach vollständiger Angabe der Firma laut Handelsregister verlangt wird). Auch die Angabe des Vornamens ist entbehrlich (vgl. zur Namensunterschrift Palandt (2023), § 126 BGB, Rn. 10; MünchKomm. BGB (2021), § 126, Rn. 17f.). Ferner ist es nicht erforderlich, vor oder nach der Unterschrift die Eigenschaft zu vermerken, die zur Unterzeichnung verpflichtet (z. B.: "Der Vorstand"; vgl. mit a. A. ADS (1998), § 245, Rn. 5; Staub: HGB (2021), § 245, Rn. 11; Bonner-HdR (2020), § 245 HGB, Rn. 36). Unterzeichnen neben den zur Unterzeichnung Verpflichteten weitere Personen (z. B. Prokuristen, Generalbevollmächtigte), so hat dies keinerlei Auswirkungen auf die Wirksamkeit des JA (vgl. ADS (1998), § 245, Rn. 14; Beck Bil-Komm. (2022), § 245 HGB, Rn. 8).

Rn. 5b

Stand: EL 40 – ET: 09/2023

Fraglich ist, ob sich aus wichtigem Grund verhinderte Personen – z. B. infolge längerer Erkrankung oder Ortsabwesenheit – vertreten lassen können. Dies ist dann zu befürworten, wenn mehrere Personen zur Unterzeichnung verpflichtet sind und sichergestellt ist, dass die Leistung der Unterschrift durch den Vertreter dem Willen des Vertretenen entspricht (vgl. mit a. A. ADS (1998), § 245, Rn. 13a, unter Aufgabe der in der Vorauflage vertretenen Auffassung mit Hinweis auf die höchstpersönliche Verpflichtung zur Unterzeichnung; ebenso Beck Bil-Komm. (2022), § 245 HGB, Rn. 8; Haufe HGB-Komm. (2022), § 245, Rn. 7). Diese Vorgehensweise sollte jedoch nur für Fälle gewählt werden, in denen dies zweifelsfrei feststeht und das Warten auf die Einholung der fehlenden Unterschrift dazu führen würde, dass gesetzliche Fristen (vgl. etwa die §§ 325ff. für Zwecke der Offenlegung) nicht eingehalten werden können. Kann in Fällen höherer Gewalt keine Klarheit über das Einverständnis der verhinderten Person erreicht werden, ist eine Vertretung nicht möglich. In derartigen Fällen kann die Mitwirkung der verhinderten Person nicht gefordert werden (vgl. ADS (1998), § 245, Rn. 13a, unter Hinweis auf eine lebensgefährliche Krankheit oder eine langfristige Verhinderung aus zwingendem Grund). Auch eine spätere Mitunterzeichnung ist dann nicht (mehr) erforderlich, der Abdruck des Namens der verhinderten Person bei späterer Veröffentlichung des JA dennoch vertretbar (vgl. ADS (1998), § 245, Rn. 13a).