Die BMF, Schreiben v. 14.11.2014 und vom 28.11.2019 beschreiben allgemein und abstrakt die Voraussetzungen an die Belege bei der Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Aufgrund der Ermächtigung in § 146a Abs. 3 AO wurde die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017[1] erlassen, welche die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und deren Belegführung beschreibt. Als Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne gelten ausweislich der Verordnung die elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen. Die Kassensicherungsverordnung wurde am 30.7.2021 geändert. Bis zum 30.6.2021 gehörten folgende elektronischen "Automaten" nicht zu den Aufzeichnungssystemen:[2]
- Fahrscheinautomaten,
- Fahrscheindrucker,
- elektronische Buchhaltungsprogramme,
- Waren- und Dienstleistungsautomaten,
- Geldautomaten,
- Taxameter und Wegstreckenzähler (bis einschl. 31.12.2023) sowie
- Geld- und Warenspielgeräte.
Ab dem 1.7.2021 enthält § 1 KassenSichV folgende Systeme, die nicht als Aufzeichnungssysteme gelten:
- Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker,
- Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Eletro- oder Hybridfahrzeuge,
- elektronische Buchhaltungsprogramme,
- Waren- und Dienstleistungsautomaten,
- Taxameter und Wegstreckenzähler (ab 1.1.2024 Aufzeichnungssysteme),
- Geldautomaten sowie
- Geld- und Warenspielgeräte.
Aufgrund der geänderten Kassensicherungsverordnung vom 30.7.2021 ändert sich § 1 durch die Einfügung eines neuen Abs. 2; die Änderung tritt zum 1.1.2024 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt gelten auch Taxameter i. S. d. Anhangs IX der Richtlinie 2014/32/EU sowie Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungsgeräte.
Die Anforderungen an den EU-Taxameter und den Wegstreckenzähler sind in den §§ 7 und 8 KassenSichV aufgeführt. Eine Übergangsregelung für vor dem 1.1.2021 angeschaffte EU-Taxameter mit INSIKA-Technik ermöglicht es, dass diese Geräte noch bis zum 31.12.2025 verwendet werden dürfen. Die Übergangsregelung gilt dann jedoch nicht, wenn das Gerät aus dem bisherigen Fahrzeug ausgebaut und in ein neues Fahrzeug eingebaut wird. Für Wegstreckenzähler gilt, dass sie dann zu verwenden sind, wenn mindestens drei unabhängige Unternehmen solche am Markt anbieten.[3]
Anforderungen an die Belege aufgrund der KassenSichV
Auch digital aufgezeichnete Geschäftsvorfälle müssen belegmäßig nachgewiesen werden. Wie schon erwähnt, gilt auch im digitalen Zeitalter der eherne Buchhaltergrundsatz, "keine Buchung ohne Beleg".
Nach § 6 der KassenSichV müssen Belege gefertigt werden, die nachfolgende Mindestanforderungen enthalten:
- Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Datum der Belegausstellung und Datum des Beginns des Vorgangs (Zeitpunkt, zu dem die Aufzeichnungen gestartet werden); zudem muss der Zeitpunkt, zu dem der Aufzeichnungsvorgang beendet worden ist, ebenfalls festgehalten werden. Sofern die Transaktion abgebrochen wurde, ist dieses Datum aufzuzeichnen und im Beleg festzuhalten.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art einer möglichen sonstigen Leistung.
- Die durch den Vorgang erzeugte Transaktionsnummer.
- Das Entgelt und der entsprechende Steuerbetrag für die Leistung. Hierbei wird lediglich die Gesamtsumme mit dem darauf anzuwendenden Steuersatz verlangt;
Achtung:
Diese Vorschrift regelt die Belegführung des leistenden Unternehmers in Zusammenhang mit Kassentransaktionen. Für den Vorsteuerabzug gelten die §§ 14, 15 UStG mit den dort enthaltenden Voraussetzungen weiterhin.
- Falls es sich um steuerfreie Vorgänge handelt, muss ein Hinweis im Beleg enthalten sein, dass und welche Steuerbefreiung in Anspruch genommen wird.
- Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls muss ebenfalls angegeben werden.
Diese Angaben der Belege müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Der Beleg kann als Papierdokument ausgegeben werden. Sofern der Belegempfänger zustimmt, kann der Beleg auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Sie kann auch durch konkludentes Verhalten erfolgen. Der elektronische Beleg wird bereitgestellt, indem der Kunde die Möglichkeit erhält, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Die Sichtbarmachung nur am Bildschirm des Unternehmers reicht nicht aus. Der Kunde muss tatsächlich die Möglichkeit haben, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen.[4]
Der elektronische Beleg muss in jedem Fall erstellt werden, unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg will oder nicht!
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