Aufwendige Implementierungsarbeiten sind für die Einführung einer Dokumentationssoftware in der Regel nicht nötig. Meist handelt es sich um Cloudlösungen. Einige Hersteller bieten ihre Lösung auch noch als klassische Festinstallation an. Bei solchen Anbietern können die Tools in der Regel auch hybrid genutzt werden, das heißt: ein Teil der Anwendungen liegt in der Cloud und ein anderer Teil wird wie gehabt auf einem Unternehmensrechner installiert. Mit solchen Zwischenlösungen möchte man auch jene abholen, die noch Berührungsängste zu reinen Cloudlösungen haben. Bei der Wahl einer Cloudlösung sollte stets auf Datenschutz und Datensicherheit geachtet werden. Alle in der Übersicht gelisteten Anbieter betreiben ihre Lösungen am Serverstandort Deutschland und unterliegen damit den hiesigen strengen Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften.

Für den komplexen Vorgang einer Verfahrensdokumentation geben die Software-Anbieter zahlreiche Hilfestellungen. Neben einem obligatorischen Telefon- und E-Mail-Support können bei einigen Anbietern auch darüberhinausgehende Dienstleistungen in Anspruch genommen werden, zum Beispiel Schulungen, Vor-Ort-Beratungen oder ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch.

Die Preismodelle für die Software-Tools richten sich in der Regel nach der Anzahl der angelegten Mandanten und liegen in einem niedrigen 2-stelligen Monatsbeitrag pro Mandant. Ist die Verfahrensdokumentation nur ein Modul einer größeren Lösung, wird auch pro Nutzer und Monat abgerechnet. Manche Hersteller berechnen zudem eine einmalige Einrichtungsgebühr. Nicht zuletzt richten sich Preise auch stets nach dem benötigten Funktionsumfang. Bevor sich Steuerberater oder Unternehmer für ein bestimmtes Bezahlmodell entscheiden, sollten sie ihren Bedarf daher genau ermitteln und von der Möglichkeit Gebrauch machen, die Tools kostenfrei zu testen. Denn oft zeigt sich erst im Praxistest, wie gut sich die jeweilige Lösung tatsächlich für die eigenen Anforderungen handhaben lässt. Einige Dokumentations-Tools können bis zu 30 Tage kostenfrei getestet werden.

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