F. Unterzeichnung und Weiterleitung nach § 321 Abs. 5

Rn. 85

Stand: EL 39 – ET: 06/2023

Nach § 321 Abs. 5 Satz 1 hat der AP den Bericht eigenhändig mit seinem Namen zu unterzeichnen. Dabei ist nach § 18 WPO die Berufsbezeichnung "WP" bzw. nach § 128 Abs. 2 WPO die Berufsbezeichnung "vBP" ohne Hinzufügung anderer Berufsbezeichnungen sowie nach § 48 WPO das (Berufs-)Siegel zu verwenden (vgl. IDW PS 450 (2021), Rn. 114; überdies Beck Bil-Komm. (2022), § 321 HGB, Rn. 245ff.; Haufe HGB-Komm. (2022), § 321, Rn. 151ff.; MünchKomm. HGB (2020), § 321, Rn. 83; WP-HB (2021), Rn. M 512). Ist der AP eine WPG, hat die Unterzeichnung zumindest durch den WP zu erfolgen, der die AP für die WPG durchgeführt hat (vgl. § 321 Abs. 5 Satz 1 (2. Halbsatz) i. V. m. § 322 Abs. 7 Satz 3; fernerhin Beck Bil-Komm. (2022), § 321 HGB, Rn. 246). Entsprechendes gilt, wenn es sich um eine BPG handelt (vgl. § 321 Abs. 5 Satz 1 (2. Halbsatz) i. V. m. § 322 Abs. 7 Satz 4). Auch können für beauftragte WPG ausschließlich vertretungsberechtigte Personen, die zugleich WP oder – bei mittelgroßen Gesellschaften – vBP sind, unterzeichnen (vgl. IDW PS 450 (2021), Rn. 114; überdies ADS (2000), § 321, Rn. 164; Beck Bil-Komm (2022), § 321 HGB, Rn. 249, mit Verweis auf § 32 WPO; WP-HB (2021), Rn. M 513). Wurden mehrere WP oder WPG gemeinsam zum AP bestellt (sog. Joint Audit), dann hat die Unterzeichnung durch alle AP zu erfolgen (vgl. ADS (2000), § 321, Rn. 163; BeckOGK-HGB (2021), § 321, Rn. 83; WP-HB (2021), Rn. M 513). Im Regelfall besteht Personenidentität zwischen den Unterzeichnern des BV und Prüfungsberichts; bei gesetzlichen Prüfungen ist dies nach § 321 Abs. 5 Satz 1 (2. Halbsatz) i. V. m. § 322 Abs. 7 Satz 3 zwingend der Fall (vgl. IDW PS 450 (2021), Rn. 115; überdies WP-HB (2021), Rn. M 514; ADS (2000), § 321, Rn. 165).

Rn. 85a

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Alternativ zur handschriftlichen Unterschrift des Prüfungsberichts ist auch eine qualifizierte elektronische Signatur möglich (vgl. §§ 126 Abs. 3 i. V. m. 126a Abs. 1 BGB i. V. m. § 321 Abs. 5 Satz 1; fernerhin Beck Bil-Komm. (2022), § 321 HGB, Rn. 245; MünchKomm. HGB (2020), § 321, Rn. 83; WP-HB (2021), Rn. M 516, M 545f.). Das (Berufs-)Siegel ist in diesem Fall elektronisch i. S. v. § 20 Abs. 2 Satz 2 BS WP/vBP zu führen (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 321 HGB, Rn. 247). Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Prüfungsbericht (vollständig) elektronisch erstellt werden soll und auch zugleich der BV mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sowie einem elektronischen (Berufs-)Siegel versehen wird (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 322, Rn. 52ff., m. w. N.).

Rn. 85b

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Bei einer freiwilligen, d. h. gesetzlich nicht vorgeschrieben, AP, die zudem nicht unter Anwendung der §§ 316ff. erfolgt (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 321, Rn. 93ff.), darf der Bericht (bzw. der Prüfungsvermerk oder die Bescheinigung) außer von einem WP auch von einem zeichnungsberechtigten Nicht-WP unterzeichnet werden (vgl. Beck Bil-Komm. (2022), § 321 HGB, Rn. 250). Auch in diesem Fall darf das (Berufs-)Siegel nach § 19 Abs. 2 BS WP/vBP geführt werden (IDW PS 450 (2021), Rn. 114; überdies Haufe HGB-Komm. (2022), § 321, Rn. 152).

Rn. 85c

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Die Angabe von Ort und Datum bei Unterzeichnung des Prüfungsberichts ist zwar bezüglich des Orts der Niederlassung des AP nicht ausdrücklich im Gesetz gefordert, aber nach Meinung des Berufsstands in Analogie zum BV nach § 321 Abs. 7 Satz 1 unverzichtbar (vgl. WP-HB (2021), Rn. M 517; IDW PS 450 (2021), Rn. 116; überdies ADS (2000), § 321, Rn. 168; Haufe HGB-Komm. (2022), § 321, Rn. 152f.; BeckOGK-HGB (2021), § 321, Rn. 84). Für das Datum ist das Ende der materiellen Prüfungshandlungen ausschlaggebend. Datum und Ort müssen mit dem BV übereinstimmen (vgl. WP-HB (2021), Rn. M 517; IDW PS 450 (2021), Rn. 116). Bei Vervielfältigung des Berichts ist mindestens ein Exemplar handschriftlich bzw. unter Verwendung einer entsprechend § 20 Abs. 2 Satz 2 BS WP/vBP zulässigen elektronischen Signatur nach § 126a Abs. 1 BGB zu unterzeichnen (vgl. ADS (2000), § 321, Rn. 162; Beck Bil-Komm. (2022), § 321 HGB, Rn. 248; MünchKomm. HGB (2020), § 321, Rn. 83; WP-HB (2021), Rn. M 516; überdies HdR-E, HGB § 321, Rn. 85a).

Rn. 86

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Grds. ist der Bericht den gesetzlichen Vertretern vorzulegen (vgl. § 321 Abs. 5 Satz 1); die gesetzlichen Vertreter einer GmbH sind anschließend verpflichtet, den Bericht an die mit der Überwachung beauftragten Gesellschafter weiterzuleiten (vgl. § 42a Abs. 1 Satz 2 GmbHG; ausführlich dazu ADS (2000), § 321, Rn. 170). Hat hingegen der AR den Prüfungsauftrag erteilt, so ist der Bericht ihm und gleichzeitig einem eingerichteten Prüfungsausschuss vorzulegen (vgl. § 321 Abs. 5 Satz 2). Bei AG, KGaA und SE erfolgt die Erteilung des Prüfungsauftrags nach § 111 Abs. 2 Satz 3 AktG stets durch den AR (vgl. für den Fall der Existenz eines AR bei einer GmbH ADS (2000), § 321, Rn. 24). In diesem Fall ist der (endgültige) Prüfungsbericht unverzüglich nach Vorlage dem Vorstand mit Gelegenheit zur...