Mittelfristige Einsparpotenziale im Unternehmen identifi ... / 5 Einsparpotenziale mit einer geeigneten IT-Strategie

Die Kosten für die Informationsverarbeitung in einem Unternehmen sind relativ fix. Eine Abhängigkeit von den verkauften Mengen ist nur selten feststellbar. Dennoch können durch mittelfristige Maßnahmen auch in der IT-Abteilung Kosten gesenkt werden, wenn die IT-Strategie auf Flexibilität ausgerichtet wird. Das gilt auch für Nebenkosten wie Energiekosten. Wenn es die finanzielle Lage des Unternehmens notwendig macht, können die IT-Kosten dann auf ein Minimum reduziert werden. Auf dem Weg dahin gibt es Einsparpotenzial, das sofort gehoben werden kann.

5.1 Software-Landschaft vereinheitlichen und Schnittstellen optimieren

Traditionell gibt es in vielen Unternehmen historisch gewachsene IT-Lösungen, vor allem in Kleinunternehmen und im Mittelstand. Diese zeichnen sich durch viele verschiedene Module aus, die je nach Aufgabe von unterschiedlichen Software-Lieferanten gekauft wurden. Die Software-Landschaft ist dadurch sehr heterogen – das erschwert eine einfache Bedienung und die Pflege der Programme und Daten.

Einfache Programme erhöhen Flexibilität

Auf volatilen Märkten, wie sie derzeit bestimmend sind, müssen die Anwender mehr unterschiedliche Aufgaben erledigen als in normalen Zeiten und wie sie es gewohnt sind. Das wird erleichtert, wenn die Logik der Programme und die Bedienung in den einzelnen Modulen identisch sind. Der Ersatz der vielfältigen Programme durch eine einheitliche modulare Software ist der richtige Weg dahin. Soweit sinnvoll, sollten die einzelnen Lösungen vom gleichen Lieferanten stammen. Spezialanwendungen sollte es nur noch in begrenztem Umfang geben. Dann kann auch ein Anwender sich leichter in andere Arbeitsgebiete einarbeiten. Das System wird flexibel und Kostenvorteile entstehen.

Eine optimale Systemarchitektur bietet noch immer Platz für Spezialanwendungen, die miteinander und mit der zentralen Anwendung Daten austauschen müssen. Die Bedienung der Schnittstellen, deren Wartung und Anpassung verursachen hohe Kosten. Wenn in einer Absatzkrise die Verkaufsmengen nachlassen, sinkt die Belastung der Schnittstellen i. d. R. nicht. Oft stehen aber die notwendigen Kapazitäten und Fähigkeiten zur Schnittstellenbetreuung nicht mehr zur Verfügung, weil entsprechendes Personal aus Kostengründen freigesetzt werden musste. Darum muss als grundsätzliche Aufgabe der IT-Abteilung eine Reduktion und Vereinfachung der Schnittstellen festgeschrieben werden, damit diese auch ohne großen Aufwand funktionieren..

5.2 Anwenderschulungen fördern Flexibilität der Mitarbeiter

Wissen hilft Kosten zu sparen

Das Thema Flexibilisierung bestimmt die Kosten der IT in erheblichem Maße. Besonders betroffen sind die Anwender, die mit den IT-Systemen arbeiten müssen. Je besser diese informiert sind, desto größer ist der Vorteil für das Unternehmen. Je flexibler die Anwender in der Nutzung der IT sind, desto mehr unterschiedliche Aufgaben können übernommen werden – bei Personaleinsparungen eine Voraussetzung für die Nutzung von Kostensenkungspotenzial.

Wie so oft muss jedoch zunächst investiert werden, um später kostengünstiger arbeiten zu können, diesmal in die Ausbildung der Mitarbeiter. Bereits in normalen Zeiten sparen richtig ausgebildete Anwender erhebliche Kosten durch weniger Fehler, flexibleren Einsatz und bessere Nutzung der Funktionen in den Programmen. Kommt es zu einer Phase sinkender Beschäftigung, kann diese Flexibilität Kosten senken durch Zusammenfassung von Aufgabengebieten und Übernahme zusätzlicher Aufgaben. Vorbereitet werden muss dies über eine lange Zeit.

5.3 IT-Leistungen outsourcen

Ähnlich wie im Marketing, das mit Agenturen zusammenarbeiten kann, können auch im IT-Bereich Aufgaben ausgelagert werden. Externe übernehmen

• das Hosting der Anwendungen,
• die Anwenderbetreuung,
• den Datenschutz oder
• die Wartung des Netzwerks.

Je nach individueller Situation des Unternehmens können so mit dem Outsourcing im IT-Bereich Kosten eingespart werden. Wenn es möglich ist, durch das Outsourcing eigene IT-Geräte freizusetzen, kann auch das Rechenzentrum reduziert werden. Das spart wesentliche Energiekosten.

Eine besondere Form des Outsourcing im IT-Bereich ist die Nutzung der Cloud-Services. Dabei werden genau definierte Aufgaben wie z. B. das Speichern von Daten oder die Nutzung einer Spezialsoftware mithilfe des Netzwerkes erledigt. Die Kosten sind teilweise variabel, fixe Kosten, die in Krisensituationen zu einer Belastung werden können, werden eingespart. Die Angebote reichen von Standardaufgaben wie Speicherung mit Datensicherung bis zu komplexen Anwendungen die als SaaS (Software as a Service) angeboten werden. Die Nutzung der komplexen Systeme benötigt intensive Absprachen und eine gewisse Vorbereitung, spart jedoch oft Kosten und macht das Unternehmen flexibler in der Reaktion auf Marktveränderungen. Im Extremfall kann das Unternehmen ganz auf ein eigenes Rechenzentrum verzichten.

5.4 Aktuelle Technik nutzen

Neue IT-Geräte verfügen nicht nur über neue Funktionen und zusätzliche Kapazitäten, sie verbrauchen oft auch wesentlich weniger Energie. Die konnte bisher vernachlässigt werden, wird jedoch mit den explodierenden Energiekosten ein wichtiger Faktor. In der Praxis finden sich alte stromfressende Gerä...