Inventur: Wie die Bestandsa... / 6.1 Organisatorische Vorbereitung

Für die Durchführung der Inventur sind organisatorische Vorbereitungen zu treffen.

Vorüberlegungen:

  • Kann die Bestandsaufnahme bei laufender oder reduzierter Produktion durchgeführt werden oder muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden?
  • Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch?

Diese grundsätzlichen Fragen sind vorab zu klären, bevor Sie mit der Planung beginnen können. Termine und Verantwortlichkeiten für die nachfolgenden Tätigkeiten sollte der Geschäftsführer in einem jährlich zu erstellenden Inventurkalender benennen. Sofern der Geschäftsführer die Inventur nicht selbst leitet, bestimmt er einen Inventurleiter, der für die Planung und Durchführung verantwortlich ist.

6.1.1 Festlegen der Inventurbereiche und Regalbelegungsplan

Der Inventurleiter hat den Betrieb in Aufnahmebereiche, in denen die Bestände zusammengestellt sind, aufzuteilen und deutlich zu markieren und in einem Lageplan den Einsatz des Aufnahmepersonals und Prüfers festzulegen. Dabei soll er besonders auf die Gefahr von Doppelerfassungen und Nichterfassen von Beständen achten. Zu den Inventurbereichen gehören nicht nur Lager- und Verkaufsräume, sondern auch Verkehrsflächen, Produktions- und Werkstätten sowie Büros auf dem Firmengelände.

Es ist ein Regalbelegungsplan einschließlich Werbeplatzierung zu erstellen, in dem die einzelnen Aufnahmebereiche und Aufnahmefelder ersichtlich sind, um Doppelzählungen und Unterlassungen zu vermeiden.

 
Praxis-Tipp

Legen Sie Aufnahme-Nummer-Kreise fest

Soweit sinnvoll, sind folgende Aufnahmebereiche festzulegen:

  • Lager
  • Verkehrsflächen bzw. Verkaufsräume
  • Produktionsräume
  • Auslieferungslager der Lieferanten
  • Auslieferungslager an Kunden
  • Kommissionsware
  • Unterwegsware und sonstige Gegenstände

6.1.2 Einen Personalplan erstellen

Der Inventurleiter erstellt einen Personalbedarfsplan. Dabei sollte der Grundsatz "Je Aufnahmeteam 1 eigener Mitarbeiter" eingehalten werden.

Spätestens bis 14 Tage vor dem Inventurstichtag ist zu prüfen, ob die Inventur personell gesichert ist bzw. wie viel Inventurpersonal noch benötigt wird. Grundsätzlich gilt: Lieber zu viele gemeldete Inventuraushilfen als zu wenige, da mit Krankmeldungen zu rechnen ist.

 
Achtung

Vorschriften für die Zusammenstellung des Inventurpersonals beachten

Das Aufnahmepersonal, Aufsichtspersonen und Prüfer dürfen nicht aus der Lagerverwaltung oder Buchhaltung rekrutiert werden, um Eigeninteresse und Manipulationen bzw. eine zweifelhafte Selbstkontrolle auszuschließen.

6.1.3 Aufnahmeplan: Team und Kontrolleure namentlich nennen

Jedem Aufnahmeort werden 1 verantwortliches Aufnahmeteam und 1 Kontrolleur möglichst namentlich zugeordnet. Bei der Zuordnung ist zu beachten:

  • Je Aufnahmeteam 1 eigener Mitarbeiter. Ein Aufnahmeteam sollte möglichst nicht nur aus externen Mitarbeitern zusammengestellt werden.
  • Weder Aufnahmeteam noch Kontrolleur sollten im normalen Geschäftsbetrieb für den Aufnahmeort verantwortlich sein (soweit personell durchführbar).
  • Bei der Zusammenstellung der Teams ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter persönlich und fachlich geeignet sind.

Diese Tätigkeiten sind im Inventurprotokoll zu dokumentieren.

Mehrere Inventurbereiche sind zu Gruppen zusammenzufassen, für die eine Inventuraufsicht namentlich zu bestimmen ist. Die Inventuraufsicht ist für die Klärung von Zweifelsfragen bei der Durchführung, für Klärung von Differenzen sowie für die Stichprobenkontrolle zuständig.

6.1.4 Schulung des Personals

Etwa 1–2 Wochen vor dem Inventurstichtag muss das Inventurpersonal ausführlich geschult werden. Der Umfang der Schulung ist abhängig von der Aufgabenstellung des jeweiligen Mitarbeiters. Dementsprechend hat die Schulung des Inventuraufsichtspersonals die gesamte Inventuranweisung zum Gegenstand. Entsprechende Unterlagen sind auszuhändigen und vom Empfänger zu quittieren.

Zähler und Schreiber brauchen nur im Hinblick auf die Tätigkeiten während der Inventur geschult zu werden. Bei Ausfertigung entsprechender Unterlagen mit Musterbeispielen reicht auch die Aushändigung dieser Unterlagen gegen Quittung 1–2 Wochen vor dem Inventurtermin.

Eine 2. Schulung findet unmittelbar vor Beginn der Inventur im Rahmen einer Einweisung statt.

6.1.5 Zeitliche Planung schriftlich festhalten

Die Inventurleitung plant die gesamte Inventur zeitlich. In dem Zeitraum sind alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Inventur aufzunehmen, angefangen mit der Beschaffung der Unterlagen. Der Zeitplan ist schriftlich zu fixieren und den Verantwortlichen zu übergeben.

6.1.6 Notwendige Unterlagen und Hilfsmittel

Welche Angaben Aufnahmelisten enthalten müssen

Zur Vorbereitung gehört auch die Erstellung von Aufnahmelisten, auf denen bereits die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und die artübliche Dimension (Stück, Kilogramm, Meter etc.) vorgedruckt sind. Sie sollen darüber hinaus Felder enthalten, in denen Datum und Zeitraum der Aufnahme, der Aufnahmebereich und Angaben über Beschaffenheit, Alter, Fremdeigentum u. Ä. festgehalten werden können. Insofern Ihre EDV diese Aufnahmelisten nicht erstellt, müssen Sie Formular-Aufnahmebelege verwenden, in denen diese Angaben handschriftlich festgehalten werden. Große Mengen werden auf Zählzettel vorgeschrieben.

Für die Inventur erforderliche Unterlagen

Der Verantwortliche muss dafür sorgen, dass all...

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