Neben den handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen auch im Steuerrecht analoge Verpflichtungen. Gemäß § 147 Abs. 1 AO sind für steuerliche Zwecke zusätzlich zu den bereits in § 257 HGB genannten Unterlagen folgende Dokumente aufzubewahren:

  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.[1]
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.[2]

Zu "sonstigen Unterlagen" im Sinne der Abgabenordnung zählen alle Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen und Auskunft über steuerlich erhebliche Vorgänge enthalten, beispielsweise:

  • Lohnberechnungsunterlagen wie Akkord- oder Stundenlohnzettel;
  • Kontoauszüge oder
  • Auszüge aus dem Grundbuch
 
Hinweis

Pflichten bei elektronischer Aufbewahrung

Wie das Handelsrecht sieht auch das Steuerrecht die Verpflichtung vor, bei Aufbewahrung der Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern auf eigene Kosten die entsprechenden Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.[3]

Hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen gelten für steuerliche Zwecke die gleichen Zeiträume wie im Handelsrecht: Jahresabschlüsse, Buchungsbelege etc. sind 10 Jahre aufzubewahren, während hingegen für steuerrelevante Handelsbriefe und sonstige Unterlagen die kürzere Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt.

 
Praxis-Tipp

Einlagerung anhand der Fristigkeit

Aufgrund der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen können die Unterlagen bereits bei Archivierung oder Einlagerung nach Fristigkeit sortiert und getrennt voneinander abgelegt werden. Aus Praktikabilitätsgründen können die Unterlagen darüber hinaus mit dem Datum versehen werden, ab dem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die Unterlagen vernichtet werden können. Empfehlenswert ist auch aus Gründen der Nachvollziehbarkeit eine Dokumentation, wann welche Unterlagen vernichtet wurden.

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