Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Unternehmer muss hierzu eine Organisationsanweisung erstellen, die u. a. regelt:

  • wer scannen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung,
  • welches Schriftgut gescannt wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Aus Vereinfachungsgründen können beispielsweise Belege über eine Dienstreise ins Ausland vor Ort durch mobile Geräte (Smartphones) erfasst werden, wenn der Beleg im Ausland entstanden bzw. empfangen wurde.

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