Schlussrechnung: Was bei der Rechnungsstellung zu beacht ... / 3.3 Schlussrechnung

Grundsätzlich setzt die Stellung der Schlussrechnung voraus, dass die vereinbarte Leistung erbracht und gegebenenfalls die Abnahme durch den Leistungsempfänger erfolgt ist. Darüber hinaus müssen ggf. vereinbarte Unterlagen der Schlussrechnung beigefügt sein. Dies können z. B. Aufmaße, Untersuchungsberichte, Bedienungsanleitungen, etc. sein.

Es gibt mehrere zulässige Formen der korrekten Schlussrechnungsstellung.

Empfehlenswert sind jedoch folgende 2 Möglichkeiten:

• Möglichkeit 1

Korrekte Schlussrechnung am 15.10.01:

Druckmaschine	120.000 EUR
+ 19 % USt	22.800 EUR
Bruttorechnungsbetrag	142.800 EUR

./. erhaltene Akontozahlungen

vom		Netto		19 % USt
1.5.01		50.000 EUR		9.500 EUR	59.500 EUR
1.7.01		40.000 EUR		7.600 EUR	47.600 EUR
Forderungsbetrag					35.700 EUR

• Möglichkeit 2

Korrekte Schlussrechnung am 15.10.01:

	Netto	19 % USt	Brutto
Druckmaschine	120.000 EUR	22.800 EUR	142.800 EUR

abzüglich erhaltener Akontozahlung vom:

1.5.01	50.000 EUR	9.500 EUR	59.500 EUR
1.7.01	40.000 EUR	7.600 EUR	47.600 EUR
Forderungsbetrag	30.000 EUR	5.700 EUR	35.700 EUR

Ein Unternehmen stellte für seine erbrachten Leistungen mehrere ordnungsgemäße Abschlagsrechnungen (Teilrechnungen) aus, die vom Leistungsempfänger vereinbarungsgemäß bezahlt wurden. Evtl. noch zu erbringende Leistungen aus Nachträgen oder Zusatzleistungen fielen nicht mehr an, sodass die letzte Teilrechnung summenmäßig der Endabrechnung entspricht.

Werden Voraus- oder Abschlagszahlungen vereinbart, ergibt sich daraus die vertragliche Verpflichtung des leistenden Unternehmers, seine Leistungen endabzurechnen. Voraus- oder Abschlagszahlungen haben einen vorläufigen Charakter und ersetzen damit keine Schlussrechnung. Dies gilt sowohl für ein Vertragsverhältnis nach VOB wie auch für den BGB-Werkvertrag.^[1]

Da die Abrechnungen über die Teilleistungen nur vorläufigen Charakter haben und nur der Steuerentstehung dienen,^[2] hat das Unternehmen 2 Möglichkeiten:

1. soweit die letzte Abschlagsrechnung dem Inhalt einer Schlussrechnung entspricht, könnte diese berichtigt und mit der Titulierung "Schlussrechnung" versehen werden oder
2. es wird eine separate Schlussrechnung erstellt, die alle bisher erstellten Abschlagsrechnungen enthält und mit einem Rechnungsendbetrag über 0,00 EUR endet. (M. E. ist dieser Variante der Vorzug zu geben.)

[1] BGH, Urteil v. 24.1.2002, VII ZR 196/00.

[2] § 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 UStG.