Für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen – auch in elektronischer Form – ist einzig und allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte, beispielweise Steuerberater, Finanzbuchhalter oder Rechenzentren.

Steuerpflichtiger ist, wer eine Steuer schuldet, für eine Steuer haftet, eine Steuer für Rechnung eines Dritten einzubehalten und abzuführen hat, wer eine Steuererklärung abzugeben, Sicherheit zu leisten, Bücher und Aufzeichnungen zu führen oder andere ihm durch die Steuergesetze auferlegte Verpflichtungen zu erfüllen hat.[1]

Folgende Personen sind für die Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen verantwortlich:

 
Einzelunternehmen der Kaufmann / Gewerbetreibende
GbR jeder Gesellschafter
OHG jeder Gesellschafter
KG der/die Kommanditist(en) und zur Geschäftsführung berufene Gesellschafter
GmbH der/die Geschäftsführer
GmbH & Co KG der/die Geschäftsführer
Aktiengesellschaft der Vorstand
stille Gesellschaft der Inhaber des Handelsgeschäfts
Verein der Vorstand
Partnerschaft jeder Partner
Personen mit Überschusseinkünften der/die steuerpflichtige Person(en)

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