IV Gesellschafterversammlung und Gesellschafterbeschlüsse / 2 Vorbereitung der ...

Dr. iur. Barbara Mayer

2.1 Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung

2.1.1 Zeitraum

Rz. 403

Die ordentliche Gesellschafterversammlung einer GmbH ist zuständig für die Feststellung des Jahresabschlusses und muss deshalb mindestens einmal jährlich stattfinden. Da über den Jahresabschluss gem. § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG spätestens bis zum Ablauf der ersten acht Monate eines Geschäftsjahres, bzw. – bei einer kleinen Gesellschaft^{^[1]} – bis zum Ablauf der ersten elf Monate eines Geschäftsjahres zu beschließen ist, hat in diesem Zeitraum in jedem Fall eine Gesellschafterversammlung stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche Gesellschafterversammlung also bis Ende August bzw. Ende November eines jeden Jahres abzuhalten.

Rz. 404

Der frühestmögliche Termin für die ordentliche Gesellschafterversammlung hängt von den Abschlussarbeiten ab: Er richtet sich danach, wann Jahresabschluss und Lagebericht aufgestellt und von den Gesellschaftern sowie ggf. vom Abschlussprüfer und Aufsichtsrat geprüft werden können.

Gesellschafterversammlung nach Ablauf der gesetzlichen Frist

Beruft die Geschäftsführung die ordentliche Gesellschafterversammlung nach Ablauf der gesetzlichen Frist des § 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG ein, bleibt dies ohne Folgen für die verspätete Gesellschafterversammlung. Die verspätet gefassten Beschlüsse sind insb. weder nichtig noch anfechtbar. Die Geschäftsführung handelt zwar pflichtwidrig; jedoch wird es in der Regel an einem Schaden fehlen, sodass Schadensersatzansprüche gem. § 43 GmbHG nicht in Betracht kommen. Denkbar ist allerdings, dem Geschäftsführer die Entlastung zu verweigern, wenn es für die Verspätung keinen nachvollziehbaren Grund gibt. Ein dennoch gefasster Entlastungsbeschluss wird in der Regel anfechtbar sein.

[1] Zu dem Begriff § 267 Abs. 1 HGB. Danach dürfen zwei von den Markmalen nicht überschritten sein: 6 Mio EUR Bilanzszumme, 12 Mio EUR Umsatzerlöse, 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt.

2.1.2 Wochentag und Uhrzeit

Rz. 405

Bei der Auswahl des konkreten Tages, an dem die Gesellschafterversammlung stattfinden soll, muss die Zumutbarkeit für die Gesellschafter beachtet werden. Vielfach wird daraus geschlossen, dass die Einberufung auf Sonn- oder Feiertage ohne ausdrückliche Regelung unzulässig sei.^{^[1]} Tatsächlich spricht einiges für das Gegenteil im Gesellschaftsvertrag.^{^[2]} Gesellschaftern, die außerhalb der Gesellschaft berufstätig sind, kann es kaum zugemutet werden, für die Teilnahme an einer Gesellschafterversammlung Urlaub zu nehmen.^{^[3]} In jedem Fall sollte man aber von der Durchführung einer Gesellschafterversammlung an Tagen wie dem 24. und dem 31. Dezember sowie dem Ostersonntag Abstand nehmen.^{^[4]}

Rz. 406

Beginn und Ende einer Gesellschafterversammlung müssen zumutbar gelegt werden. Ist die Anreise von Gesellschaftern erforderlich, sollte der Beginn nicht vor 10 Uhr liegen. Sind bei einem sehr großen Gesellschafterkreis opponierende Gesellschafter zu erwarten und stehen komplexe Entscheidungen an, empfiehlt es sich, dieselben Vorkehrungen wie im Aktienrecht zu treffen und die Gesellschafterversammlung vorsorglich nicht nur auf einen Tag, sondern auf zwei aufeinander folgende Tage einzuberufen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Gesellschafterversammlung durch die Fülle von Redebeiträgen erst nach Mitternacht geschlossen wird und entweder alle oder jedenfalls die nach Mitternacht gefassten Beschlüsse – mangels ordnungsgemäßer Einberufung auch auf den Folgetag – analog § 241 Nr. 1 AktG i. V. m. § 121 Abs. 3 Satz 1 AktG nichtig sind.^{^[5]}

[1] LG Darmstadt, Urteil v. 25.11.1980, 15 O 446/80, BB 1981 S. 72 f.; Liebscher, in MüKo-GmbHG, § 48 Rn. 102.

[2] Zöllner/Noack, in Baumbach/Hueck, § 51 Rn. 14; Römermann, in Michalski, § 48 Rn. 16.

[3] OLG München, Urteil v. 22.7.2015, 7 U 2980/12, ZIP 2015 S. 1582 und IWRZ 2015 S. 30 (mit Anmerkung von Mayer/Martens).

[4] Ebenso: Liebscher, in MüKo-GmbHG, § 48 Rn. 102b.

[5] LG Düsseldorf, Urteil v. 16.5.2007, 36 O 99/06, AG 2007 S. 797 [zur AG].

2.2 Ort der Gesellschafterversammlung

2.2.1 Gesellschafterversammlungen im Inland

Rz. 407

Wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt, findet die Gesellschafterversammlung am Sitz der Gesellschaft und in deren Geschäftsräumen, bzw. wenn geeignete Räume nicht vorhanden sind, in einer anderen Lokalität am Ort des Sitzes statt.^{^[1]} Maßgeblich ist dabei der Satzungssitz nicht ein ggf. davon abweichender Verwaltungssitz. Ein Ausweichen in eine andere Stadt ist aus sachlichen Gründen möglich, etwa wenn die Gesellschafterversammlung an dem durch Gesellschaftsvertrag oder Gesetz bestimmten Ort nicht durchgeführt werden kann, weil es dort – z. B. wegen des großen Gesellschafterkreises – keinen geeigneten Veranstaltungsraum gibt. Dabei ist allerdings Vorsicht geboten: Ein vom Sitz abweichender Versammlungsort muss zumutbar und für die Gesellschafter erreichbar sind; ein unzulässiger Versammlungsort begründet die Anfechtbarkeit aller gefassten Beschlüsse analog § 243 Abs. 1 AktG.^{^[2]}