Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 7.2 Projektstart

Aufgrund der gehäuften Datenfehler in den Verarbeitungsprozessen des Rechnungswesens entscheidet sich die Geschäftsleitung ein Projekt zur Erhöhung der Datenqualität zu initiieren. Damit hat der Leiter Rechnungswesen nicht die (mitunter schwierige) Aufgabe, die Unternehmensspitze von der Notwendigkeit eines solchen Projekts zu überzeugen. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Datenqualitätsprojekts ist es, die Geschäftsleitung vollumfänglich hinter dem Vorhaben zu wissen und zu spüren. Nur dann kann die Wichtigkeit des Projekts wirksam von der obersten Unternehmensleitung über das Projektteam in die Fingerspitzen der Sachbearbeiter übertragen werden.

Hinsichtlich der – nicht weniger bedeutsamen – Ressourcenfrage entscheidet die Geschäftsleitung Folgendes: Allen Beteiligten ist bewusst, dass für eine erfolgreiche Projektumsetzung freie Ressourcen erforderlich sind. Der in vielen Unternehmen praktizierte Irrglaube, die Projektarbeiten könnten von den Projektmitgliedern "nebenher" erledigt werden, also zusätzlich zu ihren in der Regel tagesfüllenden Aufgaben, wird als erfolgsgefährdend identifiziert. Zwar können die erforderlichen Ressourcen nicht durch Einstellung eines Data Quality Managers zur Verfügung gestellt werden; diesen Luxus dürften sich auch die meisten Unternehmen nicht leisten können. Dennoch werden allen Projektmitgliedern durch aktive interne Umorganisation und Aufgabendelegation – weg von den direkten Projektbeteiligten – freie Ressourcen geschaffen. Ziel ist es, 20 % der jeweiligen Arbeitszeit frei zu schaffen, um diese unumgänglich erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung zu stellen.

Um dem Projektleiter die notwendige Rückendeckung zu geben und zusätzlich ein Entscheidungs-, Eskalations- und Berichtsgremium zur Verfügung zu stellen, wird ein Lenkungsausschuss gebildet. In diesem Ausschuss werden Projektziele definiert, Projektplanungen abgenommen, der Projektfortschritt überwacht und allgemeine Unterstützungsmaßnahmen für den Projektleiter durchgeführt.

Der übergeordnete Lenkungsausschuss besteht aus folgenden Mitgliedern:

• CFO der Muttergesellschaft
• Geschäftsführer
• Beiratsvorsitzender
• Datenschutzbeauftragter

Das Projektteam wird folgendermaßen besetzt:

• Leiter Rechnungswesen (Projektleitung)
• Leiter IT
• Sachbearbeiter Rechnungswesen

Bei der Auswahl des Projektteams wird insbesondere Wert auf eine abteilungsübergreifende Besetzung gelegt. Wäre das Team nur aus Mitgliedern der Abteilung Rechnungswesen gebildet worden – die in erster Linie Betroffene und Nutznießer des Projekts sind – wäre der abteilungsübergreifende Austausch und Nutzen zu kurz gekommen. Der Leiter IT fungiert in dieser Zusammensetzung als fachlich qualifiziertes Projektmitglied und Bindeglied zu anderen Abteilungen des Unternehmens.

Nach der Bestimmung des Projektleiters durch den Lenkungsausschuss und einer ersten groben Projektplanung wird eine Kick-Off-Veranstaltung mit allen Mitgliedern des Lenkungsausschusses und des Projektteams abgehalten. Da in dieser Runde jeder jeden kennt, dient die Kick-Off-Veranstaltung weniger dem Kennenlernen der Projektmitarbeiter untereinander; vielmehr zielt sie auf die Unterstreichung der Bedeutung des Projekts und der Projektziele ab. Ein besonderes Ziel der Veranstaltung ist die vollständige Gewinnung der Sachbearbeiter des Rechnungswesens für das Projekt, da insbesondere von diesen Personen eine aktive und gestaltende Mitwirkung und Erreichung der Projektziele erwartet wird. Abschließend werden die Projektplanung und die Meilensteine vorgestellt.